Twój dostawca wciąż wysyła PDF-y: ryzyko odliczenia VAT po okresach przejściowych
Według niemieckiego prawa zwykła faktura PDF nie jest e-fakturą. W okresie przejściowym wciąż możesz z niej odliczyć VAT naliczony. Gdy twój dostawca wejdzie w obowiązek, ta ochrona się kończy. Oto lista kontrolna kupującego.
Twój dostawca wciąż wysyła PDF-y: ryzyko odliczenia VAT po okresach przejściowych
Niemieckie prawo rysuje twardą linię między e-fakturą a wszystkim innym. E-faktura to ustrukturyzowany, zgodny z EN 16931 zapis danych. Wszystko inne, w tym załącznik PDF, który twój dostawca wysyła od dekady, to "sonstige Rechnung": faktura w innym formacie. Konsekwencja prawna spoczywa na kupującym: odliczenie VAT naliczonego (Vorsteuerabzug) zależy od posiadania prawidłowej faktury.
Dlaczego kupujący niesie ryzyko
§ 15 UStG uzależnia odliczenie VAT naliczonego od posiadania faktury spełniającej wymogi § 14 UStG. Gdy objęty obowiązkiem wystawca wysyła zwykły PDF zamiast ustrukturyzowanej e-faktury, dokument nie spełnia § 14 ust. 1 zdanie 6. Wystawca popełnił błąd zgodności, ale problem odliczenia ląduje w twojej deklaracji VAT.
W okresach przejściowych prawo toleruje faktury w innych formatach za zgodą odbiorcy:
| Okres | Tolerancja |
|---|---|
| Do 31 grudnia 2026 | Papier i PDF dopuszczalne od wszystkich wystawców, za zgodą odbiorcy |
| Do 31 grudnia 2027 | Papier i PDF dopuszczalne od wystawców poniżej progu 800.000 EUR, za zgodą odbiorcy |
| Od 1 stycznia 2028 | Brak tolerancji dla objętych krajowych faktur B2B |
Tolerancja ma cichy warunek: twoją zgodę. Zgoda udzielona przez milczenie to wciąż zgoda, ale to też twój jedyny prawny most. Gdy kończy się okres przejściowy twojego dostawcy, most znika.
Trzy kontrole dla każdej przychodzącej faktury
Kontrola 1: czy to ustrukturyzowana e-faktura?
Zgodna faktura przychodzi jako XRechnung (XML w składni UBL lub CII) albo ZUGFeRD 2.0.1+ z profilem EN 16931 lub Extended. Sam PDF, skan, Word albo hybryda ZUGFeRD Minimum/Basic-WL nie jest zgodna. Jeśli nie wiesz, przepuść plik przez walidator KoSIT.
Kontrola 2: jaka data obowiązku dotyczy twojego dostawcy?
Zapytaj albo oszacuj z danych publicznych. Dostawca powyżej 800.000 EUR całkowitego obrotu musi wystawiać ustrukturyzowane e-faktury od 1 stycznia 2027. Poniżej progu: od 1 stycznia 2028. Jego Gesamtumsatz za 2026 decyduje o statusie w 2027 i liczy wszystkie przychody, nie tylko to, co fakturuje tobie.
Kontrola 3: czy jesteś w okresie przejściowym i czy wyraziłeś zgodę?
Jeśli obie odpowiedzi to tak, odliczenie przetrwa na razie. Traktuj to jako pożyczony czas, nie rozwiązanie. Każdy PDF, który dziś akceptujesz, trenuje proces dostawcy, który potem będziesz musiał odtrenować.
Co zrobić, gdy PDF przychodzi od objętego obowiązkiem dostawcy
- Nie księguj po cichu. Oznacz w swoim przepływie przyjęcia.
- Powiadom dostawcę na piśmie. Powołaj się na jego obowiązek wystawiania i poproś o ponowne wystawienie jako zgodnej e-faktury. FAQ BStBK przewiduje dokładnie to: gdy otrzymana faktura nie spełnia wymogów formatu, odbiorca kontaktuje się z wystawcą.
- Zachowaj dowody. Twoje powiadomienie i odpowiedź dokumentują, że nie wyraziłeś zgody na fakturę w innym formacie.
- Eskaluj powtarzające się przypadki. Dostawca, który po swojej dacie obowiązku nie potrafi wytworzyć XRechnung ani zgodnego ZUGFeRD, ma problem z oprogramowaniem. Twoje odliczenie nie powinno go finansować.
Przepływ przyjęcia po stronie kupującego
Zbuduj trzy bariery w przyjęciu faktur:
- Bariera 1: kanał. E-faktury przychodzą zdefiniowanym kanałem: dedykowana skrzynka, punkt końcowy Peppol, platforma. PDF-y e-mailem trafiają do kolejki przeglądu, nie prosto do księgowania.
- Bariera 2: walidacja. Każda ustrukturyzowana faktura jest walidowana przy wejściu (składnia, reguły biznesowe). Każda faktura w innym formacie jest sprawdzana pod kątem statusu obowiązku dostawcy.
- Bariera 3: obsługa wyjątków. Niezgodne faktury od objętych obowiązkiem dostawców generują żądanie ponownego wystawienia w ciągu dni, nie na koniec miesiąca.
Typowe błędne odczytania
"Problem dostawcy to problem dostawcy." Wymóg odliczenia czyni go twoim. To ty odliczasz VAT naliczony z dokumentu, który może odliczenia nie udźwignąć.
"PDF-y są już zakazane." Nie są, dopóki nie skończy się właściwy okres przejściowy. Odebranie PDF-a nie jest nielegalne; poleganie na nim po dacie obowiązku dostawcy to punkt, w którym zaczyna się ryzyko odliczenia.
"Plik ZUGFeRD jest zawsze bezpieczny." Tylko profile EN 16931 i Extended się kwalifikują. Minimum i Basic-WL nie.
"Wyraziliśmy zgodę, więc jesteśmy zabezpieczeni na zawsze." Zgoda przykrywa tylko okresy przejściowe. Po ich zamknięciu nie ma skutku.
Ten materiał ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z wykwalifikowanym doradcą.