NIP de comprador incorrecto en una factura KSeF: el único procedimiento correcto

Ha emitido una factura por KSeF con el NIP del comprador incorrecto. El sistema la aceptó, asignó un número KSeF y emitió un UPO. La factura está ahora en circulación legal, visible para la empresa que realmente posee ese NIP. No puede editarla. No puede anularla. No puede emitir una nota korygująca, porque la nota de corrección emitida por el comprador se abolió el 1 de febrero de 2026.

La solución exige tres documentos y una conversación con su comprador. No hay atajos.

Por qué KSeF no detectó el error

El Ministerio de Hacienda confirmó en su FAQ que KSeF solo valida el cumplimiento del esquema FA(3) y los permisos del emisor. No contrasta los datos del comprador con el registro fiscal. Una factura conforme al esquema con un NIP mal tecleado supera la validación, recibe un número KSeF y entra en circulación legal. El sistema no sabe si el NIP pertenece a su cliente real, a una empresa totalmente ajena o a nadie.

Esto significa que la factura con el NIP incorrecto ya se ha entregado a la empresa que posee ese NIP. Si el NIP pertenece a un contribuyente real y activo, esa empresa puede ver su factura en su bandeja de KSeF. No puede deshacerlo. La factura permanece visible para ella de forma permanente. No hay recuperación, ni borrado, ni retirada retroactiva.

El procedimiento de los tres documentos

Documento 1: Korekta do zera (anulación a cero)

Emite una faktura korygująca que reduce a cero cada línea de la factura original. Esta corrección debe referenciar el número KSeF de la factura original y usar el NIP incorrecto, no el correcto. La corrección anula a cero la factura original a ojos de la administración tributaria, pero no elimina el original de la bandeja de KSeF del comprador equivocado.

La base legal es el art. 106j apdo. 2 n.º 2 letra a de la ley del IVA. La corrección la debe emitir el vendedor (usted), no el comprador. La nota korygująca emitida por el comprador se derogó el 1 de febrero de 2026 con la supresión del art. 106k.

Campos clave:

• Referenciar el número de factura y el número KSeF del original
• Usar el NIP incorrecto (el mismo que el original)
• Poner todas las líneas a cero
• Indicar el motivo de la corrección (la przyczyna korekty es opcional según el art. 106j apdo. 2a, aunque las granjas de contenido afirmen que es obligatoria)

Documento 2: Nueva factura original

Emite una factura completamente nueva con el NIP del comprador correcto. Esta factura recibe un nuevo número de factura, una nueva fecha de emisión y un nuevo número KSeF. No es una corrección. Es una factura original nueva.

Puntos clave:

• Nuevo número de factura de su serie de numeración
• La fecha de emisión es hoy (la fecha en que emite la nueva factura, no la del original)
• NIP del comprador correcto, verificado contra la biała lista antes del envío
• Todas las líneas, importes y tipos de IVA de la factura original
• Transmitir por KSeF como una factura normal

Documento 3: Notificación al comprador

Contacte con su comprador directamente. Cuéntele lo ocurrido. Necesita saber:

• La factura original con el NIP incorrecto es visible en la bandeja de KSeF de un tercero
• Se ha emitido una anulación a cero contra el original
• Una nueva factura con el NIP correcto está en camino
• Debe contabilizar la nueva factura, no el original

Esta conversación no es opcional. Si el contable del comprador contabiliza la factura original (lo cual puede ocurrir si la ve en su sistema antes de su llamada), deducirá IVA de una factura que ha sido anulada a cero. La discrepancia genera trabajo de conciliación para ambas partes.

Lo que no debe hacer

No intente anular la factura. KSeF no tiene función de cancelación, anulación ni borrado. Una vez asignado el número KSeF, la factura existe permanentemente.

No emita una nota korygująca. La nota de corrección emitida por el comprador se abolió el 1 de febrero de 2026. Aunque su comprador se ofrezca a emitir una, no tiene efecto legal en KSeF.

No intente arreglar el NIP fuera de KSeF. Editar su copia local de la factura, enviar un PDF corregido o emitir una factura nueva sin anular el original crea registros paralelos que no coinciden con lo que contiene KSeF. Para la administración tributaria, el original con el NIP incorrecto sigue activo.

No ignore el problema. El original con el NIP incorrecto es visible para un tercero. Si esa empresa lo contabiliza como compra, sus registros fiscales y los de ella quedan contaminados. La anulación a cero es lo que indica a la administración que el original no debe contar.

Ejemplo: un dígito de diferencia

Una consultora sp. z o.o. emite una factura de 12.000 PLN más el 23 por ciento de IVA por KSeF. Tres días después, el contable del comprador dice que no ve la factura en su bandeja de KSeF. El vendedor comprueba y descubre que el NIP del comprador difiere en un dígito: 7010001234 en lugar de 7010001235.

El NIP incorrecto pertenece a un contribuyente real y activo. Esa empresa puede ver ahora la factura de la consultora en su bandeja de KSeF. El vendedor no puede eliminarla.

El vendedor emite una korekta do zera que referencia el número KSeF del original y usa el NIP incorrecto (7010001234). Todas las líneas se ponen a cero. La corrección se transmite a KSeF y recibe su propio número KSeF.

A continuación, el vendedor emite una nueva factura original con el NIP correcto (7010001235), un nuevo número de factura, la fecha de hoy y los mismos 12.000 PLN más el 23 por ciento de IVA. Esta factura se transmite a KSeF y recibe su propio número KSeF.

El vendedor llama al comprador, le explica la situación y le confirma qué número de factura y qué número KSeF debe contabilizar.

Documentos en KSeF en total: tres. El original (NIP incorrecto, aún visible para el tercero), la anulación a cero y el nuevo original. La administración tributaria ve el original y la corrección que se compensan a cero, más el nuevo original como factura activa.

Prevención: verificar antes de enviar

El procedimiento del NIP incorrecto es lo bastante engorroso como para que la prevención merezca la pena. Antes de transmitir cualquier factura a KSeF:

1. Compruebe el dígito de control del NIP. El NIP de 10 dígitos tiene un dígito de control calculado a partir de los 9 primeros. Si falla, el NIP es incorrecto.
2. Consulte el NIP en la biała lista podatników VAT. Así confirma que el NIP pertenece a un contribuyente de IVA activo y coincide con la razón social de su comprador.
3. Compruebe VIES para compradores de la UE. Si factura a un cliente de la UE, verifique su número de IVA en la base VIES antes de emitir.
4. Use la ficha del cliente, no texto libre. Guarde los NIP verificados en su base de datos de clientes y tómelos de ahí, en lugar de teclear el NIP a mano en cada factura.

Plandesk realiza las cuatro comprobaciones automáticamente antes del envío. El NIP se valida contra el dígito de control, se consulta en la biała lista y se contrasta con la ficha del cliente. Si el NIP no coincide, la factura se bloquea antes de llegar a KSeF. El procedimiento del NIP incorrecto existe para cuando la prevención falla. No debería ser su estrategia principal.

Este material es de carácter informativo general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para un caso concreto, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.