Pedidos a proveedor: aprobaciones antes de gastar
El control de gasto de un restaurante no es una política de tarjeta. Quién puede emitir un pedido a proveedor, quién confirma el albarán y quién da de alta un IBAN. Un circuito corto que aún atrapa el fraude.
Pedidos a proveedor: aprobaciones antes de gastar
El pedido sale del stock, no de un portal de solicitudes. El punto de pedido salta, alguien llama al mayorista, la factura de proveedor llega a la semana. Si su único control es el límite de una tarjeta, el gasto ya está hecho.
Un departamento de compras de sede empieza por la solicitud del empleado. Una cocina no. Primero el stock. Después el pedido. La factura electrónica llega después.
Tres preguntas antes de que salga el pedido
- Quién puede pedir a este proveedor. Rol con nombre, no "cualquiera con el WhatsApp".
- Hasta qué importe sin una segunda persona. Un bidón de leche no es una cafetera nueva.
- Este proveedor ya está en ficha, con el IBAN bloqueado. Un alta es una petición de cambio de proveedor, no un pedido.
Escríbalas. Un jefe de cocina a las 07:00 no las va a inventar.
Lo dispara el stock, no las solicitudes
| Disparador | Qué debería ocurrir | Fallo si lo salta |
|---|---|---|
| Por debajo del punto de pedido | Borrador de pedido del catálogo del proveedor, mismo SKU que el stock | Pedido de palabra, formato de caja equivocado, factura que no puede casar |
| Pedido semanal fijo | Pedido con plantilla, excepción solo si cambian las cantidades | Deriva. Sigue pagando una línea que ya no vende |
| Equipamiento puntual | Aprobación del dueño, comprobaciones de proveedor nuevo si hace falta | Sustitución de IBAN disfrazada de "la cuenta del técnico" |
| Vendedor de marketplace al que también compra como proveedor | Ficha de proveedor aparte. No mezcle liquidaciones de Amazon con una factura B2B | Ruido en la casación de cobros |
El pedido es el documento que falta entre "lo necesitamos" y "aquí llega una XRechnung". Cuando entra la factura estructurada, cásela con el pedido y el albarán. Casar las tres piezas no es teatro de gran empresa. Es cómo rechaza una factura de 40 cajas cuando han llegado 38.
Doble control donde vive el fraude
Alta de proveedor y cambio de IBAN llevan siempre dos personas o dos canales. Los pedidos recurrentes a un proveedor sin cambios pueden ser una persona más un umbral. Es la misma regla que al pagar facturas: la factura legal no tiene derecho a redirigir el dinero.
No monte esto sobre un producto de tarjetas de empresa. El mayorista enviará una factura electrónica. Alemania ya le obliga a recibirla. Pagar con tarjeta para saltarse las cuentas a pagar solo esconde el fichero estructurado que igual tiene que archivar.
Deje el circuito corto
Un circuito que funciona en un comercio:
- Punto de pedido o un pedido manual.
- Si el importe exige segunda persona o el proveedor es nuevo, el dueño confirma (el teléfono vale si lo anota en el pedido).
- Entrega: albarán, aunque sea una marca en las líneas del pedido.
- Factura electrónica: case, luego pague el IBAN de ficha.
- La gestoría ve el paquete: pedido, albarán, factura estructurada, pago.
Cinco pasos. Sin portal de solicitudes. Sin kit de alta para un banco. Si un paso necesita un comité, lo saltará a mitad de servicio y el control muere.
Plandesk genera el pedido desde el stock, guarda los IBAN en la ficha del proveedor y casa la factura de entrada con ese pedido. Las aprobaciones son rol más importe. No son un segundo producto enganchado para un banco.
Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.