El UPO de KSeF: su prueba de entrega y el expediente de reclamación de deuda

Cuando KSeF acepta su factura, devuelve un UPO (potwierdzenie przyjęcia). El UPO es un documento que lleva una firma electrónica cualificada, un sello de tiempo y un hash de la factura enviada. Es una prueba firmada por el Estado de que su factura llegó al sistema fiscal y recibió un número KSeF.

El UPO acaba con la excusa de "la factura nunca llegó". Antes de KSeF, los compradores podían alegar que nunca recibieron una factura enviada por correo electrónico o postal. Con KSeF, la entrega se presume cuando se asigna el número KSeF. El UPO es la evidencia.

Qué contiene el UPO

• Número KSeF: El identificador de factura de 35 caracteres
• Sello de tiempo: Fecha y hora de aceptación
• Hash de la factura: Hash criptográfico del XML FA(3) enviado
• Firma electrónica cualificada: Firmada por el Estado, jurídicamente vinculante bajo eIDAS

El UPO no es solo un recibo. Es un documento electrónico cualificado con el mismo valor legal que una confirmación de entrega notarial.

Archivar el UPO

Guarde el UPO junto al registro de la factura. Su software de facturación debería descargarlo y archivarlo automáticamente. Si no lo hace, descárguelo manualmente desde Aplikacja Podatnika tras cada envío.

Período de conservación: 10 años, igual que la retención del historial de sesiones de KSeF. El UPO debe guardarse en un formato que preserve la firma cualificada (normalmente un PDF o XML firmado). No lo convierta a un PDF simple, que elimina la firma.

Montar un expediente de evidencias para reclamar

Cuando un comprador no paga, el UPO es la base de su expediente de evidencias. Polonia tiene el peor problema de morosidad de la UE: retrasos medios de 53 días en 2025 (Coface), con intereses legales del 14 % anual en el primer semestre de 2026.

El expediente de evidencias contiene:

1. La factura (XML FA(3) o visualización en PDF)
2. El UPO (prueba de entrega a KSeF, firmada por el Estado)
3. El número KSeF (vincula la factura al registro fiscal)
4. El wezwanie do zapłaty (requerimiento formal de pago)
5. El cálculo de intereses legales (14 % anual desde la fecha de vencimiento)
6. La compensación por costes de recuperación (40 EUR para facturas de menos de 50 EUR, 70 EUR para 50-5.000 EUR, 100 EUR para más de 5.000 EUR, según el art. 10)

El wezwanie do zapłaty

El requerimiento formal de pago debería referenciar:

• El número de factura y el número KSeF
• La fecha del UPO (prueba de entrega)
• La fecha de vencimiento original
• Los intereses legales devengados
• El importe de la compensación por costes de recuperación
• Un nuevo plazo de pago (normalmente 7 días)

El UPO hace el requerimiento creíble. El comprador no puede discutir la entrega. La única cuestión es si pagará, no si recibió la factura.

Recepción presumida según el art. 106na

Según el art. 106na de la ley del IVA, una factura enviada a través de KSeF se presume recibida por el comprador cuando aparece en su bandeja de KSeF. El comprador no necesita descargarla ni acusar recibo activamente. Visibilidad equivale a entrega.

Esto significa que la obligación de IVA del comprador (la deducción del IVA soportado) comienza cuando la factura aparece en su bandeja de KSeF, haya o no haya leído. Para el vendedor, el sello de tiempo del UPO es la prueba de entrega.

Intereses legales: automáticos pero desaprovechados

La posición legal del acreedor es sólida, pero la mayoría de las pymes nunca cobran los intereses legales porque el cálculo y la documentación son manuales. Un contador de intereses legales en tiempo real y un generador de wezwanie do zapłaty con un clic convierten la ley en efectivo.

El tipo de interés es el tipo de referencia del NBP más 10 puntos porcentuales (14 % anual en el primer semestre de 2026). Se devenga automáticamente desde el día siguiente al vencimiento. La compensación por costes de recuperación (40/70/100 EUR) también se devenga automáticamente por factura impagada.

Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.