E-Rechnung empfangen: Kreditoren vor dem Bezahlen
Kreditoren im Laden sind kein Kartenprodukt. Es sind eingehende E-Rechnungen, Wareneingang und eine Zahlung, die dazu passt. Empfangspflicht, Vier-Tage-Frist und die IBAN-Regel.
E-Rechnung empfangen: Kreditoren vor dem Bezahlen
Finanzplattformen führen Rechnungsfreigabe und Kreditorenbuchhaltung neben Firmenkarten auf. Für einen europäischen Laden beginnt die rechtliche Arbeit früher: Können Sie die Rechnung überhaupt empfangen, und können Sie beweisen, dass Sie etwas damit getan haben.
Empfangen ist keine Option
| Markt | Eingehende Rechnung heute | Was "verarbeitet" heißt |
|---|---|---|
| Deutschland | Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD EN 16931 / Extended). Ein Postfach reicht dem BMF. Für die GoBD reicht es nicht, wenn Sie das XML flachmachen. | Die strukturierte Datei annehmen, unverändert archivieren, buchen, die IBAN aus den Lieferantenstammdaten zahlen |
| Spanien | Crea y Crece: Sobald Sie im Anwendungsbereich sind, melden Sie Annahme, Ablehnung mit Gründen oder das Zahlungsdatum innerhalb von 4 Kalendertagen. TicketBAI und Verifactu gelten weiter für das, was Sie selbst ausstellen. | Innerhalb von vier Tagen triagieren. Schweigen ist ein Statusproblem, keine Schublade |
| Polen | Die KSeF-Rechnung des Lieferanten gilt als zugegangen, sobald sie in Ihrem Posteingang landet (Art. 106na). "Das PDF ist nie angekommen" zählt nicht. | Herunterladen, abgleichen, zahlen. Ab dem 1. Januar 2027 steht die KSeF-Nummer im Verwendungszweck |
Ein US-Ablauf "leiten Sie Rechnungen an rechnungen@ weiter, wir machen OCR auf dem PDF" ist das Gegenteil davon. Das deutsche PDF in anderem Format ist nach den Ausstellungsstichtagen ein Vorsteuerrisiko. Das spanische PDF ist unter RD 238/2026 keine E-Rechnung.
Mit dem Eingang abgleichen, dann zahlen
Drei Datensätze müssen übereinstimmen:
- Die Lieferantenrechnung (strukturiert).
- Die Ware oder Leistung (Lieferschein, Wareneingangsbeleg, Küchenquittung, "ja, das Bier haben wir angenommen").
- Die Zahlung (SEPA, Split Payment in Polen, Karte nur, wenn das wirklich die Vereinbarung war).
Abweichungen sind die Arbeit:
- Rechnung über 40 Kartons, Wareneingang über 38. Teilmenge. Zahlen Sie nicht automatisch die XML-Summe.
- Gutschrift nach einer Retoure. Kombinationsabgleich, wie auf der Debitorenseite.
- Doppelte E-Rechnungsnummern. KSeF und Verifactu machen stille Duplikate schwerer. ZUGFeRD per E-Mail dupliziert weiter.
- IBAN auf der Rechnung, die nicht die IBAN auf dem Kreditorensatz ist. Zahlen Sie den Satz. Behandeln Sie das Rechnungsfeld als Vorschlag. Das ist die Betrugskontrolle aus dem Hinweis zum deutschen E-Mail-Kanal.
Freigaben bleiben kurz
Ein Restaurant braucht kein sechsstufiges Beschaffungssystem. Es braucht:
- Neuer Lieferant: zweite Person, zweiter Kanal, vor der ersten Zahlung
- Betrag über einer Schwelle: Inhaber, nicht der Koch, der angerufen hat
- Wiederkehrend, unveränderte IBAN, passender Wareneingang: darf gebucht werden
Kartenrichtlinien für Mitarbeiterausgaben sind ein anderes Produkt. Mitarbeiter, die Petersilie auf die private Karte kaufen, sind eine Auslage. Ein Großhändler, der eine XRechnung sendet, ist Kreditorenbuchhaltung. Führen Sie beides nicht über dieselbe Karte.
Wer in Spanien was meldet
Als Empfänger nehmen Sie an oder lehnen mit Gründen ab, innerhalb von vier Tagen, sobald die Pflicht für Sie gilt. Gewohnheitsmäßige Ablehnung zur Zahlungsverzögerung ist sichtbar. Als Zahler melden Sie später das wirksame Zahlungsdatum aus der Bank, nicht aus einem Haken in der E-Mail.
Deutschland hat keinen staatlichen Zahlungsstrom. Ihre Kreditoren-Altersstruktur ist der Bericht. Polen setzt die KSeF-Nummer künftig als Zuordnungsschlüssel in der Überweisung.
Plandesk legt Lieferanten-E-Rechnungen auf denselben Kreditor wie den Wareneingang. Empfangen, abgleichen, aus den Stammdaten zahlen. Der Export für den Steuerberater enthält die eingehende Datei, keine abgetippte Zeile.
Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.