KSeF ausgefallen oder überlastet: Offline24 und Notfallmodus Schritt für Schritt

Offline-Modi in KSeF sind dauerhaftes Gesetz, keine vorübergehende Ausnahme. Ist das System nicht verfügbar, können Sie Rechnungen lokal ausstellen und später übermitteln. Das Ausstellungsdatum P_1 auf der Rechnung ist das Datum, das Sie geschrieben haben, nicht das Übermittlungsdatum. Damit bleiben das Rechtsdatum und der maßgebliche NBP-Wechselkurs erhalten.

Es gibt drei Offline-Modi, jeweils mit eigenen Auslösern und Nachmeldefristen.

Offline24-Modus

Wann: KSeF ist vorübergehend nicht verfügbar (Timeout, Fehler 500/503, Wartungsfenster).

Verfahren:

1. Rechnung in Ihrer Rechnungssoftware mit dem heutigen Datum als P_1 ausstellen.
2. Die Software erzeugt das FA(3)-XML lokal und speichert es.
3. XML bis zum nächsten Werktag an KSeF übermitteln.
4. KSeF vergibt die KSeF-Nummer und stellt das UPO aus.

Wichtiges Detail: Die Rechnung trägt zusätzlich zum üblichen Kod-I-QR-Code einen Kod-II-QR-Code mit der Kennung "CERTYFIKAT". Der Kod-II-QR authentifiziert den Aussteller über ein Typ-2-Zertifikat und zeigt dem Käufer, dass diese Rechnung offline ausgestellt wurde. Ihre Rechnungssoftware muss die Erzeugung von Typ-2-Zertifikaten unterstützen, damit Offline24 funktioniert.

Modus angekündigte Nichtverfügbarkeit

Wann: Das Finanzministerium kündigt geplante Wartung oder einen bekannten Ausfallzeitraum an.

Verfahren: Wie Offline24. Lokal ausstellen, bis zum nächsten Werktag nach Ende des angekündigten Zeitraums übermitteln. Das Ministerium veröffentlicht Wartungspläne auf ksef.podatki.gov.pl.

Notfallmodus (Tryb Awaryjny)

Wann: KSeF ist über einen längeren Zeitraum vollständig nicht verfügbar. Das Ministerium erklärt den Notfallmodus.

Verfahren:

1. Rechnung lokal mit dem heutigen Datum als P_1 ausstellen.
2. FA(3)-XML und Kod-II-QR-Code speichern.
3. Innerhalb von 7 Werktagen nach Wiederverfügbarkeit von KSeF übermitteln.

Wichtiges Detail: Das 7-Werktage-Fenster ist länger als die Nächster-Werktag-Frist von Offline24. Der Notfallmodus ist für systemische Ausfälle gedacht, nicht für vorübergehende Timeouts.

Das Bußgeldrisiko ab Januar 2027

Eine verpasste Nachmeldefrist ist 2026 kein Problem. In der Einführungsphase gibt es keine Strafen für verspätete Offline-Übermittlungen. Ab dem 1. Januar 2027 wird eine im Offline-Modus ausgestellte Rechnung, die nicht fristgerecht übermittelt wird, zu einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung. Das Bußgeld beträgt bis zu 100 Prozent der ausgewiesenen USt (Art. 106ni).

Damit wird die Fristüberwachung zur Compliance-Funktion. Ihre Rechnungssoftware sollte:

• Die Übermittlungsfrist jeder Offline-Rechnung verfolgen
• Warnen, wenn die Frist näher rückt
• Automatisch übermitteln, sobald KSeF wieder verfügbar ist
• Den Übermittlungszeitpunkt als Nachweis protokollieren

Was Sie jetzt tun sollten

1. Rechnungstool für Offline24 konfigurieren. Testen Sie es, indem Sie eine Testrechnung im Offline-Modus ausstellen und übermitteln.
2. Typ-2-Zertifikat-Unterstützung prüfen. Ihr Tool braucht ein gültiges Typ-2-Zertifikat, um den Kod-II-QR-Code zu erzeugen. Ohne dieses sind Offline-Rechnungen rechtlich ungültig.
3. Wartungsankündigungen auf ksef.podatki.gov.pl beobachten. Planen Sie um angekündigte Ausfallfenster herum.
4. Fristwarnungen einrichten. Ab Januar 2027 hat jede Offline-Rechnung eine harte Übermittlungsfrist mit Bußgeldrisiko.

Dieser Text dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regeln oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.