Facturas de proveedor: recepción, cuatro días e IBAN
Las cuentas a pagar de un comercio no son un producto de tarjeta. Son facturas de proveedor de entrada, mercancía recibida y un pago que casa. La obligación de recibir, el reloj de cuatro días y la regla del IBAN.
Facturas de proveedor: recepción, cuatro días e IBAN
Las facturas de proveedor de un comercio no empiezan en aprobar y pagar. Empiezan en recibir el documento. En España, cuando Crea y Crece le alcance, ambas partes reportan el estado en cuatro días naturales: aceptación, rechazo con motivos o fecha de pago. El silencio no es un cajón. Es un problema de estado.
Alemania ya le obliga a recibir EN 16931 desde el 1 de enero de 2025. Polonia considera recibida la factura cuando entra en su buzón de KSeF (art. 106na). El trabajo de cuentas a pagar es ese: recibir, casar con lo que ha llegado, pagar el IBAN de la ficha.
Recibir no es opcional
| Mercado | Factura de entrada hoy | Qué significa "tramitada" |
|---|---|---|
| Alemania | Obligación de recibir viva desde el 1 de enero de 2025. EN 16931 (XRechnung o ZUGFeRD EN 16931 / Extended). Un buzón basta para el BMF. No basta para la GoBD si aplana el XML. | Aceptar el fichero estructurado, archivarlo sin alterar, contabilizar, pagar el IBAN de la ficha del proveedor |
| España | Crea y Crece: cuando esté en el ámbito, reporta aceptación, rechazo con motivos o fecha de pago en 4 días naturales. TicketBAI / Verifactu siguen aplicando a lo que usted mismo emite. | Tramitar en cuatro días. El silencio es un problema de estado, no un cajón |
| Polonia | La factura KSeF del proveedor se entiende recibida cuando entra en su buzón (art. 106na). No puede alegar que "el PDF no llegó". | Descargar, casar, pagar. Desde el 1 de enero de 2027 el número KSeF va en el concepto de la transferencia |
Reenviar PDF a un buzón para que un OCR lo lea es lo contrario de esto. En Alemania, un PDF simple (sonstige Rechnung) es un riesgo de IVA soportado (Vorsteuerabzug) después de las fechas de emisión. En España, el PDF no es la factura electrónica del RD 238/2026.
Case con lo que ha llegado, luego pague
Tres registros tienen que coincidir:
- La factura del proveedor (estructurada).
- La mercancía o el servicio (albarán, recepción, ticket de cocina, "sí, hemos cogido la cerveza").
- El pago (SEPA, pago fraccionado en Polonia, tarjeta solo si ese era el trato).
Los descuadres son el trabajo:
- Factura de 40 cajas, albarán de 38. Parcial. No pague en automático el total del XML.
- Abono tras una devolución. Casación combinada, igual que en cuentas a cobrar.
- Números de factura electrónica duplicados. KSeF y Verifactu hacen más difíciles los duplicados silenciosos. El ZUGFeRD por correo sigue duplicando.
- IBAN en la factura que no es el IBAN de la ficha del proveedor. Pague el IBAN de la ficha. El campo de la factura es una propuesta. Es el control de fraude de la nota sobre el canal de correo alemán.
Las aprobaciones son cortas
Un restaurante no necesita seis niveles de aprobación de compras. Necesita:
- Proveedor nuevo: segunda persona, segundo canal, antes del primer pago
- Importe por encima de un umbral: el dueño, no el jefe de cocina que hizo la llamada
- Recurrente, IBAN sin cambio, albarán que casa: puede contabilizar
El control de las tarjetas de los empleados es otro producto. El perejil que un empleado paga con su tarjeta personal es un gasto. La XRechnung de un mayorista es una factura de proveedor. No cuente las dos como el mismo gesto de pasar tarjeta.
Quién reporta qué en España
Como receptor, acepta o rechaza con motivos dentro de cuatro días cuando esa obligación le aplique. El rechazo habitual para retrasar el pago queda a la vista. Como pagador, más adelante reporta la fecha efectiva de pago desde el banco, no desde una casilla en el correo.
Alemania no tiene un flujo estatal de pagos. La antigüedad de sus cuentas a pagar es el informe. Polonia tiene el número KSeF como clave de casación futura en la transferencia.
Plandesk pone las facturas de proveedor en el mismo proveedor que las entradas de stock. Reciba, case, pague desde datos maestros. La exportación a la gestoría incluye el fichero de entrada, no una línea retocada.
Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.