Dar acceso a KSeF a su asesoría: permisos a nivel de entidad paso a paso

Su asesoría no tiene acceso por defecto a su KSeF. Aunque lleven veinte años haciendo su contabilidad, KSeF exige concesiones de permisos explícitas. La asesoría no puede emitir facturas, ver sus facturas ni consultar el historial de sesiones hasta que usted conceda el acceso.

El procedimiento correcto de concesión

Paso 1: Conceda por NIP de la entidad

En KSeF, conceda los permisos al NIP de la asesoría, no al PESEL de un empleado concreto. Así la asesoría queda como entidad autorizada y puede delegar internamente en su propio personal.

Paso 2: Active dalsze przekazywanie

Marque la casilla "dalsze przekazywanie" (delegación posterior) al conceder. Esto permite a la asesoría dar acceso a sus propios empleados sin volver a usted por cada nueva incorporación. Sin esta marca, cada cambio de personal en la asesoría requiere una nueva concesión por su parte.

Paso 3: Conceda derechos de emisión y acceso

Conceda los derechos que la asesoría necesita:

• Emisión: Para que la asesoría pueda emitir facturas en su nombre
• Acceso: Para que la asesoría pueda ver sus facturas y el historial de sesiones

Paso 4: NO conceda el derecho de gestión de permisos

La asesoría no debería poder dar acceso a su KSeF a terceros. El derecho de gestión de permisos es irrevocable para el propietario y solo debería concederse a administradores internos de confianza. El podręcznik oficial de KSeF es explícito: una asesoría nunca debería recibir el derecho de gestión de permisos.

Paso 5: Repita por entidad

Si tiene una JDG y una spółka, conceda a la asesoría acceso a ambos NIP por separado. Cada entidad es una concesión de permisos distinta en KSeF.

Paso 6: Programe un recordatorio de revisión trimestral

Revise quién tiene acceso a su KSeF cada trimestre. Retire a quien ya no deba tenerlo. El historial de sesiones de 10 años significa que cada acción queda registrada y es auditable.

Qué puede y qué no puede hacer la asesoría

Revocar el acceso

Cuando cambie de asesoría o un empleado se marche:

1. Revoque en KSeF de inmediato. Entre en e-Urząd Skarbowy, vaya a los permisos de KSeF y revoque el acceso de la asesoría o de la persona.
2. Regenere su token. Si la asesoría usaba un token, revóquelo y genere uno nuevo. Los tokens antiguos siguen válidos hasta que caducan o se revocan explícitamente.
3. Compruebe el historial de sesiones. Revise el registro de 10 años por actividad inusual en el período previo a la revocación.
4. Notifique a la asesoría. Infórmeles por escrito de que el acceso ha sido revocado, para que no intenten usar credenciales obsoletas.

Errores habituales

Conceder la gestión de permisos a la asesoría. Esto da a la asesoría la capacidad de dar acceso a cualquiera, incluidos terceros que usted no conoce. El podręcznik oficial lo desaconseja.

Conceder al PESEL de una persona en lugar del NIP de la asesoría. Si esa persona deja la asesoría, tiene que revocar y volver a conceder a la nueva. Conceder al NIP de la asesoría con dalsze przekazywanie lo evita.

No revocar al cambiar de asesoría. Las antiguas asesorías conservan el acceso hasta que usted lo revoca explícitamente. No hay caducidad automática.

Usar Profil Zaufany para el acceso de la asesoría. Profil Zaufany es un inicio de sesión personal. La autenticación por token es más fiable y no depende de la infraestructura de Profil Zaufany, que colapsó bajo la carga durante el lanzamiento de KSeF.

Este material es información de carácter general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para una situación concreta, verifique la normativa vigente o consulte a un asesor cualificado.