Mahnung, wezwanie, requerimiento: Erinnerungen, die rechtlich zählen
Automatische Erinnerungen sind einfach. Verzugszinsen, die 40-EUR-Pauschale und eine Gerichtsakte sind es nicht. Der Unterschied zwischen Erinnerung und Aufforderung in Deutschland, Polen und Spanien.
Mahnung, wezwanie, requerimiento: Erinnerungen, die rechtlich zählen
Debitorenprodukte werben mit einem Knopf, der "Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen auslöst". Der Knopf ist ein Serienbrief. Verzug (zwłoka, mora) ist ein Rechtszustand. Wer beides verwechselt, verschickt drei freundliche E-Mails und hat trotzdem keine Zinsen, keine Pauschale und ein schwaches Beweismittel.
Erinnerung gegen Aufforderung
| Erinnerung | Aufforderung | |
|---|---|---|
| Zweck | Gedächtnis. "Fällig war Dienstag." | Den Schuldner in Verzug setzen und das Nachweispaket beginnen |
| Ton | Neutral, Rechnungskopie angehängt oder referenziert | Formell, Beträge, Rechtsgrundlage, neue Frist |
| Zeitpunkt | Vor Fälligkeit, am Fälligkeitstag, ein paar Tage danach | Wenn das Gesetz Verzug beginnen lässt, dann an einem dokumentierten Datum |
| Kanal | Der Kanal, den sie schon nutzen (Peppol-Kommentar, E-Mail, Plattformnachricht) | Ein Kanal, den Sie beweisen können: Einschreiben, Plattformsatz, KSeF-verknüpfte Korrespondenz, Burofax |
| Wirkung | Manchmal eine Zahlung | Zinsen, Pauschale, später Gericht |
Schicken Sie Erinnerungen. Nennen Sie sie nicht Mahnungen.
Deutschland: Verzug, Mahnung, § 288 BGB
BGB § 286: Der Schuldner einer fälligen Zahlung kommt durch Mahnung in Verzug. War ein Kalendertag vereinbart ("zahlbar bis 15. Oktober"), beginnt der Verzug am nächsten Tag ohne Mahnung. Haben Sie "netto 30" geschrieben und das Datum ist berechenbar, gilt die Kalendertagregel. Haben Sie nichts Brauchbares geschrieben, brauchen Sie die Mahnung.
B2B-Verzugszinsen sind Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Ab dem 1. Juli 2026 liegt der Bundesbank-Basiszinssatz bei 1,52 Prozent, also 10,52 Prozent pro Jahr bis zur nächsten Anpassung. § 288 Abs. 5 fügt 40 EUR Pauschale hinzu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Höhere tatsächliche Beitreibungskosten dürfen Sie verlangen.
Die Mahnung sollte Rechnung, Fälligkeit, Betrag, neue Frist und den Anspruch auf Verzugszinsen und die 40 EUR nennen. Sie sollte an die juristische Person gehen, die Sie fakturiert haben, nicht an eine generische info@, die ein Praktikant liest. Bewahren Sie den Versandnachweis. E-Mail kann in manchen Sachverhalten als Mahnung wirken. Sie ist ein schwaches Beweismittel, wenn der Schuldner den Zugang bestreitet. Haben Sie eine strukturierte E-Rechnung, hängen Sie diese Datei an oder zitieren Sie sie. Hängen Sie kein flachgemachtes PDF an, das nicht mehr die rechtliche Rechnung ist.
Eine zweite und dritte "Erinnerung" ohne neue Tatsachen ist Rauschen. Nach der Mahnung ist der nächste Schritt ein Anwaltsschreiben oder ein Mahnbescheid, nicht eine weitere Mail mit Öffnungszählung.
Polen: Wezwanie, UPO, gesetzliche Zinsen
Die Zustellung gilt mit der KSeF-Vergabe als bewirkt (Art. 106na). Das UPO ist der Zustellnachweis. Das wezwanie do zapłaty sollte Rechnungsnummer, KSeF-Nummer, UPO-Datum, ursprüngliche Fälligkeit, gesetzliche Zinsen, die Betreibungspauschale und eine kurze neue Frist nennen (oft 7 Tage).
Gesetzliche Zinsen für kommerziellen Verzug sind der NBP-Referenzsatz plus 10 Prozentpunkte (14 Prozent pro Jahr im ersten Halbjahr 2026; den halbjährlichen Satz am Tag der Aufforderung bestätigen). Pauschalstufen nach den Verzugsregeln: 40 EUR / 70 EUR / 100 EUR je nach Rechnungsbetrag. Die meisten KMU stellen das nie in Rechnung, weil das Paket von Hand zusammengesetzt wird. Das Paket ist: FA(3) oder Visualisierung, UPO, KSeF-Nummer, wezwanie, Zinsberechnung.
Ein "przypomnienie" vor Fälligkeit ist eine Erinnerung. Es ersetzt das wezwanie nicht.
Spanien: Requerimiento, Status, Gesetz 3/2004
Verzugszinsen laufen automatisch: EZB plus 8 Prozentpunkte (10,40 Prozent pro Jahr vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026). 40 EUR Pauschale je Rechnung. Maximale private Frist 60 Tage. Die Lücke ist die Durchsetzungskultur, nicht fehlende Vorschriften.
Sobald die Statusmeldung nach RD 238/2026 für diese Gegenpartei gilt, sollte das requerimiento die Rechnung, die gemeldete Annahme (oder das Schweigen nach vier Tagen), die Fälligkeit, das fehlende oder verspätete Zahlungsdatum, den Satz und die 40 EUR nennen. Ein Burofax hat im spanischen Forderungseinzug weiter rituellen Wert. Der Plattformstatus ist die neue Tatsache, die ältere Burofax-Akten nicht hatten.
Melden Sie die Rechnung nicht als bezahlt, weil Sie eine Erinnerung geschickt haben und der Käufer "ok" geantwortet hat. Bezahlt ist ein Bankdatum.
Eine Sequenz, die Sie vor Gericht nicht bloßstellt
- Vor Fälligkeit: eine Erinnerung mit der rechtlichen Rechnungsreferenz (KSeF-Nummer, XRechnung-ID, Facturae-Nummer).
- Fällig plus 1 bis 7 Tage: zweite Erinnerung, wenn der Käufer üblicherweise im nächsten Lauf zahlt.
- Wenn Verzug beginnen kann: eine Aufforderung (Mahnung / wezwanie / requerimiento) mit Zinsen und Pauschale, auf einem beweisbaren Kanal, zur Rechnung gespeichert.
- Nach der Frist der Aufforderung: Beitreibung, keine vierte freundliche Vorlage.
Plandesk kann die Erinnerungen nach Plan senden und die Aufforderung aus Rechnung, markttypischem Nachweis (UPO, Übermittlungsprotokoll, spanischer Status) und den gesetzlichen Sätzen für dieses Halbjahr zusammenbauen. Der Knopf ist nicht die Rechtshandlung. Das gespeicherte Dokument ist es.
Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.