Primera factura KSeF antes del 1 de enero de 2027: lista de verificación para el pequeño vendedor

Si sus ventas facturadas mensuales se mantienen en 10.000 PLN brutto o menos, aún puede emitir facturas en papel o PDF fuera de KSeF. Esta excepción termina el 31 de diciembre de 2026. A partir del 1 de enero de 2027, todo contribuyente de IVA, sea cual sea su tamaño, debe emitir a través de KSeF.

La excepción es irreversible. En cuanto emite una sola factura que eleva sus ventas mensuales por encima de 10.000 PLN brutto, la obligación de KSeF se aplica desde esa factura y nunca se revierte. No recupera la excepción si sus ventas bajan el mes siguiente.

Un segundo alivio también termina el 31 de diciembre de 2026: los recibos con NIP del comprador de hasta 450 PLN cuentan como facturas simplificadas fuera de KSeF. A partir de enero de 2027, dejan de valer.

Quién necesita prepararse

Si es un pequeño vendedor, un negocio B2C que emite facturas B2B de vez en cuando, o un autónomo cuya facturación mensual ronda los 10.000 PLN, necesita prepararse para KSeF antes de enero de 2027. Las cuatro obligaciones que convergen en esa fecha son:

1. Emisión por KSeF obligatoria para todos. Se acabó el papel. Se acabó el PDF. Toda factura B2B va por KSeF.
2. Las sanciones se activan. Hasta el 100 % del IVA de una factura emitida fuera de KSeF (art. 106ni). Termina el período educativo de 2026, durante el cual no se aplican sanciones.
3. Número KSeF en los conceptos de pago. El art. 108g exige el número KSeF en el concepto de las transferencias entre contribuyentes de IVA activos.
4. Los recibos con NIP dejan de contar como facturas. Termina el alivio de la factura simplificada de 450 PLN.

Lista de preparación

Antes de octubre de 2026

• Elija su método de autenticación en KSeF. Token o certificado cualificado. No dependa del Profil Zaufany como método principal. El fallo del lanzamiento del 2-3 de febrero de 2026 fue el Profil Zaufany con 8 veces el tráfico normal. La autenticación por token es más fiable.
• Seleccione un software de facturación. Si aún no usa un software que soporte KSeF 2.0, elija uno. Los cuatro líderes polacos para pymes (Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt) ya incluyen soporte KSeF. O use Plandesk, que añade validación previa al envío.
• Configure su cuenta KSeF. Regístrese en ksef.podatki.gov.pl. Autentíquese con su NIP. Genere un token.
• Pruebe con una factura de prueba. Emita una factura de test con el software elegido para verificar el flujo completo: redactar, validar, enviar, recibir el número KSeF, descargar el UPO.

De octubre a diciembre de 2026

• Controle sus ventas facturadas mensuales. Si se acerca a 10.000 PLN brutto en cualquier mes, la obligación puede activarse antes de enero. Lleve el total acumulado.
• Migre a sus clientes activos a la entrega por KSeF. Deje de enviar PDF por correo. Informe a los clientes B2B de que las facturas llegarán por KSeF desde enero (o antes si supera el umbral).
• Forme a su personal. Cualquiera que emita facturas necesita conocer el flujo de KSeF: redactar, validar, enviar, comprobar el estado, archivar el UPO.
• Configure el modo offline. Ajuste su herramienta de facturación para el modo offline24. Pruébelo. Si KSeF no está disponible cuando necesita emitir una factura, offline24 le permite emitir localmente y enviar el siguiente día laborable. La fecha de emisión P_1 se conserva.
• Revise su numeración de facturas. KSeF no impone un esquema de numeración, pero el suyo debe ser único por entidad y año. Si tiene varias entidades, cada una necesita su propia serie.

Enero de 2027

• Emita toda factura B2B por KSeF. Sin excepciones. Sin papel. Sin PDF como único canal.
• Incluya el número KSeF en los conceptos de pago. Para transferencias entre contribuyentes de IVA activos.
• Archive cada UPO. El UPO es su prueba de entrega. Guárdelo con el registro de la factura.
• Cuente con el régimen sancionador. Una sola factura emitida fuera de KSeF puede costar hasta el 100 % de su IVA. El período educativo ha terminado.

El umbral de 10.000 PLN: cómo funciona

El umbral es mensual y acumulativo dentro del mes. Se mide como ventas brutas (IVA incluido). Si sus ventas de enero son 8.000 PLN, está por debajo del umbral. Si sus ventas de febrero son 12.000 PLN, la obligación de KSeF se activa desde la primera factura que eleva el total de febrero por encima de 10.000 PLN. Todas las facturas desde ese momento van por KSeF, aunque marzo baje de nuevo a 5.000 PLN.

El umbral es por entidad, no por persona. Si gestiona una JDG y una spółka, cada una tiene su propio umbral de 10.000 PLN. Pero ambas pierden la excepción el 31 de diciembre de 2026 en cualquier caso.

Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.