Ihr Lieferant sendet weiter PDFs: Das Vorsteuerrisiko nach den Übergangsfristen

Das deutsche Recht zieht eine harte Linie zwischen einer E-Rechnung und allem anderen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, EN-16931-konformer Datensatz. Alles andere, auch der PDF-Anhang, den Ihr Lieferant seit zehn Jahren verschickt, ist eine "sonstige Rechnung": eine Rechnung in einem anderen Format. Die rechtliche Konsequenz liegt beim Empfänger: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen.

Warum der Empfänger das Risiko trägt

§ 15 UStG knüpft den Vorsteuerabzug an den Besitz einer Rechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG entspricht. Wenn ein verpflichteter Aussteller ein einfaches PDF statt einer strukturierten E-Rechnung sendet, erfüllt das Dokument § 14 Abs. 1 Satz 6 nicht. Der Aussteller hat den Compliance-Fehler begangen, aber das Abzugsproblem landet in Ihrer Umsatzsteuererklärung.

Während der Übergangsfristen toleriert das Gesetz Rechnungen in anderen Formaten mit Zustimmung des Empfängers:

Die Toleranz hat eine stille Bedingung: Ihre Zustimmung. Schweigen gilt als Zustimmung, aber sie ist auch Ihre einzige rechtliche Brücke. Sobald die für Ihren Lieferanten maßgebliche Frist endet, ist diese Brücke weg.

Die drei Prüfungen für jede eingehende Rechnung

Prüfung 1: Ist es eine strukturierte E-Rechnung?

Eine konforme Rechnung kommt als XRechnung (XML in UBL- oder CII-Syntax) oder als ZUGFeRD ab 2.0.1 mit Profil EN 16931 oder Extended. Ein PDF allein, ein Scan, eine Word-Datei oder ein ZUGFeRD-Hybrid im Profil Minimum oder Basic-WL ist nicht konform. Im Zweifel: Datei durch den KoSIT-Validator laufen lassen.

Prüfung 2: Welches Pflichtdatum gilt für Ihren Lieferanten?

Fragen Sie, oder schätzen Sie anhand öffentlicher Daten. Ein Lieferant mit mehr als 800.000 EUR Gesamtumsatz muss ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Unter der Schwelle gilt der 1. Januar 2028. Sein Gesamtumsatz 2026 entscheidet über den Status 2027, und er umfasst alle Umsätze, nicht nur das, was er Ihnen berechnet.

Prüfung 3: Befinden Sie sich in einer Übergangsfrist, und haben Sie zugestimmt?

Wenn beides ja ist, bleibt der Abzug vorerst bestehen. Behandeln Sie das als geliehene Zeit, nicht als Lösung. Jedes PDF, das Sie heute akzeptieren, trainiert einen Lieferantenprozess, den Sie später abtrainieren müssen.

Was tun, wenn ein PDF von einem pflichtigen Lieferanten kommt

1. Nicht still buchen. In Ihrem Eingangsworkflow markieren.
2. Den Lieferanten schriftlich benachrichtigen. Auf seine Ausstellungspflicht verweisen und Neuausstellung als konforme E-Rechnung anfordern. Das BStBK-FAQ sieht genau das vor: Erhält der Empfänger eine Rechnung, die die Format-Anforderungen nicht erfüllt, kontaktiert er den Aussteller.
3. Die Belege sichern. Ihre Benachrichtigung und die Antwort dokumentieren, dass Sie der anderen Format-Rechnung nicht zugestimmt haben.
4. Wiederholungsfälle eskalieren. Ein Lieferant, der nach seinem Pflichtdatum kein XRechnung und kein konformes ZUGFeRD erzeugen kann, hat ein Software-Problem. Ihr Vorsteuerabzug sollte das nicht finanzieren.

Der Eingangsworkflow für Empfänger

Bauen Sie drei Schranken in den Rechnungseingang:

• Schranke 1: Kanal. E-Rechnungen laufen über einen definierten Kanal: dediziertes Postfach, Peppol-Endpunkt, Plattform. PDFs per E-Mail gehen in eine Prüf-Warteschlange, nicht direkt in die Buchung.
• Schranke 2: Validierung. Jede strukturierte Rechnung wird bei Eingang validiert (Syntax, Geschäftsregeln). Jede Rechnung in einem anderen Format wird gegen den Pflichtstatus des Lieferanten geprüft.
• Schranke 3: Ausnahmebehandlung. Nicht konforme Rechnungen von pflichtigen Lieferanten lösen innerhalb von Tagen eine Neuausstellungs-Anforderung aus, nicht erst zum Monatsende.

Häufige Fehldeutungen

"Das Problem des Lieferanten ist das Problem des Lieferanten." Die Abzugsbedingung macht es zu Ihrem. Sie sind derjenige, der Vorsteuer aus einem Dokument zieht, das den Abzug möglicherweise nicht trägt.

"PDFs sind schon verboten." Sind sie nicht, bis die jeweilige Übergangsfrist endet. Ein PDF zu empfangen ist nicht illegal; sich nach dem Pflichtdatum Ihres Lieferanten darauf zu verlassen, ist der Punkt, an dem das Abzugsrisiko beginnt.

"Eine ZUGFeRD-Datei ist immer sicher." Nur die Profile EN 16931 und Extended qualifizieren. Minimum und Basic-WL nicht.

"Wir haben zugestimmt, also sind wir dauerhaft fein raus." Die Zustimmung überbrückt nur die Übergangsfristen. Danach hat sie keine Wirkung mehr.

Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.