KSeF caído o con retraso: modos offline24 y de emergencia paso a paso

Los modos offline en KSeF son norma permanente, no una concesión temporal. Cuando el sistema no está disponible, puede emitir facturas localmente y enviarlas después. La fecha de emisión P_1 de la factura es la fecha en que la redactó, no la fecha en que la envió. Esto preserva la fecha legal y el tipo de cambio del NBP aplicable.

Existen tres modos offline, cada uno con disparadores y plazos de reenvío distintos.

Modo offline24

Cuándo usarlo: KSeF no está disponible temporalmente (tiempo de espera agotado, errores 500/503, ventana de mantenimiento).

Procedimiento:

1. Emita la factura en su software de facturación con la fecha de hoy como P_1.
2. El software genera el XML FA(3) localmente y lo almacena.
3. Envíe el XML a KSeF antes del siguiente día laborable.
4. KSeF asigna el número KSeF y emite el UPO.

Detalle clave: La factura lleva un código QR Kod II "CERTYFIKAT" además del código QR estándar Kod I. El QR Kod II autentica al emisor mediante un certificado de tipo 2 e indica al comprador que esta factura se emitió en modo offline. Su software de facturación debe soportar la generación de certificados de tipo 2 para que el modo offline24 funcione.

Modo de indisponibilidad anunciada

Cuándo usarlo: El Ministerio de Hacienda anuncia un mantenimiento planificado o un período de caída conocido.

Procedimiento: Igual que offline24. Emita localmente, envíe antes del siguiente día laborable tras el final del período anunciado. El Ministerio publica los calendarios de mantenimiento en ksef.podatki.gov.pl.

Modo de emergencia (Tryb Awaryjny)

Cuándo usarlo: KSeF está completamente indisponible durante un período prolongado. El Ministerio declara el modo de emergencia.

Procedimiento:

1. Emita la factura localmente con la fecha de hoy como P_1.
2. Guarde el XML FA(3) y el código QR Kod II.
3. Envíe dentro de los 7 días laborables siguientes a que KSeF vuelva a estar disponible.

Detalle clave: La ventana de 7 días laborables es más larga que el plazo del siguiente día laborable de offline24. El modo de emergencia es para fallos sistémicos, no para cortes puntuales.

El riesgo de sanción desde enero de 2027

Incumplir el plazo de reenvío no es un problema en 2026. El período educativo significa que no hay sanciones por envíos offline tardíos. A partir del 1 de enero de 2027, una factura emitida en modo offline que no se envía dentro del plazo se convierte en una factura emitida fuera de KSeF. La sanción es de hasta el 100 % del IVA declarado (art. 106ni).

Esto convierte el seguimiento de plazos en una función de cumplimiento. Su software de facturación debería:

• Controlar el plazo de envío de cada factura offline
• Avisarle cuando el plazo se acerca
• Enviar automáticamente cuando KSeF vuelve a estar disponible
• Registrar la marca de tiempo del envío como evidencia

Qué hacer ahora mismo

1. Configure su herramienta de facturación para offline24. Pruébelo emitiendo una factura de prueba en modo offline y enviándola.
2. Verifique el soporte de certificados de tipo 2. Su herramienta necesita un certificado de tipo 2 válido para generar el código QR Kod II. Sin él, las facturas offline no son legalmente válidas.
3. Vigile los anuncios de mantenimiento en ksef.podatki.gov.pl. Planifique en torno a las ventanas de indisponibilidad anunciadas.
4. Configure alertas de plazo. Desde enero de 2027, toda factura offline tiene un plazo de envío estricto con riesgo de sanción.

Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.