KSeF niedostępny lub opóźniony: tryb offline24 i tryb awaryjny krok po kroku

Tryby offline w KSeF to trwała ustawa, nie tymczasowa koncesja. Gdy system jest niedostępny, możesz wystawiać faktury lokalnie i wysłać je później. Data wystawienia P_1 na fakturze to data, którą wpisujesz, nie data wysłania. To zachowuje datę prawną i zastosowany kurs NBP.

Trzy tryby offline istnieją, każdy z różnymi wyzwalaczami i terminami ponownego wysłania.

Tryb offline24

Kiedy użyć: KSeF jest tymczasowo niedostępny (timeout, błędy 500/503, okno maintenance).

Procedura:

1. Wystaw fakturę w oprogramowaniu fakturowym z dzisiejszą datą jako P_1.
2. Oprogramowanie generuje XML FA(3) lokalnie i przechowuje go.
3. Wyślij XML do KSeF do następnego dnia roboczego.
4. KSeF przypisuje numer KSeF i wystawia UPO.

Kluczowy szczegół: Faktura niesie kod QR Kod II „CERTYFIKAT" dodatkowo do standardowego kodu QR Kod I. Kod QR Kod II uwierzytelnia wystawcę przez certyfikat typu 2 i mówi nabywcy, że ta faktura została wystawiona offline. Twoje oprogramowanie fakturowe musi obsługiwać generowanie certyfikatu typu 2, aby tryb offline24 działał.

Tryb zapowiedzianej niedostępności

Kiedy użyć: Ministerstwo Finansów ogłasza planowane maintenance lub znany okres awarii.

Procedura: Ta sama co offline24. Wystaw lokalnie, wyślij do następnego dnia roboczego po zakończeniu ogłoszonego okresu. Ministerstwo publikuje harmonogramy maintenance na ksef.podatki.gov.pl.

Tryb awaryjny

Kiedy użyć: KSeF jest całkowicie niedostępny przez wydłużony okres. Ministerstwo ogłasza tryb awaryjny.

Procedura:

1. Wystaw fakturę lokalnie z dzisiejszą datą jako P_1.
2. Przechowaj XML FA(3) i kod QR Kod II.
3. Wyślij w ciągu 7 dni roboczych od momentu, gdy KSeF znów będzie dostępny.

Kluczowy szczegół: Okno 7 dni roboczych jest dłuższe niż termin następnego dnia roboczego w offline24. Tryb awaryjny jest dla systemowych awarii, nie przejściowych timeoutów.

Ryzyko kar od stycznia 2027

Niedotrzymanie terminu ponownego wysłania nie jest problemem w 2026. Okres edukacyjny oznacza brak kar za późne wysyłki offline. Od 1 stycznia 2027 faktura wystawiona w trybie offline, która nie zostanie wysłana w terminie, staje się fakturą wystawioną poza KSeF. Kara to do 100% wykazanego VAT (art. 106ni).

To czyni śledzenie terminu funkcją compliance. Twoje oprogramowanie fakturowe powinno:

• Śledzić termin wysłania dla każdej faktury offline
• Alertować, gdy termin się zbliża
• Automatycznie wysyłać, gdy KSeF znów jest dostępny
• Logować znacznik czasu wysłania jako dowód

Co zrobić teraz

1. Skonfiguruj narzędzie fakturowe dla offline24. Przetestuj wystawiając fakturę testową w trybie offline i wysyłając ją.
2. Zweryfikuj wsparcie certyfikatu typu 2. Twoje narzędzie potrzebuje ważnego certyfikatu typu 2 do generowania kodu QR Kod II. Bez niego faktury offline nie są prawnie ważne.
3. Monitoruj ksef.podatki.gov.pl pod kątem ogłoszeń maintenance. Planuj wokół ogłoszonych okien niedostępności.
4. Ustaw alerty terminów. Od stycznia 2027 każda faktura offline ma twardy termin wysłania z ekspozycją na kary.

Niniejszy materiał ma charakter informacji ogólnej i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z doradcą.