Zamówienia do dostawcy: zatwierdzenie zanim wyjdzie przelew
Kontrola wydatków w restauracji to nie polityka karty. To kto może wystawić zamówienie do dostawcy, kto potwierdza dostawę i kto może dopisać nowy IBAN. Krótka ścieżka zatwierdzeń, która nadal łapie oszustwo.
Zamówienia do dostawcy: zatwierdzenie zanim wyjdzie przelew
Platformy wydatków układają zakupy tak: wniosek pracownika, potem kontrola, potem wydatek. To pasuje do centrali, w której ludzie kupują oprogramowanie. Kuchnia i sklep działają odwrotnie. Stan magazynu schodzi do punktu zamawiania. Ktoś dzwoni do hurtownika. E-faktura zakupowa przychodzi za tydzień. Jeśli jedyną kontrolą jest limit karty, pieniądze już wyszły.
Trzy pytania, zanim zamówienie wyjdzie
- Kto może zamówić u tego dostawcy? Imienna rola, nie kto ma grupę na WhatsAppie.
- Do jakiej kwoty bez drugiej osoby? Zgrzewka mleka to nie nowy ekspres.
- Czy ten dostawca już jest w kartotece z zablokowanym IBAN? Pierwszy raz to wniosek o zmianę dostawcy, nie zamówienie.
Zapisz odpowiedzi. Kucharz o 7:00 ich nie wymyśli.
Magazyn steruje, nie wniosek
| Wyzwalacz | Co powinno się stać | Porażka, gdy to pomijasz |
|---|---|---|
| Poniżej punktu zamawiania | Szkic zamówienia z katalogu dostawcy, ten sam SKU co w magazynie | Zamówienie na głos, zły rozmiar opakowania, faktura, której nie dopasujesz |
| Stałe zamówienie tygodniowe | Szablon, wyjątek tylko gdy zmieniają się ilości | Dryf. Płacisz pozycję, której już nie sprzedajesz |
| Jednorazowy sprzęt | Zgoda właściciela, sprawdzenie nowego dostawcy gdy trzeba | Podmiana IBAN udająca konto technika |
| Sprzedawca z marketplace, którego używasz też jako dostawcy | Osobna kartoteka. Nie mieszaj wypłat Amazon z fakturą B2B | Szum w uzgadnianiu płatności |
Zamówienie do dostawcy to brakujący dokument między potrzebujemy tego a tu przychodzi XRechnung albo FA(3) z KSeF. Gdy ustrukturyzowana faktura zakupowa wejdzie, dopasuj ją do zamówienia i do PZ. Uzgodnienie trójstronne to nie teatr korporacji. To sposób, w jaki odmawiasz faktury na 40 zgrzewek, gdy weszło 38.
Kontrola dwuosobowa tam, gdzie siedzi oszustwo
Nowy dostawca i zmiana IBAN zawsze biorą dwie osoby albo dwa kanały. Cykliczne zamówienia do niezmienionego dostawcy mogą iść jedną osobą plus progiem. To ta sama reguła co przy płaceniu faktur: faktura prawna nie ma prawa przekierować pieniędzy.
Nie wieszaj tego na karcie firmowej. Hurtownik wyśle e-fakturę. Niemcy już wymagają, żebyś umiał ją odebrać. W Polsce i tak wpadnie do KSeF. Płatność kartą, żeby ominąć zobowiązania, tylko chowa plik ustrukturyzowany, który i tak musisz zarchiwizować.
Ścieżka ma zostać krótka
Ścieżka, która działa w sklepie:
- Punkt zamawiania albo ręczne zamówienie do dostawcy.
- Jeśli kwota albo dostawca są nowe, właściciel potwierdza (telefon wystarczy, jeśli zapiszesz to na zamówieniu).
- Dostawa: PZ, choćby odhaczenie pozycji na zamówieniu.
- E-faktura: dopasuj, potem przelew na IBAN z kartoteki.
- Biuro rachunkowe widzi paczkę: zamówienie, PZ, faktura ustrukturyzowana, płatność.
Pięć kroków. Bez portalu wniosków. Bez pakietu wdrożeniowego ze wspólnym logo. Jeśli krok potrzebuje komitetu, ominiesz go w serwisie i kontrola umiera.
Plandesk wystawia zamówienie ze stanu magazynu, trzyma IBAN dostawcy na kartotece i dopasowuje przychodzącą e-fakturę do tego zamówienia. Zatwierdzenia to rola plus kwota. To nie drugi produkt doklejany pod bank.
Niniejszy materiał ma charakter informacji ogólnej i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z doradcą.