Zahlungseingang zuordnen: SEPA, Verwendungszweck und KSeF-Nummer
Debitorensoftware verspricht, eingehende Zahlungen den Rechnungen zuzuordnen. In der EU heißt das SEPA-Verwendungszweck, Split-Zahlungen und (in Polen) eine 35-stellige KSeF-Nummer. Was wirklich zugeordnet wird, und was nie zugeordnet wird.
Zahlungseingang zuordnen: SEPA, Verwendungszweck und KSeF-Nummer
Zahlungseingangsverarbeitung heißt: Eine Bankgutschrift wird zur geschlossenen Rechnung. US-Werkzeuge beschreiben das als "wir erkennen die Kundenzahlungen und schlagen eine Zuordnung vor". Die europäische Fassung dieses Satzes hat eine Spezifikation.
Was auf dem Auszug landet
Eine SEPA-Überweisung trägt Betrag, Namen des Zahlungspflichtigen, dessen IBAN, die Gläubiger-IBAN und den Verwendungszweck. Das Verwendungszweckfeld ist oft unstrukturiert, abgeschnitten und von einem Menschen geschrieben, der die interne Bestellnummer des Käufers, eine gekürzte Rechnungsnummer oder nichts getippt hat.
Sammelzahlungen machen es schlimmer: eine Gutschrift, fünf Rechnungen, saldiert um eine Gutschrift, und ein Rest, den der Käufer "unsere Rundung" nennt. Split Payment in Polen (MPP) legt die USt auf das USt-Konto. Die Bücher müssen die kaufmännische Rechnung trotzdem vollständig schließen.
Karteneinnahmen und Bargeld in der Kasse dürfen in diese Zuordnung nie eingehen. Sie waren nie Forderungen.
Zuordnungsschlüssel, die tragen
| Schlüssel | Wann er zuverlässig ist | Fehlerfall |
|---|---|---|
| Exakter Betrag + bekannte Kunden-IBAN | Eine Rechnung, eine Zahlung, stabiles Zahlerkonto | Zwei offene Rechnungen mit derselben Summe; Zahlung vom Konto eines Factors |
| Rechnungsnummer im Verwendungszweck | Der Käufer fügt die volle Nummer ein | Kürzung, Präfixe, "INV" gegen "FV" |
| Ende-zu-Ende- oder strukturierte Referenz | Sie haben eine RF-Gläubigerreferenz oder eine nationale strukturierte Nachricht gedruckt | Der Käufer zahlt aus einem Portal, das sie abstreift |
| Polnische KSeF-Nummer im Verwendungszweck (Art. 108g, ab 1. Januar 2027) | Überweisungen zwischen aktiven USt-Pflichtigen, einschließlich MPP, mit der 35-stelligen ID oder der Sammelkennung | BLIK, Karten, Bargeld: außerhalb des Anwendungsbereichs. Falsche Termine im Netz (April 2026, August 2026) sind falsch. |
| Spanisches gemeldetes Zahlungsdatum | Sobald der Crea-y-Crece-Status für diese Partei gilt | Status sagt bezahlt; die Bankgutschrift ist ein anderer Betrag (Teilzahlung, Kursdifferenz, Bündelung) |
Bauen Sie eine gestufte Zuordnung: strukturierte Referenz, dann KSeF-Nummer sobald sie gilt, dann (Kunde + exakter Betrag), dann (Kunde + Betrag innerhalb einer Toleranz, die Sie protokollieren), dann Warteschlange. Schließen Sie nie automatisch allein über den Namen des Zahlungspflichtigen. Namen auf SEPA sind keine rechtliche Identität.
Teilzahlungen, Gutschriften, Kursdifferenzen
Eine Rechnung über 10.000 EUR und eine Gutschrift über 9.400 EUR ist keine gescheiterte Zuordnung. Es ist ein Rest von 600 EUR. Die Logik soll eine Kombination vorschlagen, nicht beide Posten offen lassen, bis ein Sachbearbeiter einen Buchungssatz erfindet.
Kursdifferenz: Eine EUR-Rechnung, gezahlt aus PLN, sind zwei Kurse (NBP für die Rechnung, Bank für die Zahlung) und eine różnica kursowa. Die Zahlung der Rechnung zuzuordnen bleibt über den Fremdwährungsbetrag möglich. Die Differenz zu buchen ist eine eigene Zeile. Ändern Sie die Rechnungssumme nicht, damit die Bankzeile "passt".
Was keine Zahlungseingangsverarbeitung ist
- Eine geöffnete E-Mail oder ein Klick "als bezahlt markieren" im Mailprogramm
- Eine Rückmeldung eines Zahlungslinks ohne Bankgutschrift auf Ihrem Konto
- Eine Erinnerung, auf die der Käufer mit "wir haben letzte Woche gezahlt" geantwortet hat, ohne Betrag
- Der Import einer CSV "bezahlt" aus einem Marktplatz, während die Auszahlung noch ein Sammeltransfer ist
Können Sie nicht auf eine Banktransaktion zeigen (oder auf einen Karteneinzug, für die Kasse), ist die Rechnung offen. Spanien wird von Ihnen irgendwann das wirksame Zahlungsdatum verlangen. "Bezahlt" aus einem Klick zu melden und dann festzustellen, dass die Gutschrift nie kam, ist ein falscher Status in einem System, das auch die AEAT sieht.
Vorbereitung auf den 1. Januar 2027 in Polen
Art. 108g setzt die KSeF-Nummer in den Verwendungszweck zwischen aktiven USt-Pflichtigen. Das ist das erste Mal, dass massenhafte polnische B2B-Zahlungen kraft Gesetzes eine eindeutige Rechnungskennung tragen. Buchhaltungsbüros, die Rechnungsnummern noch von Hand einfügen, sollten den Pfad zum Auslesen und Zuordnen in der zweiten Jahreshälfte 2026 bauen: Bankumsätze rein, Regex oder strukturiertes Parsen der 35-stelligen ID, Nachschlagen, Buchen, Ausnahmewarteschlange für Stapel mit Sammelkennung.
Käufer brauchen Vorlagen, die die Nummer einsetzen. Verkäufer brauchen die Nummer auf jeder Visualisierung und in jeder Zahlungsaufforderung, nicht nur im XML.
Kontrollen
Automatisch buchen nur, wenn der Schlüssel eindeutig ist und der Betrag passt. Alles andere ist ein Vorschlag mit menschlicher Bestätigung. IBAN-Änderungen folgen weiter der Stammdatenregel aus dem Betrugshinweis: Die Rechnung darf die Zahlung nicht umadressieren.
Plandesk ordnet über strukturierte Referenzen zu und, für polnische USt-Überweisungen, über die KSeF-Nummer, sobald die Regel 2027 gilt. Nicht zugeordnete Gutschriften sitzen am Kunden, nicht auf einem allgemeinen Interimskonto, das Sie vergessen. Die Altersstruktur liest offene Rechnungen nach der Zuordnung, nicht davor.
Dieses Material dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regelungen oder konsultieren Sie einen qualifizierten Berater.