E-Rechnung übermitteln: E-Mail, Peppol oder EDI, Deutschland hat kein Portal
Ein deutsches KSeF gibt es nicht. Die Übermittlung ist eine Vereinbarung: E-Mail, Peppol, EDI oder Portal. Strukturiertes XML per E-Mail bleibt zulässig. Als Echtheitskanal ist E-Mail schwach. So wählen Sie.
E-Rechnung übermitteln: E-Mail, Peppol oder EDI, Deutschland hat kein Portal
Die deutsche E-Rechnungspflicht ist eine Formatvorgabe, kein Clearance-Verfahren. § 14 UStG sagt, was eine E-Rechnung ist: strukturierte Daten nach EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder Extended. Wie die Datei den Empfänger erreicht, steht dort nicht. Ein bundesweites B2B-Portal gibt es nicht. Das Finanzamt sieht die Rechnung in der Prüfung, nicht beim Versand.
Genau diese Lücke ist das operative Problem. US-Rechnungsprodukte behandeln "PDF senden und die Öffnung zählen" als Produkt. In Deutschland scheitert dieser Ablauf doppelt: Ein einfaches PDF ist nach den Ausstellungsstichtagen keine E-Rechnung, und eine geöffnete E-Mail beweist weder Echtheit noch Integrität noch Zustellung.
Was das Gesetz zulässt
Das BMF-FAQ ist bei der Empfangsbereitschaft bewusst anspruchslos: Ein vorhandenes E-Mail-Postfach reicht für die Empfangspflicht 2025. Als vorgesehene Versandwege nennt das BStBK-FAQ (Stand 3. März 2026):
| Kanal | Was tatsächlich wandert | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung-XML oder ZUGFeRD PDF/A-3 mit eingebettetem XML, als Anhang | KMU-B2B, Übergang, Käufer ohne Netzwerk | |
| Peppol | EN-16931-Dokument (XRechnung UBL oder Peppol BIS Billing 3.0) über Access Points | Volumen-B2B, B2G, grenzüberschreitend in der EU |
| EDI | Vereinbarte strukturierte Nachrichten, oft bereits im Handel und in der Industrie | Bestehende EDI-Paare |
| Lieferanten- oder Käuferportal | Upload oder Abruf der strukturierten Datei | Onboarding großer Käufer |
| DE-Mail | Qualifizierte elektronische Post | In der Praxis selten |
Keiner dieser Wege ist für B2B vorgeschrieben. Die Parteien vereinbaren den Kanal. Eine konforme E-Rechnung dürfen Sie nicht ablehnen, weil Sie "nur PDF per E-Mail nehmen". Einen besseren Weg als E-Mail dürfen Sie vereinbaren.
Warum die BStBK E-Mail eine Übergangslösung nennt
Eine gültige XRechnung oder ein gültiges ZUGFeRD per E-Mail ist zulässig. Die Bundessteuerberaterkammer behandelt den Weg trotzdem als Übergangslösung, aus drei Gründen.
- Abfangen. SMTP ist kein authentifiziertes Rechnungsnetz. Ein kompromittiertes Postfach oder eine täuschend ähnliche Domain erlaubt, den Anhang oder die Bankdaten in der lesbaren PDF-Ebene zu tauschen.
- Integrität. Ohne qualifizierte elektronische Signatur, ohne EDI-Verfahren und ohne dokumentiertes innerbetriebliches Kontrollverfahren verlassen Sie sich darauf, dass die Datei unverändert ankommt. E-Mail liefert das von sich aus nicht.
- DSGVO. Rechnungs-XML enthält Steuernummern, Bankkonten und positionsgenaue Geschäftsdaten. Der Weg über private Mailanbieter, Weiterleitungsketten und Postfächer mit der Bitte "bitte ausdrucken" ist eine Offenlegung, die Sie begründen müssen.
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen trotzdem sichergestellt sein. Die BStBK-Liste lautet: qualifizierte elektronische Signatur (QES), ein EDI-Verfahren oder ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. "Wir haben eine Lesebestätigung" steht nicht auf dieser Liste.
Peppol ist ein Netz, kein Format
Peppol ist der Kanal. XRechnung ist die deutsche CIUS von EN 16931. Peppol BIS Billing 3.0 ist die OpenPeppol-CIUS, nur UBL 2.1. Sie überlappen.
Eine XRechnung in UBL-Syntax kann als Peppol-BIS-Dokument über einen zertifizierten Access Point laufen. XRechnung in CII-Syntax kann das nicht. Peppol BIS ist die richtige Voreinstellung, wenn Sie auch EU-Käufer oder deutsche öffentliche Stellen über OZG-RE / ZRE fakturieren. XRechnung CII bleibt nützlich für rein deutschen E-Mail-Versand oder Portal-Upload.
KoSIT ist die nationale Peppol Authority für Deutschland. Die Adressierung nutzt eine Peppol-Teilnehmer-ID. Für bundesweites B2G ist die Empfänger-ID üblicherweise das Präfix 0204 plus die Leitweg-ID des Käufers. Für B2B brauchen Sie die Peppol-ID des Käufers in den Stammdaten vor dem ersten Versand. Aus der USt-IdNr. raten scheitert.
Peppol ist der einzige gängige deutsche Kanal, der für maschinellen Mengenverkehr gebaut ist. E-Mail ist das nicht.
B2G ist nicht B2B
Bundesbehörden sitzen hinter OZG-RE (und ZRE). Aussteller können über Peppol, E-Mail, Web-Upload oder manuelle Erfassung senden. Peppol ist der Mengenweg. Die Länder betreiben eigene Portale. Schicken Sie keine B2B-XRechnung an ein Bundespostfach und erklären Sie die Sache für erledigt. Der Käufer nennt Ihnen Portal und Leitweg-ID bei Zuschlag. Fehlendes BT-10 / fehlende Leitweg-ID ist eine Ablehnung nach Geschäftsregeln, kein Übermittlungsproblem.
B2B hat kein Äquivalent zu OZG-RE. Ist Ihr Käufer nicht auf Peppol, bleibt E-Mail einer konformen Datei nach dem 1. Januar 2027 zulässig. Die Stichtage 2027 und 2028 ändern das Format, das Sie ausstellen müssen. Sie verbieten E-Mail nicht als Träger dieses Formats. Anbieterblogs, die schreiben "E-Mail stirbt am 31. Dezember 2026", vermischen Formatumstellung und Kanal.
Eine praktikable Wahl
| Situation | Kanal, den Sie standardisieren |
|---|---|
| Weniger als ein paar hundert B2B-Rechnungen im Jahr, nur deutsche Käufer | ZUGFeRD EN 16931 per E-Mail, plus benanntes Rechnungspostfach, plus Checkliste für das innerbetriebliche Kontrollverfahren |
| Wiederkehrendes Volumen oder irgendein B2G | Peppol-Access-Point, XRechnung UBL / Peppol BIS 3.0 |
| Handels- oder Industriepaar, das bereits EDI fährt | EDI behalten; keine E-Mail "für die E-Rechnung" dazwischenschieben |
| Mehrere Märkte (PL, ES, DE) | Peppol plus lokaler Clearance- oder Fünf-Ecken-Konnektor; E-Mail ist der Ausweichweg, nicht das maßgebliche System |
Die Stammdaten sind das eigentliche Projekt. Pro Käufer brauchen Sie: rechtlichen Namen, USt-IdNr., Rechnungspostfach oder Peppol-ID, Leitweg-ID falls öffentlich, das Profil, das der Empfänger tatsächlich parst, und ob neben dem XML noch eine PDF-Visualisierung gewünscht ist. Erheben Sie das vor dem Ausstellungsstichtag 2027. Erheben Sie es nicht an dem Tag, an dem die erste XRechnung zurückkommt.
Plandesk behandelt die strukturierte Datei als Rechnung und den Kanal als Konfiguration: E-Mail für Käufer, die nur ein Postfach haben, Peppol sobald die ID vorliegt. Das Nachverfolgen einer geöffneten Mail ist kein Zustellnachweis. Der Nachweis ist der angenommene strukturierte Datensatz plus das Übermittlungsprotokoll des gewählten Kanals.
Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.