E-Rechnung w Niemczech: harmonogram 2025-2028, którego prawie nikt nie czyta poprawnie

Niemcy wprowadziły obowiązkowe e-faktury B2B ustawą Wachstumschancengesetz, która zmieniła § 14 ustawy o VAT (UStG). Wdrożenie ma trzy daty. Większość firm przynajmniej jedną z nich rozumie źle.

Trzy daty

1 stycznia 2025: obowiązek odbioru już obowiązuje

Od 1 stycznia 2025 każda firma w Niemczech musi być w stanie odbierać ustrukturyzowane e-faktury zgodne z EN 16931. To nie jest przyszły obowiązek. To prawo od 18 miesięcy.

Zdolność odbioru oznacza: masz kanał techniczny (skrzynkę e-mail, punkt końcowy Peppol, portal dostawców), którym może do ciebie dotrzeć zgodna z EN 16931 e-faktura, i potrafisz ją przetworzyć. Nie możesz odrzucić zgodnej e-faktury i zażądać papieru. Papier stracił pierwszeństwo prawne.

1 stycznia 2027: wystawianie powyżej 800.000 EUR

Od 1 stycznia 2027 firmy, których całkowity obrót w poprzednim roku przekroczył 800.000 EUR, muszą wystawiać ustrukturyzowane e-faktury dla wszystkich krajowych transakcji B2B. BMF potwierdziło w kwietniu 2026, że termin nie zostanie przesunięty.

Od tej daty papier i zwykły PDF nie są już dla tej grupy dopuszczalnym formatem wysyłki. PDF pozostaje prawnie ważny po stronie odbiorcy: kupującego nie można zmusić do odrzucenia PDF w okresie przejściowym. Ale objęty obowiązkiem wystawca nie może go wysłać.

1 stycznia 2028: wszyscy

Od 1 stycznia 2028 obowiązek wystawiania obejmuje wszystkie pozostałe firmy bez względu na wielkość. Papier i zwykły PDF tracą ważność dla objętych krajowych faktur B2B.

Pułapka progu

Próg 800.000 EUR to najczęściej błędnie czytany element obowiązku. Trzy szczegóły decydują, czy wchodzisz w 2027:

1. Liczy się całkowity obrót. Decydująca kwota to Gesamtumsatz w rozumieniu § 19 ust. 2 UStG. To cały twój obrót: krajowy, eksport, B2C, wszystko. Nie tylko obrót B2B. Firma z 500.000 EUR sprzedaży B2C i 400.000 EUR sprzedaży B2B ma Gesamtumsatz 900.000 EUR i wchodzi w obowiązek od 2027.
2. Rokiem referencyjnym jest rok poprzedni. O obowiązku w 2027 decyduje twój obrót z 2026. Poznasz swój status, gdy zamkniesz księgi za 2026.
3. Próg działa rok po roku. Przekroczysz raz, obowiązek działa od następnego 1 stycznia.

Co liczy się jako e-faktura

Tylko ustrukturyzowany format elektroniczny zgodny z EN 16931, umożliwiający automatyczne przetwarzanie. W praktyce:

• XRechnung (składnia UBL lub CII)
• ZUGFeRD w wersji 2.0.1 lub nowszej, profil EN 16931 lub Extended

Te formaty się nie liczą:

• Zwykły PDF ("sonstige Rechnung", faktura w innym formacie)
• Dokumenty Word, skany, tekst e-maila
• Profile ZUGFeRD Minimum lub Basic-WL (niewystarczająca zawartość danych)

Wyłączenia z zakresu

Obowiązek obejmuje krajowe transakcje B2B między firmami z siedzibą w Niemczech. Poza zakresem:

• Transakcje transgraniczne (wewnątrzwspólnotowe i międzynarodowe)
• Faktury B2C dla konsumentów
• Faktury drobne poniżej 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen)
• Bilety (Fahrausweise)
• Dostawy zwolnione z VAT wg § 4 nr 8-29 UStG
• Kleinunternehmer wg § 19 UStG

Brak centralnego portalu

W odróżnieniu od polskiego KSeF czy włoskiego SdI Niemcy nie mają rządowej platformy rozliczeniowej. Przesyłka odbywa się przez e-mail, Peppol, EDI lub portale dostawców, według ustaleń stron. Federalna Izba Doradców Podatkowych (BStBK) wyraźnie ostrzega, by traktować e-mail tylko jako rozwiązanie przejściowe: ryzyko przechwycenia i manipulacji plus kwestie RODO. Rozwiązania platformowe to rekomendowany stan docelowy.

Drugi etap jest już zapowiedziany: system raportowania VAT na bazie e-faktury, przewidywany około 2030. 26-punktowy plan działań BMF z 16 lipca 2026 zobowiązuje się ponadto do elektronicznego raportowania VAT w czasie rzeczywistym. Mandat formatu to fundament, nie stan końcowy.

Co zrobić teraz

1. Potwierdź zdolność odbioru. Jeśli nie skonfigurowałeś aktywnie kanału odbioru e-faktur, jesteś niezgodny od stycznia 2025.
2. Policz swój Gesamtumsatz za 2026. Całkowity obrót, nie tylko B2B. To decyduje o twoim statusie w 2027.
3. Sprawdź swoje oprogramowanie. Ponad 85% niemieckiego oprogramowania księgowego dla MŚP generuje już XRechnung 3.0 lub ZUGFeRD 2.3, według badania Bitkom z marca 2026. Zweryfikuj swoje.
4. Zwaliduj przykładową fakturę walidatorem KoSIT przed datą przejścia.
5. Ustal datę przełączenia. BMF zaleca firmom powyżej progu najpóźniej październik 2026.

Ten materiał ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z wykwalifikowanym doradcą.