E-Rechnung im Vergleich: KSeF-Clearance, Format-Mandat, Fünf-Ecken
Drei EU-Länder, drei Architekturen für dasselbe politische Ziel. Fakturieren Sie in mehr als einem davon, können Sie E-Rechnung nicht als PDF-Schalter behandeln. Was jedes Modell Ihrem Stack abverlangt.
E-Rechnung im Vergleich: KSeF-Clearance, Format-Mandat, Fünf-Ecken
ViDA (VAT in the Digital Age) drängt die Mitgliedstaaten zu laufenden Transaktionskontrollen (CTC): Die Steuerbehörde sieht strukturierte Rechnungen nahe am Entstehungszeitpunkt. Polen, Deutschland und Spanien behaupten alle diese Richtung. Dieselbe Maschine haben sie nicht gebaut.
Hat Ihre Software einen "Rechnung senden"-Knopf, der ein PDF per E-Mail verschickt, scheitern Sie in allen drei Ländern, aus drei verschiedenen Gründen.
Die drei Maschinen
| Polen (KSeF) | Deutschland (UStG § 14) | Spanien (Crea y Crece + Verifactu) | |
|---|---|---|---|
| Modell | Zentralisiertes Clearance | Dezentrales Format-Mandat | Hybrides Fünf-Ecken-Modell, plus ein eigenes Softwaregesetz |
| Was der Staat beim Versand sieht | Die Rechnung. KSeF vergibt eine Nummer oder lehnt ab. | Nichts. Prüfung später. | Eine UBL-Kopie über die öffentliche AEAT-Lösung, auf jedem B2B-Fluss |
| Rechtliche Rechnung | Das angenommene FA(3)-XML | EN-16931-strukturierte Datei (XRechnung oder ZUGFeRD EN 16931 / Extended) | Strukturierte, signierte Facturae / UBL / CII (plus Verifactu-Datensatz, wenn Sie im SIF-Anwendungsbereich sind) |
| Zustellnachweis | UPO (staatlich signiert) | Kanalprotokoll, QES, EDI oder innerbetriebliches Kontrollverfahren | Plattformbestätigung plus 4-Tage-Status |
| Kanal | Nur KSeF (online, offline, Offline24) | E-Mail, Peppol, EDI, Portal. Die Parteien wählen. | Akkreditierte private Plattform oder öffentliche AEAT-Plattform, Plattformen müssen sich vernetzen |
| Offline | Vorgesehen (drei Modi) | Kein Clearance-Problem | Verifactu-Störungsmodus; TicketBAI setzt Konnektivität voraus |
| B2B-Ausstellung in Kraft | Ja, für USt-Pflichtige im Anwendungsbereich | Empfangspflicht in Kraft seit 1. Jan. 2025. Ausstellung 1. Jan. 2027 über 800.000 EUR Gesamtumsatz, 1. Jan. 2028 für die übrigen | Verifactu: 1. Jan. / 1. Juli 2027. Crea y Crece B2B: Okt. 2027 / Okt. 2028 ab der Ministerialverordnung |
| Haken am Zahlungsverzug | Zugang gilt als bewirkt, UPO als Mahnbeweis | Format plus zivilrechtlicher Verzug. Kein staatlicher Zahlungsstrom. | Status enthält das wirksame Zahlungsdatum |
Spanien ist zwei Gesetze. Verifactu (RD 1007/2023) regelt Fakturierungssoftware: Hash-Kette, QR, SIF. Crea y Crece (Gesetz 18/2022 und RD 238/2026) regelt die kommerzielle B2B-Rechnung und ihren Austausch. Beide als ein Projekt zu behandeln, ist der Weg, auf dem spanische Rollouts eine Frist verpassen.
Was jedes Modell der Software abverlangt
Clearance (KSeF). Der Sendepfad ist eine Transaktion mit einer entfernten Behörde. Sie brauchen Sitzungsführung, strukturierte Fehlercodes, UPO-Speicherung, Offline-Warteschlangen und eine KSeF-Nummer, die später im Verwendungszweck der Überweisung steht (Art. 108g ab dem 1. Januar 2027). "Dem Kunden eine Kopie mailen" ist Visualisierung, keine Ausstellung. Ist KSeF nicht erreichbar und Sie sind in keinem gesetzlichen Offline-Modus, haben Sie nicht fakturiert.
Format-Mandat (Deutschland). Der Sendepfad ist, wen der Käufer genannt hat. Sie brauchen EN-16931-Validierung (Schema und Geschäftsregeln, einschließlich BT-10), zwei Syntaxen, ZUGFeRD PDF/A-3 ohne Flachmachen, GoBD-stabiles Archiv des strukturierten Datensatzes und einen Kanalwechsel (E-Mail / Peppol / EDI) je Käufer. Ein UPO gibt es nicht. Ihr Nachweispaket ist die Datei plus das Übermittlungsprotokoll. E-Mail ist zulässig und ein schwacher Echtheitskanal.
Fünf-Ecken (Spanien). Der Sendepfad ist eine Plattform, die mit der Plattform der Gegenpartei und mit der AEAT sprechen muss. Sie brauchen Akkreditierung oder den Anschluss an eine akkreditierte Plattform, elektronische Signatur, Facturae und UBL sowie eine Statusmaschine mit einer Frist von 4 Kalendertagen. Die Rechnung ist nicht fertig, wenn sie Sie verlässt. Sie ist fertig, wenn Annahme, Ablehnung oder Zahlung gemeldet ist.
ViDA wählt den Gewinner nicht für Sie
ViDAs digitale Meldung und strukturierte E-Rechnung (Arbeitshorizont 2030 für innergemeinschaftliche Umsätze, nationale CTC-Regime laufen schon voraus) belohnt Stacks, die bereits EN 16931 ausgeben und melden können, nicht Stacks, die PDFs speichern. Es zwingt keinen Mitgliedstaat, ein KSeF zu bauen. Der steuerstrafrechtliche Aktionsplan des BMF vom Juli 2026 zielt bereits auf Echtzeit-USt-Meldung auf dem Format-Mandat. Spanien meldet bereits Zahlungsdaten. Polen hat bereits Clearance.
Ein Betreiber in mehreren Märkten wartet deshalb nicht auf eine einzige EU-API. Sie implementieren drei Adapter hinter einem Rechnungsdokument:
- Eine kanonische Rechnung (Parteien, Positionen, Steuer, Zahlungsmittel, Referenzen).
- Einen Validator je Markt (FA(3), KoSIT / XRechnung, Facturae / Verifactu).
- Einen Transport je Markt (KSeF-Sitzung, Peppol oder E-Mail, spanische Plattform).
Der Produktfehler ist, vom US-Ablauf zu starten, den viele Debitoren-Tools noch verkaufen: PDF mit Logo, Öffnungszählung, Erinnerungsknopf, Kreditlinie. Öffnungszählung ist kein UPO. Ein Erinnerungsknopf ist kein requerimiento. Eine Kreditlinie ist eine Bank. Keine der drei EU-Maschinen ist eine Bank.
Plandesk hält einen Rechnungsdatensatz und drei Transporte. Polen geht an KSeF. Deutschland erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD und sendet auf dem Kanal des Käufers. Spanien signiert, tauscht aus und meldet Status. Altersstruktur und Mahnwesen lesen das rechtliche Artefakt dieses Marktes, nicht ein E-Mail-Pixel.
Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.