Rechnungen in EUR oder USD: NBP-Kurs, USt und KSeF Schritt für Schritt

Die Regel für Fremdwährungsrechnungen in Polen ist seit Slim VAT 2021 stabil: Maßgeblich ist der durchschnittliche NBP-Wechselkurs vom letzten Werktag vor dem Steuerentstehungsdatum. KSeF hat diese Regel nicht geändert. Was KSeF hinzugefügt hat, ist eine Fallenschicht, über die bestehende Inhalte dünn berichten, und eine Reihe von FA(3)-Feldern, die den Kurs im XML strukturell verpflichtend machen, obwohl das System seinen Wert nie validiert.

Die Regel in einem Satz

Verwenden Sie den durchschnittlichen NBP-Wechselkurs vom letzten Werktag vor dem Steuerentstehungsdatum (Art. 31a Abs. 1-2 des USt-Gesetzes). Wird die Rechnung vor dem Steuerentstehungsdatum ausgestellt, gilt der letzte Werktag vor dem Ausstellungsdatum. Bei Wochenenden greift die Regel auf die Freitagstabelle zurück.

Die Umsatzsteuer muss immer in PLN ausgewiesen werden (Art. 106e Abs. 11). Netto- und Bruttobeträge dürfen in der Fremdwährung bleiben. Das Feld KursWaluty in FA(3) enthält den verwendeten Kurs mit 6 Dezimalstellen.

Die Übermittlungsdatum-Falle

Im Online-Modus gilt die Rechnung für KSeF als an dem Tag ausgestellt, an dem sie ans System übermittelt wird. Nicht an dem Tag, an dem Sie sie entworfen haben. Nicht an dem Tag, an dem Sie auf "Erstellen" geklickt haben. Am Übermittlungstag.

Das ist relevant, weil das Steuerentstehungsdatum bei den meisten B2B-Leistungen das Ausstellungsdatum ist. Wenn Sie eine Rechnung am Freitag entwerfen, aber am Montag an KSeF übermitteln, gilt Montag als Ausstellungsdatum. Der maßgebliche NBP-Kurs stammt vom letzten Werktag vor Montag, also vom Freitag. Haben Sie den Kurs dagegen aus der Donnerstagstabelle berechnet (letzter Werktag vor dem Freitagsentwurf), ist Ihr Kurs falsch.

Die Rechnung besteht die KSeF-Validierung trotzdem. Das System prüft nicht, ob KursWaluty zu irgendeiner NBP-Tabelle passt. Es prüft nur, ob das Feld vorhanden ist und als Zahl mit 6 Dezimalstellen formatiert ist. Ein falscher Kurs ergibt eine formal gültige, aber inhaltlich falsche Rechnung. Der Fehler taucht beim Abgleich auf, bei einer Prüfung oder wenn der Buchhalter des Käufers bemerkt, dass die PLN-Steuerzeile nicht zu seiner Berechnung passt.

Der Offline24-Modus erhält das Ausstellungsdatum P_1 (das Datum, das Sie auf die Rechnung schreiben). Die Kursberechnung basiert dann auf dem von Ihnen geschriebenen Datum, nicht auf dem Empfangstag bei KSeF. Das ist einer der wenigen Fälle, in denen der Offline-Modus für Fremdwährungsrechnungen sicherer ist als der Online-Modus.

Was in PLN stehen muss

Nur der Steuerbetrag. Die Steuerzeile der Rechnung zeigt den PLN-Gegenwert der Fremdwährungssteuer. Netto und Brutto dürfen in EUR, USD oder jeder anderen Rechnungswährung bleiben.

Die Berechnung: Nettobetrag in Fremdwährung mal NBP-Kurs ergibt den PLN-Nettogegenwert. PLN-Netto mal Steuersatz ergibt die PLN-Steuer. Die Rechnung zeigt beides: Netto und Brutto in Fremdwährung, Steuer in PLN.

Rundung: Der PLN-Steuerbetrag wird auf den nächsten Grosz gerundet (0,01 PLN). Die Rundungsdifferenz zwischen berechneter und gerundeter PLN-Steuer wird auf ein Rundungskonto in Ihrer Buchhaltung gebucht.

FA(3)-Währungsfelder

KSeF akzeptiert jeden Zahlenwert in KursWaluty. Ein Kurs von 1,000000 oder 999,999999 besteht die Schemavalidierung. Das System prüft Vorhandensein und Format, nicht die Richtigkeit. Deshalb ist die Kursprüfung gegen die NBP-Tabelle vor dem Versand eine Produktfunktion, keine Dokumentationsübung.

Anzahlungen in Fremdwährung

Jede Anzahlung erzeugt ihr eigenes Steuerentstehungsdatum und verwendet den NBP-Kurs vom letzten Werktag vor dieser Anzahlung. Die Schlussrechnung bewertet die Anzahlungsteile nicht neu. Sie behält jede Anzahlung zu ihrem historischen Kurs und wendet den aktuellen Kurs nur auf den Restbetrag an.

Beispiel: Ein Bauunternehmen rechnet im März eine Anzahlung von 10.000 EUR ab (Kurs 4,32 PLN/EUR) und im Mai die restlichen 5.000 EUR (Kurs 4,28 PLN/EUR). Die Schlussrechnung zeigt:

• Anzahlungsteil: 10.000 EUR zu 4,32 PLN/EUR (März-Kurs)
• Restbetrag: 5.000 EUR zu 4,28 PLN/EUR (Mai-Kurs)
• PLN-Steuer für jeden Teil zum jeweiligen Kurs berechnet

Das ist der mechanisch schwerste Fall der Fremdwährungsrechnung. Wer ihn falsch macht, erzeugt eine formal gültige KSeF-Rechnung mit falscher PLN-Steuer, die Wochen später als Korrektur auftaucht.

Korrekturen und Wechselkurse

Korrekturen verwenden den Kurs der Originalrechnung, wenn sie den ursprünglichen Grund betreffen (falsche Menge, falscher Preis). Betrifft die Korrektur einen Grund, der ein neues Steuerentstehungsdatum erzeugt, gilt der Kurs vom neuen Datum.

Der eine umstrittene Auslegungsbereich: Korrekturen, die das Steuerentstehungsdatum verschieben. Die KIS-Auslegungspraxis ist nicht abschließend geklärt, ob eine Korrektur, die das Leistungsdatum verschiebt, den alten oder den neuen Kurs verwendet. Wenn Sie in dieser Situation sind, fragen Sie einen Steuerberater. Vermerken Sie das Auslegungsrisiko in Ihrer Korrekturdokumentation.

Sonderfälle

Montagsrechnung: Liegt das Steuerentstehungsdatum auf einem Montag, ist der letzte Werktag davor der Freitag. Verwenden Sie die Freitagstabelle.

EZB-Kurs: Bei manchen Vorgängen (insbesondere innergemeinschaftliche Leistungen) kann der EZB-Referenzkurs statt des NBP-Kurses verwendet werden. Die Wahl hängt von der Art des Vorgangs und der Bilanzierungspraxis des Steuerpflichtigen ab. Dokumentieren Sie, welchen Kurs Sie verwendet haben und warum.

12-Monats-Regel: Wird die Rechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Steuerentstehungsdatum ausgestellt, gilt der Kurs vom letzten Werktag vor diesem Datum. Bei späterer Ausstellung gilt der Kurs vom letzten Werktag vor dem Ausstellungsdatum. In der Praxis selten relevant, weil KSeF Ausstellung und Übermittlung nahezu gleichzeitig macht.

Beispiel: IT-Freiberufler rechnet in EUR ab

Ein IT-Freiberufler rechnet einem polnischen Kunden 8.000 EUR für einen Projektmeilenstein ab. Das Steuerentstehungsdatum ist Freitag, der 24. Juli 2026. Der Freiberufler entwirft die Rechnung am Freitag, übermittelt sie aber erst am Montag, dem 27. Juli 2026, an KSeF.

Falscher Ansatz: Der Freiberufler berechnet den Kurs aus der Donnerstagstabelle (letzter Werktag vor dem Freitagsentwurf). Kurs: 4,3052 PLN/EUR. PLN-Steuer: 8.000 × 4,3052 × 23 % = 7.921,57 PLN.

Richtiger Ansatz: Als Ausstellungsdatum gilt Montag (Übermittlungstag). Der letzte Werktag vor Montag ist der Freitag. Freitagstabelle verwenden. Kurs: 4,3118 PLN/EUR. PLN-Steuer: 8.000 × 4,3118 × 23 % = 7.933,71 PLN.

Die Differenz beträgt 12,14 PLN Steuer. Klein genug, um übersehen zu werden. Groß genug, um beim Abgleich eine Korrektur auszulösen.

FA(3)-Felder auf der Rechnung:

• KodWaluty: EUR
• KursWaluty: 4,311800
• Netto: 8.000,00 EUR
• USt (PLN): 7.933,71 PLN
• Brutto: 8.000,00 EUR

Zehn Prüfungen vor dem Versand einer Fremdwährungsrechnung

1. Steuerentstehungsdatum: Das tatsächliche Datum bestätigen, nicht das Entwurfsdatum.
2. Übermittlungsdatum: Bei Online-Übermittlung gilt der Übermittlungstag als Ausstellungsdatum. Kurs entsprechend berechnen.
3. NBP-Tabelle: Kurs vom letzten Werktag vor dem Steuerentstehungsdatum (oder Ausstellungsdatum, falls früher) ziehen. Tabellennummer und Datum festhalten.
4. Wochenendregel: Ist der letzte Werktag ein Freitag, die Freitagstabelle verwenden. Nicht auf Montag springen.
5. PLN-Steuer: Steuer in PLN berechnen. Netto und Brutto bleiben in Fremdwährung.
6. KursWaluty-Format: 6 Dezimalstellen. Keine Kommas. Punkt als Dezimaltrennzeichen.
7. KodWaluty: Gültiger ISO-4217-Code (EUR, USD, GBP, CHF).
8. Anzahlungsteile: Enthält die Rechnung Anzahlungsteile, behält jeder seinen historischen Kurs.
9. Rundung: PLN-Steuer auf 0,01 runden. Rundungsdifferenz buchen.
10. NBP-Herkunft: NBP-Tabellennummer und Datum zum Rechnungsdatensatz speichern. Sie brauchen sie bei einer Prüfung.

Die Währungsengine von Plandesk führt alle zehn Prüfungen durch. Sie zieht den NBP-Kurs aus der richtigen Tabelle, warnt, wenn das Übermittlungsdatum den maßgeblichen Kurs verschiebt, trennt Anzahlungsteile zu ihren historischen Kursen und speichert die NBP-Tabellenherkunft zu jeder Rechnung. Diese Prüfungen existieren, weil KSeF sie nicht durchführt, und der Preis eines Fehlers eine Korrektur in einem Regime ist, in dem Korrekturen so aufwendig sind wie nie zuvor.

Dieser Text dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regeln oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.