E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Der Fahrplan 2025-2028, den fast niemand richtig liest

Deutschland hat die verpflichtende B2B-E-Rechnung mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt, das § 14 UStG geändert hat. Der Rollout hat drei Daten. Die meisten Unternehmen verstehen mindestens eines davon falsch.

Die drei Daten

1. Januar 2025: Die Empfangspflicht ist bereits Gesetz

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können. Das ist keine künftige Pflicht. Es gilt seit 18 Monaten.

Empfangsbereitschaft heißt: Sie haben einen technischen Kanal (E-Mail-Postfach, Peppol-Endpunkt, Lieferantenportal), über den eine EN-16931-konforme E-Rechnung Sie erreicht, und Sie können sie verarbeiten. Sie können eine konforme E-Rechnung nicht ablehnen und Papier verlangen. Papier hat den rechtlichen Vorrang verloren.

1. Januar 2027: Ausstellung ab 800.000 EUR

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 EUR übersteigt, für alle inländischen B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Das BMF hat im April 2026 bestätigt: Es gibt keine Verschiebung.

Ab diesem Datum sind Papier und einfaches PDF für diese Gruppe als Versandformat nicht mehr zulässig. PDF bleibt auf Empfängerseite rechtlich gültig: Ein Empfänger kann während der Übergangszeit nicht gezwungen werden, ein PDF abzulehnen. Aber der verpflichtete Aussteller darf keines mehr versenden.

1. Januar 2028: Alle

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen unabhängig von der Größe. Papier und einfaches PDF verlieren für betroffene inländische B2B-Rechnungen endgültig ihre Gültigkeit.

Die Schwellen-Falle

Die 800.000-EUR-Schwelle ist der am häufigsten falsch gelesene Teil der Pflicht. Drei Details entscheiden, ob Sie 2027 betroffen sind:

1. Es zählt der Gesamtumsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG. Das ist Ihr gesamter Umsatz: Inland, Export, B2C, alles. Nicht nur Ihr B2B-Umsatz. Ein Unternehmen mit 500.000 EUR B2C-Umsatz und 400.000 EUR B2B-Umsatz hat einen Gesamtumsatz von 900.000 EUR und fällt in die Pflicht ab 2027.
2. Referenzjahr ist das Vorjahr. Für die Pflicht 2027 entscheidet Ihr Umsatz 2026. Sie kennen Ihren Status, wenn Ihre Bücher für 2026 geschlossen sind.
3. Die Schwelle gilt Jahr für Jahr. Überschreiten Sie sie einmal, gilt die Pflicht ab dem folgenden 1. Januar.

Was als E-Rechnung zählt

Nur ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, das automatisierte Verarbeitung ermöglicht, qualifiziert sich. In der Praxis:

• XRechnung (UBL- oder CII-Syntax)
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder Extended

Diese Formate qualifizieren nicht:

• Einfaches PDF (eine "sonstige Rechnung")
• Word-Dateien, Scans, E-Mail-Text
• ZUGFeRD-Profile Minimum oder Basic-WL (unzureichender Dateninhalt)

Ausnahmen vom Anwendungsbereich

Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Nicht betroffen:

• Grenzüberschreitende Umsätze (innerhalb der EU und international)
• B2C-Rechnungen an Privatpersonen
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR
• Fahrausweise
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Kein zentrales Portal

Anders als KSeF in Polen oder SdI in Italien hat Deutschland keine staatliche Clearance-Plattform. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail, Peppol, EDI oder Lieferantenportal, nach Vereinbarung zwischen den Parteien. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) warnt ausdrücklich, E-Mail nur als Übergangslösung zu betrachten: Abfang- und Manipulationsrisiko plus DSGVO-Fragen. Plattformlösungen sind der empfohlene Endzustand.

Eine zweite Stufe ist bereits angekündigt: ein USt-Meldesystem auf Basis der E-Rechnung, voraussichtlich ab etwa 2030. Der 26-Punkte-Aktionsplan des BMF vom 16. Juli 2026 verpflichtet sich zudem auf ein elektronisches Echtzeit-Meldesystem für die Umsatzsteuer. Das Format-Mandat ist das Fundament, nicht der Endzustand.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfangsbereitschaft bestätigen. Wenn Sie keinen E-Rechnungs-Empfangskanal aktiv eingerichtet haben, sind Sie seit Januar 2025 nicht konform.
2. Ihren Gesamtumsatz 2026 berechnen. Gesamtumsatz, nicht nur B2B. Das entscheidet über Ihren Status 2027.
3. Software prüfen. Über 85 % der deutschen KMU-Buchhaltungssoftware erzeugt bereits XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.3, laut Bitkom-Umfrage vom März 2026. Prüfen Sie Ihre.
4. Eine Testrechnung validieren, mit dem KoSIT-Validator, vor Ihrem Go-Live.
5. Umstellungstermin festlegen. Das BMF empfiehlt für Unternehmen über der Schwelle spätestens Oktober 2026.

Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.