Rechnungen an EU-Kunden: np I oder np II, VIES und Reverse Charge in KSeF
Rechnungen an EU-Kunden unter KSeF erfordern den richtigen np-Satz, eine gültige VIES-Nummer und einen Reverse-Charge-Vermerk. Wer eines davon falsch macht, weist entweder USt aus, die er nicht ausweisen darf, oder lässt USt weg, die er ausweisen muss.
Rechnungen an EU-Kunden: np I oder np II, VIES und Reverse Charge in KSeF
Wer von Polen aus an EU-Kunden rechnet, wendet das Reverse-Charge-Verfahren an. Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus. Der Käufer versteuert die Leistung selbst in seinem Land. Damit das in KSeF funktioniert, braucht es drei Dinge: den richtigen Satzcode "np", eine gültige VIES-Nummer und einen Reverse-Charge-Vermerk.
np I oder np II
FA(3) teilt den alten Satz "np" (nie podlega, nicht umsatzsteuerpflichtig) in zwei Codes auf:
| Code | Bedeutung | Einsatz |
|---|---|---|
| np I | Inländisch nicht umsatzsteuerpflichtig | Leistungen außerhalb des Anwendungsbereichs der polnischen USt (z. B. Reverse Charge an EU-B2B) |
| np II | Nicht umsatzsteuerpflichtig wegen Befreiung | Befreite Leistungen (z. B. medizinische, Finanz-, Versicherungsleistungen) |
Für Reverse-Charge-Rechnungen an EU-B2B-Kunden verwenden Sie np I. np II ist eine Fehlmarkierung, die die JPK_V7-Zuordnung bricht und eine Nachfrage des Finanzamts auslösen kann.
VIES-Prüfung
Bevor Sie eine Reverse-Charge-Rechnung an einen EU-Kunden ausstellen, verifizieren Sie dessen USt-IdNr. in VIES (VAT Information Exchange System). Die VIES-Prüfung bestätigt, dass die Umsatzsteuernummer des Käufers im Register seines Mitgliedstaats gültig und aktiv ist.
Ist die USt-IdNr. des Käufers nicht in VIES:
- Sie können Reverse Charge nicht anwenden
- Sie müssen 23 Prozent polnische USt ausweisen
- Die Rechnung ist eine normale Inlandsrechnung mit USt
Ist die USt-IdNr. des Käufers in VIES:
- Reverse Charge anwenden (Satz np I)
- Vermerk "reverse charge" oder "odwrotne obciążenie" hinzufügen
- USt-IdNr. des Käufers auf der Rechnung angeben
Der VIES-Status kann sich ändern. Ein Käufer, der letzten Monat gültig war, kann inzwischen abgemeldet sein. Prüfen Sie VIES am Tag der Rechnungsausstellung, nicht am Tag des Vertragsabschlusses.
FA(3)-Felder für EU-Leistungen
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Käufer-NIP / USt-IdNr. | EU-Umsatzsteuernummer des Käufers mit Länderpräfix (z. B. DE123456789) |
| Satz | np I |
| Vermerk | "reverse charge" oder "odwrotne obciążenie" |
Adnotacje | Marker P_18 für Reverse Charge |
RodzajFaktury | Standard |
Beispiel: IT-Freiberufler rechnet an einen deutschen Kunden
Eine polnische IT-Freiberuflerin stellt einer deutschen GmbH eine Rechnung über 5.000 EUR für Beratungsleistungen aus.
- VIES-Prüfung: Die Freiberuflerin verifiziert DE123456789 auf dem VIES-Portal der Europäischen Kommission. Gültig.
- Satz: np I (Reverse Charge).
- Vermerk: "reverse charge" auf der Rechnung.
- USt: Keine. Die deutsche GmbH versteuert die Leistung selbst in Deutschland.
- Währung: EUR mit NBP-Kurs für die PLN-Steuererfassung (hier null, der Kurs wird aber referenziell festgehalten).
- KSeF-Übermittlung: Die Rechnung geht mit Satz np I und dem Reverse-Charge-Vermerk über KSeF.
Schlägt die VIES-Prüfung fehl (die USt-IdNr. der GmbH ist nicht registriert), muss die Freiberuflerin 23 Prozent polnische USt ausweisen. Die Rechnung wird eine normale USt-Rechnung, keine Reverse-Charge-Rechnung. Der deutsche Kunde kann die polnische USt eventuell zurückfordern, aber das Verfahren ist komplexer, und die Liquidität der Freiberuflerin leidet.
Häufige Fehler
VIES nicht am Ausstellungstag prüfen. Eine VIES-Nummer, die beim Vertragsabschluss gültig war, kann abgelaufen sein. Prüfen Sie am Tag der Ausstellung.
np II statt np I verwenden. Die Codes sehen ähnlich aus, werden aber unterschiedlichen JPK_V7-Feldern zugeordnet. Der falsche Code löst einen Abgleichfehler in den automatisierten Prüfungen des Finanzamts aus.
Reverse-Charge-Vermerk fehlt. Ohne "reverse charge" oder "odwrotne obciążenie" auf der Rechnung erkennt die Steuerverwaltung des Käufers das Verfahren möglicherweise nicht an. Der Vermerk ist eine formale Pflicht, keine Höflichkeit.
Polnische USt ausweisen, obwohl Reverse Charge gilt. Weisen Sie auf einer Reverse-Charge-Rechnung 23 Prozent USt aus, steht der Käufer vor Doppelbesteuerung: Ihre polnische USt plus seine selbst versteuerte USt. Die Korrektur erfordert eine korekta.
Dieser Text dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regeln oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.