GoBD-Archivierung von E-Rechnungen: Warum das Flachmachen eines ZUGFeRD die Konformität zerstört

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren als Verwaltungsanweisung des BMF die §§ 146 und 147 AO für digitale Prozesse. Sie sind kein Gesetz, binden aber jeden Buchführungspflichtigen in Deutschland, vom Freiberufler bis zum Konzern. Für E-Rechnungen entscheidet eine Regel: Der strukturierte Datensatz ist der aufzubewahrende Beleg, und er ist unverändert aufzubewahren.

Die Kernregel

Das BStBK-FAQ formuliert es direkt: Für eine GoBD-konforme Archivierung ist mindestens der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung unverändert so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt. Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

In der Praxis:

• XRechnung: Archivieren Sie die XML-Datei so, wie sie empfangen oder versendet wurde. Das ist der gesamte Datensatz.
• ZUGFeRD: Archivieren Sie das PDF/A-3 mit intakt eingebettetem XML. Der strukturierte Teil ist maßgeblich; die Sichtebene kann ebenfalls steuerrelevante Inhalte tragen (Buchungsvermerke, Stempel) und muss dann ebenfalls erhalten bleiben.

Das Flachmach-Versagen

Der häufigste Archivierungsfehler: Eine E-Rechnung kommt an, jemand druckt sie oder wandelt sie "für das Archiv" in ein einfaches PDF um, und die Originaldatei wird gelöscht. Bei einem ZUGFeRD entfernt die Umwandlung in ein gewöhnliches PDF das eingebettete XML. Übrig bleibt eine "sonstige Rechnung" in Ihrem Archiv, nicht die E-Rechnung, die Sie erhalten haben.

Die Konsequenzen in einer Prüfung:

• Das archivierte Dokument trägt den geltend gemachten Vorsteuerabzug nicht mehr
• Die Unveränderbarkeit ist gebrochen: Eine neu erzeugte oder neu gerenderte Datei ist nicht der ursprüngliche Datensatz
• Ihre Verfahrensdokumentation beschreibt einen E-Rechnungs-Prozess, dem Ihr Archiv widerspricht

Faustregel: Lassen Sie keine Transformation an den archivierten Datensatz. Speichern Sie, was ankam, so wie es ankam.

Die sechs GoBD-Anforderungen auf E-Rechnungen angewandt

1. Nachvollziehbarkeit. Jede Buchung lässt sich lückenlos auf den ursprünglichen Beleg zurückführen, die E-Rechnungs-Datei.
2. Unveränderbarkeit. Einmal erfasst, darf der Datensatz nicht verändert werden. Korrekturen erzeugen neue Datensätze; Originale bleiben.
3. Zeitgerechte Erfassung. Geschäftsvorfälle werden innerhalb der gesetzlichen Fristen erfasst.
4. Vollständigkeit. Jede ein- und ausgehende E-Rechnung wird archiviert, einschließlich der bei der Validierung gescheiterten und der Korrekturen.
5. Ordnung. Datensätze sind systematisch organisiert und innerhalb angemessener Zeit abrufbar.
6. Datenzugriff. In einer Prüfung erhält die Finanzverwaltung direkten Datenzugriff (Z1, Z2 oder Z3). Ihr Archiv muss die Datensätze auf Anforderung maschinenlesbar exportieren.

Aufbewahrungsfristen

Aktueller Stand: 10 Jahre für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen nach § 147 AO. Der 26-Punkte-Aktionsplan des BMF vom 16. Juli 2026 schlägt eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen auf 15 Jahre vor (Maßnahme 19). Noch kein Gesetz, aber die Richtung ist klar: Dimensionieren Sie Ihr Archiv auf den längeren Horizont und prüfen Sie, ob Ihre Speicherverträge und Medienstrategien ihn tatsächlich abdecken.

Zwei operative Hinweise:

• Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der Datensatz erstellt wurde.
• E-Mails, die E-Rechnungen transportieren, können selbst steuerrelevant sein (Geschäftskorrespondenz). Eine E-Rechnung, die per E-Mail weitergeleitet und nur als Anhang archiviert wird, kann den Korrespondenzkontext verlieren.

Die Datenzugriffs-Pflicht

Die GoBD kennt drei Zugriffsarten:

• Z1: Direkter Lesezugriff auf Ihre Systeme
• Z2: Indirekter Zugriff über Ihre Auswertung
• Z3: Datenträgerüberlassung

In der Praxis dominiert Z3: Sie exportieren die Datensätze und übergeben sie. Der Export muss maschinenlesbar und auswertbar sein. Ein Archiv, das nur gedruckte PDFs oder Screenshots liefern kann, scheitert an dieser Pflicht. Testen Sie Ihren Export einmal im Jahr, bevor ein Prüfer danach fragt.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangt eine dokumentierte Beschreibung Ihrer Systeme und Prozesse: wie E-Rechnungen empfangen, validiert, gebucht, archiviert und vor Veränderung geschützt werden. Für die E-Rechnung sollte die Dokumentation abdecken:

• Empfangskanäle (Postfach, Peppol, Plattform)
• Validierungsschritte und -werkzeuge (z. B. KoSIT-Validator)
• Das Archivierungssystem und seine Unveränderbarkeits-Kontrollen
• Rollen und Zugriffsrechte
• Das Verfahren für fehlerhafte Rechnungen und Korrekturen

Eine fehlende Verfahrensdokumentation ist selbst ein formeller Mangel. In einer Prüfung kann sie die Beweislast zu Ihren Lasten verschieben, selbst wenn die Datensätze vollständig sind.

Archivierungs-Checkliste

1. Die Originaldatei archivieren, unverändert. Keine Umwandlungen, keine Neu-Renderings, keine Ausdrucke als Ersatz.
2. Bei ZUGFeRD den Hybrid intakt halten. PDF/A-3 plus eingebettetes XML, zusammen.
3. Empfangsmetadaten protokollieren. Kanal, Datum, Validierungsergebnis.
4. Das Archiv manipulationssicher machen. Hashing oder zertifizierte Archivsoftware; Unveränderbarkeit muss nachweisbar sein, nicht behauptet.
5. Den Export jährlich testen. Z3-Übergabeformat, maschinenlesbar, vollständig.
6. Die Verfahrensdokumentation aktuell halten. Jede Prozessänderung aktualisiert das Dokument.
7. Auf 15 Jahre planen. Der Vorschlag des Aktionsplans zeigt, wohin die Aufbewahrung geht.

Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.