Erste KSeF-Rechnung vor dem 1. Januar 2027: Checkliste für Kleinstverkäufer

Bleiben Ihre monatlichen Rechnungsumsätze bei höchstens 10.000 PLN brutto, dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen. Diese Ausnahme endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 muss jeder USt-Pflichtige, unabhängig von der Größe, über KSeF ausstellen.

Die Ausnahme ist unumkehrbar. Sobald eine einzige Rechnung Ihre Monatsumsätze über 10.000 PLN brutto hebt, gilt die KSeF-Pflicht ab dieser Rechnung und endet nie wieder. Sie bekommen die Ausnahme nicht zurück, wenn Ihre Umsätze im Folgemonat sinken.

Eine zweite Erleichterung endet ebenfalls am 31. Dezember 2026: Belege mit Käufer-NIP bis 450 PLN gelten als vereinfachte Rechnungen außerhalb von KSeF. Ab Januar 2027 zählen sie nicht mehr.

Wer sich vorbereiten muss

Wenn Sie Kleinstverkäufer sind, ein B2C-Geschäft, das gelegentlich B2B-Rechnungen ausstellt, oder ein Freiberufler, dessen monatliche Rechnungen um 10.000 PLN schwanken, müssen Sie sich vor Januar 2027 auf KSeF vorbereiten. Die vier Pflichten, die an diesem Tag zusammenlaufen:

1. KSeF-Ausstellung für alle verpflichtend. Kein Papier mehr. Kein PDF mehr. Jede B2B-Rechnung geht über KSeF.
2. Bußgelder werden wirksam. Bis zu 100 Prozent der USt einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung (Art. 106ni). Die Einführungsphase 2026, in der keine Strafen verhängt werden, endet.
3. KSeF-Nummer im Verwendungszweck. Art. 108g verlangt die KSeF-Nummer in Überweisungen zwischen aktiven USt-Pflichtigen.
4. Belege mit NIP zählen nicht mehr als Rechnungen. Die 450-PLN-Regel für vereinfachte Rechnungen endet.

Vorbereitungsliste

Vor Oktober 2026

• Authentifizierungsmethode wählen. Token oder qualifiziertes Zertifikat. Verlassen Sie sich nicht auf Profil Zaufany als Hauptmethode. Der Startausfall am 2. und 3. Februar 2026 war Profil Zaufany unter achtfacher Normallast. Token-basierte Anmeldung ist zuverlässiger.
• Rechnungssoftware auswählen. Wenn Sie noch keine Software mit KSeF-2.0-Unterstützung nutzen, wählen Sie eine. Alle vier polnischen KMU-Marktführer (Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt) unterstützen KSeF. Oder nutzen Sie Plandesk mit Prüfung vor dem Versand.
• KSeF-Konto einrichten. Auf ksef.podatki.gov.pl registrieren. Mit Ihrer NIP authentifizieren. Ein Token erzeugen.
• Mit einer Testrechnung üben. Stellen Sie eine Testrechnung über Ihre gewählte Software aus, um den kompletten Ablauf zu prüfen: Entwurf, Validierung, Übermittlung, KSeF-Nummer erhalten, UPO herunterladen.

Oktober bis Dezember 2026

• Monatsumsätze beobachten. Nähern Sie sich in einem Monat 10.000 PLN brutto, kann die Pflicht schon vor Januar greifen. Verfolgen Sie Ihre laufende Summe.
• Aktive Kunden auf KSeF-Zustellung umstellen. Hören Sie auf, PDFs zu mailen. Informieren Sie B2B-Kunden, dass Rechnungen ab Januar über KSeF kommen (oder früher, wenn Sie die Schwelle überschreiten).
• Personal schulen. Jeder, der Rechnungen ausstellt, muss den KSeF-Ablauf kennen: Entwurf, Validierung, Übermittlung, Status prüfen, UPO archivieren.
• Offline-Modus einrichten. Konfigurieren Sie Ihr Rechnungstool für den Offline24-Modus. Testen Sie es. Ist KSeF nicht verfügbar, wenn Sie eine Rechnung ausstellen müssen, erlaubt Offline24 die lokale Ausstellung mit Übermittlung bis zum nächsten Werktag. Das Ausstellungsdatum P_1 bleibt erhalten.
• Rechnungsnummerierung prüfen. KSeF schreibt kein Nummernschema vor, aber Ihr bestehendes Schema muss pro Gesellschaft und Jahr eindeutig sein. Bei mehreren Gesellschaften braucht jede ihre eigene Folge.

Januar 2027

• Jede B2B-Rechnung über KSeF ausstellen. Keine Ausnahmen. Kein Papier. Kein reines PDF.
• KSeF-Nummer in Verwendungszwecke aufnehmen. Bei Überweisungen zwischen aktiven USt-Pflichtigen.
• Jedes UPO archivieren. Das UPO ist Ihr Zustellnachweis. Speichern Sie es zum Rechnungsdatensatz.
• Mit dem Bußgeldregime rechnen. Eine einzige außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnung kann bis zu 100 Prozent ihres Steuerbetrags kosten. Die Einführungsphase ist vorbei.

Die 10.000-PLN-Schwelle: So funktioniert sie

Die Schwelle gilt monatlich und kumuliert innerhalb des Monats. Gemessen wird der Bruttoumsatz (einschließlich USt). Liegen Ihre Januar-Umsätze bei 8.000 PLN, sind Sie unter der Schwelle. Liegen Ihre Februar-Umsätze bei 12.000 PLN, gilt die KSeF-Pflicht ab der ersten Rechnung, die die Februarsumme über 10.000 PLN hebt. Jede Rechnung ab diesem Punkt geht über KSeF, auch wenn der März wieder auf 5.000 PLN fällt.

Die Schwelle gilt pro Gesellschaft, nicht pro Person. Wenn Sie eine JDG und eine Spółka führen, hat jede ihre eigene 10.000-PLN-Schwelle. Beide verlieren die Ausnahme aber unabhängig davon am 31. Dezember 2026.

Dieser Text dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regeln oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.