Dem Buchhalter KSeF-Zugriff geben: Berechtigungen auf Gesellschaftsebene Schritt für Schritt

Ihr Buchhaltungsbüro hat keinen Standardzugriff auf Ihr KSeF. Selbst wenn es seit zwanzig Jahren Ihre Buchhaltung macht: KSeF verlangt ausdrückliche Berechtigungserteilungen. Das Büro kann keine Rechnungen ausstellen, Ihre Rechnungen einsehen oder die Sitzungshistorie prüfen, bis Sie Zugriff erteilen.

Das richtige Erteilungsverfahren

Schritt 1: Per Gesellschafts-NIP erteilen

Berechtigen Sie in KSeF die NIP des Büros, nicht die PESEL eines einzelnen Mitarbeiters. Damit wird das Büro zur berechtigten Gesellschaft und kann intern an eigene Mitarbeiter delegieren.

Schritt 2: dalsze przekazywanie aktivieren

Setzen Sie bei der Erteilung das Flag "dalsze przekazywanie" (Weiterübertragung). Damit kann das Büro eigenen Mitarbeitern Zugriff erteilen, ohne bei jeder Neueinstellung bei Ihnen anzufragen. Ohne dieses Flag erfordert jeder Personalwechsel im Büro eine neue Erteilung durch Sie.

Schritt 3: Ausstellungs- und Einsichtsrechte erteilen

Erteilen Sie die Rechte, die das Büro braucht:

• Ausstellen: Damit das Büro Rechnungen in Ihrem Namen ausstellen kann
• Einsicht: Damit das Büro Ihre Rechnungen und die Sitzungshistorie einsehen kann

Schritt 4: KEINE Berechtigungsverwaltung erteilen

Das Büro soll Dritten keinen Zugriff auf Ihr KSeF geben können. Das Recht zur Berechtigungsverwaltung ist für den Eigentümer unwiderruflich und sollte nur vertrauenswürdigen internen Administratoren erteilt werden. Das offizielle KSeF-Handbuch (podręcznik) ist eindeutig: Ein Büro soll das Berechtigungsverwaltungsrecht nie erhalten.

Schritt 5: Pro Gesellschaft wiederholen

Haben Sie eine JDG und eine Spółka, berechtigen Sie das Büro für beide NIPs getrennt. Jede Gesellschaft ist in KSeF eine eigene Berechtigungserteilung.

Schritt 6: Vierteljährliche Prüfung einplanen

Kontrollieren Sie vierteljährlich, wer Zugriff auf Ihr KSeF hat. Entfernen Sie jeden, der ihn nicht mehr braucht. Die 10-jährige Sitzungshistorie bedeutet: Jede Aktion ist protokolliert und prüfbar.

Was das Büro darf und was nicht

Zugriff entziehen

Wenn Sie das Buchhaltungsbüro wechseln oder ein Mitarbeiter geht:

1. Sofort in KSeF entziehen. Melden Sie sich bei e-Urząd Skarbowy an, öffnen Sie die KSeF-Berechtigungen und entziehen Sie dem Büro oder der Person den Zugriff.
2. Token neu erzeugen. Nutzte das Büro ein Token, widerrufen Sie es und erzeugen Sie ein neues. Alte Tokens bleiben gültig, bis sie ablaufen oder ausdrücklich widerrufen werden.
3. Sitzungshistorie prüfen. Durchsuchen Sie das 10-jährige Protokoll nach ungewöhnlicher Aktivität im Zeitraum vor dem Entzug.
4. Das Büro informieren. Teilen Sie schriftlich mit, dass der Zugriff entzogen wurde, damit keine veralteten Zugangsdaten verwendet werden.

Häufige Fehler

Berechtigungsverwaltung ans Büro erteilen. Damit kann das Büro jedem Zugriff erteilen, auch Dritten, die Sie nicht kennen. Das offizielle podręcznik rät davon ab.

An eine einzelne PESEL statt an die Büro-NIP erteilen. Verlässt die Person das Büro, müssen Sie entziehen und der neuen Person erneut erteilen. Die Erteilung an die Büro-NIP mit dalsze przekazywanie vermeidet das.

Beim Bürowechsel nicht entziehen. Ehemalige Buchhaltungsbüros behalten den Zugriff, bis Sie ihn ausdrücklich entziehen. Es gibt kein automatisches Ablaufen.

Profil Zaufany für den Bürozugriff verwenden. Profil Zaufany ist ein persönlicher Login. Token-basierte Anmeldung ist zuverlässiger und hängt nicht von der Profil-Zaufany-Infrastruktur ab, die beim KSeF-Start unter Last zusammenbrach.

Dieser Text dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Prüfen Sie im Einzelfall die aktuellen Regeln oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.