Facturar en EUR o USD: tipo NBP, IVA y KSeF paso a paso

La regla para facturar en divisa en Polonia es estable desde Slim VAT en 2021: usar el tipo medio del NBP del último día laborable anterior a la fecha de devengo. KSeF no cambió esta regla. Lo que KSeF añadió es una capa de trampas que los contenidos existentes cubren poco, y un conjunto de campos FA(3) que hacen el tipo estructuralmente obligatorio en el XML aunque el sistema nunca valida su valor.

La regla en una frase

Use el tipo medio del NBP del último día laborable anterior a la fecha de devengo (art. 31a apdos. 1-2 de la ley del IVA). Si la factura se emite antes de la fecha de devengo, use el último día laborable anterior a la fecha de emisión. La regla del fin de semana remite a la tabla del viernes.

El IVA debe expresarse siempre en PLN (art. 106e apdo. 11). Los importes neto y bruto pueden quedarse en la divisa. El campo KursWaluty de FA(3) lleva el tipo utilizado, con 6 decimales.

La trampa de la fecha de transmisión

En modo online, KSeF considera la factura emitida el día en que se transmite al sistema. No el día en que la redactó. No el día en que pulsó "crear". El día de la transmisión.

Esto importa porque la fecha de devengo de la mayoría de los servicios B2B es la fecha de emisión. Si redacta una factura el viernes pero la transmite a KSeF el lunes, la fecha de emisión considerada es el lunes. El tipo NBP aplicable es el del último día laborable anterior al lunes, es decir, el viernes. Pero si calculó el tipo con la tabla del jueves (último día laborable anterior a la fecha de redacción del viernes), su tipo es incorrecto.

La factura superará la validación de KSeF igualmente. El sistema no comprueba si KursWaluty coincide con alguna tabla del NBP. Comprueba que el campo esté presente y formateado como número con 6 decimales. Un tipo incorrecto produce una factura formalmente válida pero materialmente errónea. El error sale a la luz en la conciliación, en una inspección o cuando el contable del comprador nota que la línea de IVA en PLN no coincide con su cálculo.

El modo offline24 conserva la fecha de emisión P_1 (la fecha que usted escribe en la factura), así que el cálculo del tipo se basa en la fecha escrita, no en la fecha en que KSeF la recibió. Es uno de los pocos casos en que el modo offline es más seguro que el online para facturas en divisa.

Qué debe ir en PLN

Solo el importe del IVA. La línea de IVA de la factura muestra el equivalente en PLN del IVA en divisa. El neto y el bruto pueden quedarse en EUR, USD o la divisa en que facture.

El cálculo: importe neto en divisa por tipo NBP igual a equivalente neto en PLN. Neto PLN por tipo de IVA igual a IVA en PLN. La factura muestra ambos: neto y bruto en divisa, IVA en PLN.

Redondeo: el importe del IVA en PLN se redondea al grosz más cercano (0,01 PLN). La diferencia de redondeo entre el IVA en PLN calculado y el redondeado se contabiliza en una cuenta de redondeos.

Campos de divisa de FA(3)

KSeF acepta cualquier valor numérico en KursWaluty. Un tipo de 1,000000 o de 999,999999 supera la validación de esquema. El sistema comprueba presencia y formato, no corrección. Por eso la validación contra la tabla del NBP antes del envío es una función de producto, no un ejercicio de documentación.

Anticipos en divisa

Cada anticipo crea su propia fecha de devengo y usa el tipo NBP del último día laborable anterior a ese anticipo. La factura final no vuelve a valorar las porciones de anticipo. Conserva cada anticipo a su tipo histórico y aplica el tipo vigente solo al saldo restante.

Ejemplo: una constructora factura un anticipo de 10.000 EUR en marzo (tipo 4,32 PLN/EUR) y los 5.000 EUR finales en mayo (tipo 4,28 PLN/EUR). La factura final muestra:

• Porción de anticipo: 10.000 EUR a 4,32 PLN/EUR (tipo de marzo)
• Saldo restante: 5.000 EUR a 4,28 PLN/EUR (tipo de mayo)
• IVA en PLN calculado sobre cada porción a su tipo respectivo

Es el caso mecánicamente más difícil de la facturación en divisa. Hacerlo mal produce una factura KSeF formalmente válida con el IVA en PLN incorrecto, que sale a la luz como corrección semanas después.

Correcciones y tipos de cambio

Las correcciones usan el tipo de la factura original cuando se refieren a la causa original (cantidad incorrecta, precio incorrecto). Si la corrección responde a un motivo que crea una nueva fecha de devengo, el tipo es el de la nueva fecha.

El único área de interpretación disputada: correcciones que cambian la fecha de devengo. La trayectoria interpretativa de la KIS no está del todo cerrada sobre si una corrección que desplaza la fecha de la prestación debe usar el tipo original o el nuevo. Si está en esta situación, consulte a un asesor fiscal. Señale el riesgo interpretativo en la documentación de su corrección.

Situaciones especiales

Factura en lunes: Si la fecha de devengo cae en lunes, el último día laborable anterior es el viernes. Use la tabla del viernes.

Tipo del BCE: Para algunas operaciones (en particular servicios intracomunitarios) puede usarse el tipo de referencia del BCE en lugar del tipo NBP. La elección depende del tipo de operación y de la política contable del contribuyente. Documente qué tipo usó y por qué.

Regla de los 12 meses: Si la factura se emite dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de devengo, el tipo es el del último día laborable anterior a esa fecha. Si se emite más tarde, el tipo es el del último día laborable anterior a la fecha de emisión. Rara vez se aplica en la práctica porque KSeF hace emisión y transmisión casi simultáneas.

Ejemplo: un freelance de TI factura en EUR

Un freelance de TI factura a un cliente polaco 8.000 EUR por un hito de proyecto. La fecha de devengo es el viernes 24 de julio de 2026. El freelance redacta la factura el viernes pero la transmite a KSeF el lunes 27 de julio de 2026.

Enfoque incorrecto: El freelance calcula el tipo con la tabla del jueves (último día laborable anterior a la fecha de redacción del viernes). Tipo: 4,3052 PLN/EUR. IVA en PLN: 8.000 × 4,3052 × 23 % = 7.921,57 PLN.

Enfoque correcto: La fecha de emisión considerada es el lunes (fecha de transmisión). El último día laborable anterior al lunes es el viernes. Usar la tabla del viernes. Tipo: 4,3118 PLN/EUR. IVA en PLN: 8.000 × 4,3118 × 23 % = 7.933,71 PLN.

La diferencia son 12,14 PLN de IVA. Lo bastante pequeña para pasar desapercibida. Lo bastante grande para provocar una corrección en la conciliación.

Campos FA(3) de la factura:

• KodWaluty: EUR
• KursWaluty: 4,311800
• Neto: 8.000,00 EUR
• IVA (PLN): 7.933,71 PLN
• Bruto: 8.000,00 EUR

Diez comprobaciones antes de enviar una factura en divisa

1. Fecha de devengo: Confirme la fecha real, no la de redacción.
2. Fecha de transmisión: Si transmite online, la fecha de emisión considerada es el día de transmisión. Calcule el tipo en consecuencia.
3. Tabla del NBP: Tome el tipo del último día laborable anterior a la fecha de devengo (o de emisión si es anterior). Registre el número y la fecha de la tabla.
4. Regla del fin de semana: Si el último día laborable es viernes, use la tabla del viernes. No salte al lunes.
5. IVA en PLN: Calcule el IVA en PLN. Neto y bruto se quedan en divisa.
6. Formato de KursWaluty: 6 decimales. Sin comas. Punto como separador decimal.
7. KodWaluty: Código ISO 4217 válido (EUR, USD, GBP, CHF).
8. Porciones de anticipo: Si la factura incluye porciones de anticipo, cada una conserva su tipo histórico.
9. Redondeo: Redondee el IVA en PLN a 0,01. Contabilice la diferencia de redondeo.
10. Procedencia del NBP: Guarde el número y la fecha de la tabla del NBP con el registro de la factura. Los necesitará en una inspección.

El motor de divisas de Plandesk realiza las diez comprobaciones. Toma el tipo NBP de la tabla correcta, avisa si la fecha de transmisión desplaza el tipo aplicable, separa las porciones de anticipo a sus tipos históricos y guarda la procedencia de la tabla NBP con cada factura. Estas comprobaciones existen porque KSeF no las hace, y el coste de equivocarse es una corrección en un régimen donde las correcciones son más difíciles que nunca.

Este material es de carácter informativo general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para un caso concreto, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.