Fakturowanie klientów z UE: np I vs np II, VIES i reverse charge w KSeF
Fakturowanie klientów z UE w KSeF wymaga właściwego kodu np, ważnego numeru VIES i adnotacji reverse charge. Pomyłka w którymś z tych elementów powoduje naliczenie VAT, którego nie powinieneś, lub brak VAT, który musisz naliczyć.
Fakturowanie klientów z UE: np I vs np II, VIES i reverse charge w KSeF
Fakturowanie klientów z UE z Polski oznacza stosowanie mechanizmu reverse charge. Faktura nie wykazuje VAT. Nabywca sam rozlicza VAT w swoim kraju. Prawidłowe zrobienie tego w KSeF wymaga trzech rzeczy: właściwego kodu stawki „np", ważnego numeru VIES i adnotacji reverse charge.
np I vs np II
FA(3) dzieli starą stawkę „np" (nie podlega / nie podlega VAT) na dwa kody:
| Kod | Znaczenie | Kiedy użyć |
|---|---|---|
| np I | Nie podlega VAT krajowo | Usługi poza zakresem polskiego VAT (np. reverse charge do B2B w UE) |
| np II | Nie podlega VAT ze względu na zwolnienie | Usługi zwolnione (np. medyczne, finansowe, ubezpieczeniowe) |
Dla faktur reverse charge do klientów B2B w UE użyj np I. Użycie np II to błędne oznaczenie, które psuje mapowanie JPK_V7 i może wywołać zapytanie urzędu skarbowego.
Weryfikacja VIES
Przed wystawieniem faktury reverse charge klientowi z UE, zweryfikuj jego numer VAT w VIES (VAT Information Exchange System). Sprawdzenie VIES potwierdza, że numer VAT nabywcy jest ważny i aktywny w rejestrze jego państwa członkowskiego.
Jeśli numer VAT nabywcy nie jest w VIES:
- Nie możesz zastosować reverse charge
- Musisz naliczyć 23% polskiego VAT
- Faktura jest standardową fakturą sprzedaży krajowej z VAT
Jeśli numer VAT nabywcy jest w VIES:
- Zastosuj reverse charge (stawka np I)
- Dodaj adnotację „reverse charge" lub „odwrotne obciążenie"
- Uwzględnij numer VAT nabywcy na fakturze
Status VIES może się zmienić. Nabywca, który był ważny w zeszłym miesiącu, mógł wyrejestrować. Sprawdź VIES w dniu wystawienia faktury, nie w dniu podpisania umowy.
Pola FA(3) dla usług UE
| Pole | Treść |
|---|---|
| NIP/numer VAT nabywcy | Numer VAT UE nabywcy z prefiksem kraju (np. DE123456789) |
| Stawka | np I |
| Adnotacja | „reverse charge" lub „odwrotne obciążenie" |
Adnotacje | Znacznik P_18 dla reverse charge |
RodzajFaktury | Standard |
Scenariusz: freelancer IT fakturowujący niemieckiego klienta
Polski freelancer IT wystawia fakturę na 5 000 EUR dla niemieckiej GmbH za usługi doradcze.
- Sprawdzenie VIES: Freelancer weryfikuje DE123456789 na portalu VIES Komisji Europejskiej. Ważny.
- Stawka: np I (reverse charge).
- Adnotacja: „reverse charge" na fakturze.
- VAT: Brak. Niemiecka GmbH sama rozlicza niemiecki VAT.
- Waluta: EUR z kursem NBP dla raportowania VAT w PLN (zero w tym przypadku, ale kurs jest nadal zapisany dla referencji).
- Wysłanie KSeF: Faktura idzie przez KSeF ze stawką np I i adnotacją reverse charge.
Jeśli sprawdzenie VIES nie powiedzie się (numer VAT GmbH nie jest zarejestrowany), freelancer musi naliczyć 23% polskiego VAT. Faktura staje się standardową fakturą VAT, nie fakturą reverse charge. Niemiecki klient może potencjalnie odzyskać polski VAT, ale proces jest bardziej złożony, a cash flow freelancera obciążony.
Częste błędy
Brak sprawdzenia VIES w dniu wystawienia. Numer VIES, który był ważny przy podpisaniu umowy, mógł wygasnąć. Sprawdź w dniu wystawienia.
Użycie np II zamiast np I. Kody wyglądają podobnie, ale mapują do różnych pól JPK_V7. Błędny kod wywołuje rozbieżność w automatycznych sprawdzeniach urzędu skarbowego.
Brak adnotacji reverse charge. Bez „reverse charge" lub „odwrotnego obciążenia" na fakturze, organ podatkowy nabywcy może nie rozpoznać mechanizmu reverse charge. Adnotacja to wymóg formalny, nie uprzejmość.
Naliczanie polskiego VAT, gdy obowiązuje reverse charge. Jeśli naliczysz 23% VAT na fakturze reverse charge, nabywca staje w obliczu podwójnego opodatkowania: Twój polski VAT plus jego samorozliczony VAT. Naprawa wymaga korekty.
Niniejszy materiał ma charakter informacji ogólnej i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z doradcą.