Su proveedor sigue enviando PDF: el riesgo de deducción del IVA tras los períodos transitorios
Según la ley alemana, una factura en PDF simple no es una factura electrónica. Durante la transición aún puede deducir el IVA soportado de ella. Cuando su proveedor entra en la obligación, esa protección termina. Esta es la lista de comprobación del comprador.
Su proveedor sigue enviando PDF: el riesgo de deducción del IVA tras los períodos transitorios
La ley alemana traza una línea dura entre una factura electrónica y todo lo demás. Una factura electrónica es un registro de datos estructurado y conforme a EN 16931. Todo lo demás, incluido el adjunto PDF que su proveedor lleva diez años enviando, es una "sonstige Rechnung": una factura en otro formato. La consecuencia legal recae sobre el comprador: la deducción del IVA soportado (Vorsteuerabzug) depende de recibir una factura correcta.
Por qué el comprador carga con el riesgo
El artículo 15 UStG condiciona la deducción del IVA soportado a poseer una factura que cumpla los requisitos del artículo 14 UStG. Cuando un emisor obligado envía un PDF simple en lugar de una factura electrónica estructurada, el documento incumple el artículo 14 (1) frase 6. El emisor ha cometido el fallo de cumplimiento, pero el problema de deducción aterriza en su declaración de IVA.
Durante los períodos transitorios, la ley tolera facturas en otros formatos con el consentimiento del receptor:
| Período | Tolerancia |
|---|---|
| Hasta el 31 de diciembre de 2026 | Papel y PDF aceptables de todos los emisores, con consentimiento del receptor |
| Hasta el 31 de diciembre de 2027 | Papel y PDF aceptables de emisores por debajo del umbral de 800.000 EUR, con consentimiento del receptor |
| Desde el 1 de enero de 2028 | Sin tolerancia para facturas B2B nacionales afectadas |
La tolerancia tiene una condición silenciosa: su consentimiento. El consentimiento dado por silencio sigue siendo consentimiento, pero también es su único puente legal. Cuando termina el período transitorio aplicable a su proveedor, el puente desaparece.
Las tres comprobaciones para cada factura entrante
Comprobación 1: ¿Es una factura electrónica estructurada?
Una factura conforme llega como XRechnung (XML en sintaxis UBL o CII) o ZUGFeRD 2.0.1+ con perfil EN 16931 o Extended. Un PDF solo, un escaneo, un Word o un híbrido ZUGFeRD Minimum/Basic-WL no es conforme. Si no puede saberlo, pase el archivo por el validador KoSIT.
Comprobación 2: ¿Qué fecha de obligación aplica a su proveedor?
Pregunte, o estime con datos públicos. Un proveedor por encima de 800.000 EUR de facturación total debe emitir facturas electrónicas estructuradas desde el 1 de enero de 2027. Por debajo del umbral, desde el 1 de enero de 2028. Su Gesamtumsatz de 2026 decide el estado de 2027, y cuenta todos los ingresos, no solo lo que le factura a usted.
Comprobación 3: ¿Está dentro de un período transitorio y ha consentido?
Si ambas respuestas son sí, la deducción sobrevive por ahora. Trátelo como tiempo prestado, no como solución. Cada PDF que acepta hoy entrena un proceso del proveedor que luego tendrá que desentrenar.
Qué hacer cuando llega un PDF de un proveedor obligado
- No lo contabilice en silencio. Márquelo en su flujo de entrada.
- Notifique al proveedor por escrito. Referencie su obligación de emisión y pida la reemisión como factura electrónica conforme. El FAQ de la BStBK lo contempla explícitamente: cuando una factura recibida incumple los requisitos de formato, el receptor contacta con el emisor.
- Guarde las pruebas. Su notificación y la respuesta documentan que usted no consintió la factura en otro formato.
- Escale a los reincidentes. Un proveedor que no puede producir XRechnung o ZUGFeRD conforme tras su fecha de obligación tiene un problema de software. Su deducción no debería financiarlo.
El flujo de entrada del comprador
Incorpore tres barreras en la recepción de facturas:
- Barrera 1: canal. Las facturas electrónicas llegan por un canal definido: buzón dedicado, punto Peppol, plataforma. Los PDF por correo van a una cola de revisión, no directamente a contabilidad.
- Barrera 2: validación. Toda factura estructurada se valida al llegar (sintaxis, reglas de negocio). Toda factura en otro formato se comprueba contra el estado de obligación del proveedor.
- Barrera 3: gestión de excepciones. Las facturas no conformes de proveedores obligados generan una solicitud de reemisión en días, no a final de mes.
Malentendidos habituales
"El problema del proveedor es problema del proveedor." El requisito de deducción lo convierte en suyo. Usted es quien deduce IVA soportado de un documento que puede no sostener la deducción.
"Los PDF ya están prohibidos." No lo están, hasta que termine el período transitorio correspondiente. Recibir un PDF no es ilegal; apoyarse en él tras la fecha de obligación de su proveedor es donde empieza el riesgo de deducción.
"Un archivo ZUGFeRD siempre es seguro." Solo los perfiles EN 16931 y Extended califican. Minimum y Basic-WL no.
"Consentimos, así que estamos cubiertos para siempre." El consentimiento solo cubre los períodos transitorios. Cuando cierran, no tiene efecto.
Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.