Conciliación bancaria: casar pagos SEPA con facturas
El software de cobros promete casar pagos entrantes con facturas. En la UE eso significa remesa SEPA, pagos partidos y (en Polonia) un número KSeF de 35 caracteres. Qué casa de verdad, y qué no casará nunca.
Conciliación bancaria: casar pagos SEPA con facturas
La casación de cobros es el trabajo de convertir un abono bancario en una factura cerrada. Las herramientas estadounidenses lo describen como "reconocemos los pagos de su cliente y sugerimos una coincidencia". La versión europea de esa frase tiene una especificación.
Qué aparece en el extracto
Una transferencia SEPA Credit Transfer lleva un importe, un nombre de deudor, un IBAN del deudor, un IBAN del acreedor e información de remesa. El campo de remesa suele ser no estructurado, truncado y escrito por alguien que tecleó el pedido interno del comprador, un número de factura recortado, o nada.
Los pagos por lotes lo empeoran: un ingreso, cinco facturas, el neto de un abono, y un resto que el comprador llama "nuestro redondeo". El pago fraccionado en Polonia (MPP) parte el IVA a la cuenta de IVA. La contabilidad debe cerrar de todos modos la factura comercial por el total.
Los cobros con tarjeta y el efectivo de caja no deben entrar nunca en este casador. Nunca fueron cuentas a cobrar.
Claves de casación que funcionan
| Clave | Cuándo es fiable | Modo de fallo |
|---|---|---|
| Importe exacto + IBAN conocido del cliente | Una factura, un pago, cuenta pagadora estable | Dos facturas abiertas con el mismo total; pago desde la cuenta de un factor |
| Número de factura en la remesa | El comprador pega el número completo | Truncado, prefijos, "INV" frente a "FV" |
| Referencia extremo a extremo o estructurada | Usted imprimió una referencia de acreedor RF o un mensaje estructurado nacional | El comprador paga desde un portal que la recorta |
| Número KSeF polaco en el concepto (art. 108g, desde el 1 de enero de 2027) | Transferencias entre contribuyentes de IVA activos, incluido MPP, con el id de 35 caracteres o el id colectivo del lote | BLIK, tarjetas, efectivo: fuera de ámbito. Las fechas erróneas que circulan en internet (abril de 2026, agosto de 2026) son falsas. |
| Fecha de pago reportada en España | Cuando el estado de Crea y Crece está en vigor para esa parte | El estado dice pagada; el abono bancario es otro importe (parcial, divisa, agrupación) |
Construya un casador por prioridad: referencia estructurada, luego el número KSeF cuando esté en vigor, luego (cliente + importe exacto), luego (cliente + importe dentro de una tolerancia que usted registra), luego cola. Nunca cierre en automático solo por el nombre del deudor. Los nombres en SEPA no son identidad legal.
Parciales, abonos, divisa
Una factura de 10.000 EUR y un abono de 9.400 EUR no es una casación fallida. Es un residual de 600 EUR. El casador debería proponer una combinación, no dejar ambas partidas abiertas hasta que un administrativo invente un asiento.
Divisa: una factura en EUR pagada desde PLN son dos tipos (NBP para la factura, banco para el pago) y una różnica kursowa. Casar el pago con la factura sigue siendo posible sobre el importe en divisa. Contabilizar la diferencia es una línea aparte. No cambie el total de la factura para que la línea del banco "encaje".
Lo que no es casación de cobros
- Una apertura de correo o un clic de "marcar como pagada" en un cliente de correo
- Una confirmación de un enlace de pago sin abono bancario en su cuenta
- Un recordatorio al que el comprador respondió "pagamos la semana pasada" y sin importe
- Importar un CSV de "pagado" de un marketplace mientras el pago sigue siendo una transferencia agrupada
Si no puede señalar un movimiento bancario (o un cobro con tarjeta, en el TPV), la factura está abierta. España acabará exigiendo que reporte la fecha efectiva de pago. Reportar "pagada" desde un clic y descubrir después que el abono nunca llegó es un estado falso en un sistema que también ve la AEAT.
Preparación para el 1 de enero de 2027 en Polonia
El art. 108g pone el número KSeF en el concepto de la transferencia entre contribuyentes de IVA activos. Es la primera vez que los pagos B2B polacos masivos llevan por ley un id único de factura. Las asesorías que aún pegan números de factura a mano deberían construir la vía de extraer y casar en el segundo semestre de 2026: feed bancario de entrada, expresión regular o extracción estructurada del id de 35 caracteres, consulta, contabilización, cola de excepciones para lotes que usan el identificador colectivo.
Los compradores necesitan plantillas que inserten el número. Los vendedores necesitan el número en cada visualización y en cada petición de pago, no solo dentro del XML.
Controles
Contabilice en automático solo cuando la clave es única y el importe casa. Todo lo demás es una sugerencia con confirmación humana. Los cambios de IBAN siguen la regla de ficha de proveedor de la nota de fraude: la factura no tiene derecho a redirigir el pago.
Plandesk casa por referencias estructuradas y, en transferencias de IVA polacas, por el número KSeF cuando aplique la regla de 2027. Los abonos sin casar se quedan en el cliente, no en una cuenta transitoria genérica que usted olvida. La antigüedad de saldos lee las facturas abiertas después de las casaciones, no antes.
Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.