UPO aus KSeF: Ihr Zustellnachweis und das Nachweispaket fürs Mahnwesen

Wenn KSeF Ihre Rechnung annimmt, gibt das System ein UPO (potwierdzenie przyjęcia, Empfangsbestätigung) zurück. Das UPO ist ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur, Zeitstempel und Hash der übermittelten Rechnung. Es ist staatlich signierter Beweis, dass Ihre Rechnung dem Steuersystem zugestellt wurde und eine KSeF-Nummer erhielt.

Das UPO entkräftet die Ausrede "Rechnung nie angekommen". Vor KSeF konnten Käufer behaupten, eine gemailte oder postalische Rechnung nie erhalten zu haben. Mit KSeF gilt die Zustellung mit Vergabe der KSeF-Nummer als bewirkt. Das UPO ist der Nachweis.

Was das UPO enthält

• KSeF-Nummer: Die 35-stellige Rechnungskennung
• Zeitstempel: Datum und Uhrzeit der Annahme
• Rechnungs-Hash: Kryptografischer Hash des übermittelten FA(3)-XML
• Qualifizierte elektronische Signatur: Staatlich signiert, nach eIDAS rechtsverbindlich

Das UPO ist mehr als ein Beleg. Es ist ein qualifiziertes elektronisches Dokument mit derselben Rechtskraft wie eine notariell beglaubigte Zustellbestätigung.

Das UPO archivieren

Speichern Sie das UPO zum Rechnungsdatensatz. Ihre Rechnungssoftware sollte es automatisch herunterladen und archivieren. Tut sie das nicht, laden Sie es nach jeder Übermittlung manuell aus der Aplikacja Podatnika.

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre, passend zur KSeF-Sitzungshistorie. Das UPO sollte in einem Format gespeichert werden, das die qualifizierte Signatur erhält (typischerweise signiertes PDF oder XML). Konvertieren Sie es nicht in ein einfaches PDF, denn das entfernt die Signatur.

Das Mahn-Nachweispaket aufbauen

Wenn ein Käufer nicht zahlt, ist das UPO die Grundlage Ihres Nachweispakets. Polen hat das schlimmste Zahlungsverzugsproblem der EU: durchschnittlich 53 Tage Verzug 2025 (Coface), bei gesetzlichen Zinsen von 14 Prozent pro Jahr im ersten Halbjahr 2026.

Das Nachweispaket enthält:

1. Die Rechnung (FA(3)-XML oder PDF-Visualisierung)
2. Das UPO (Zustellnachweis an KSeF, staatlich signiert)
3. Die KSeF-Nummer (verbindet die Rechnung mit dem Steuerdatensatz)
4. Das wezwanie do zapłaty (formelle Zahlungsaufforderung)
5. Zinsberechnung (14 Prozent pro Jahr ab Fälligkeit)
6. Betreibungspauschale (40 EUR bei Rechnungen unter 50 EUR, 70 EUR bei 50 bis 5.000 EUR, 100 EUR über 5.000 EUR, nach Art. 10)

Das wezwanie do zapłaty

Die formelle Zahlungsaufforderung sollte referenzieren:

• Rechnungsnummer und KSeF-Nummer
• Das UPO-Datum (Zustellnachweis)
• Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
• Die aufgelaufenen gesetzlichen Zinsen
• Den Betrag der Betreibungspauschale
• Eine neue Zahlungsfrist (typischerweise 7 Tage)

Das UPO macht die Aufforderung glaubwürdig. Der Käufer kann die Zustellung nicht bestreiten. Die einzige Frage ist, ob er zahlt, nicht ob er die Rechnung erhalten hat.

Fingierte Zustellung nach Art. 106na

Nach Art. 106na des USt-Gesetzes gilt eine über KSeF übermittelte Rechnung als dem Käufer zugegangen, sobald sie in seinem KSeF-Posteingang erscheint. Der Käufer muss sie nicht aktiv herunterladen oder bestätigen. Sichtbarkeit ist Zustellung.

Das bedeutet: Die steuerliche Verpflichtung des Käufers (Vorsteuerabzug) beginnt, sobald die Rechnung in seinem KSeF-Posteingang erscheint, unabhängig davon, ob er sie gelesen hat. Für den Verkäufer ist der UPO-Zeitstempel der Zustellnachweis.

Gesetzliche Zinsen: automatisch, aber ungenutzt

Die Rechtsposition des Gläubigers ist stark, doch die meisten KMU verlangen nie gesetzliche Zinsen, weil Berechnung und Dokumentation Handarbeit sind. Ein laufender Zinszähler und ein Generator für das wezwanie do zapłaty per Klick machen aus Gesetz Bargeld.

Der Zinssatz ist NBP-Referenzzins plus 10 Prozentpunkte (14 Prozent pro Jahr im ersten Halbjahr 2026). Er läuft automatisch ab dem Tag nach Fälligkeit. Die Betreibungspauschale (40/70/100 EUR) läuft ebenfalls automatisch pro unbezahlter Rechnung.

Dieser Text dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regeln oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.