KSeF, mandat formatu i pięć narożników: Polska, Niemcy, Hiszpania
Trzy kraje UE, trzy architektury tego samego celu polityki. Jeśli fakturujesz w więcej niż jednym, e-faktury nie ustawisz przełącznikiem PDF. Oto co każdy model wymusza na twoim stacku.
KSeF, mandat formatu i pięć narożników: Polska, Niemcy, Hiszpania
ViDA (VAT in the Digital Age) pcha państwa członkowskie w stronę ciągłej kontroli transakcji: urząd widzi ustrukturyzowaną fakturę blisko momentu, w którym powstaje. Polska, Niemcy i Hiszpania deklarują ten kierunek. Maszyny wybrały różne.
Jeśli twoje oprogramowanie ma jeden przycisk „wyślij fakturę", który mailuje PDF, padniesz we wszystkich trzech, z trzech różnych powodów.
Trzy maszyny
| Polska (KSeF) | Niemcy (UStG § 14) | Hiszpania (Crea y Crece + Verifactu) | |
|---|---|---|---|
| Model | Scentralizowany clearance | Zdecentralizowany mandat formatu | Hybryda pięciu narożników plus osobna ustawa o oprogramowaniu |
| Co państwo widzi przy wysyłce | Fakturę. KSeF nadaje numer albo odrzuca. | Nic. Kontrola później. | Kopię UBL przez publiczne rozwiązanie AEAT, na każdym przepływie B2B |
| Prawna faktura | Przyjęty XML FA(3) | Plik ustrukturyzowany EN 16931 (XRechnung albo ZUGFeRD EN 16931 / Extended) | Ustrukturyzowana, podpisana Facturae / UBL / CII (plus zapis Verifactu, jeśli jesteś w zakresie SIF) |
| Dowód doręczenia | UPO (podpisane przez państwo) | Log kanału, QES, EDI albo kontrola wewnętrzna | Potwierdzenie platformy plus status w 4 dni |
| Rura | Tylko KSeF (online, offline, offline24) | Email, Peppol, EDI, portal. Strony wybierają. | Akredytowana platforma prywatna albo publiczna platforma AEAT, platformy muszą się łączyć |
| Offline | Zaprojektowany (trzy tryby) | To nie problem clearance | Tryb incydentu Verifactu; TicketBAI zakłada łączność |
| Wystawianie B2B żywe? | Tak, dla płatników VAT w zakresie | Obowiązek odbioru żywy od 1 stycznia 2025. Wystawianie 1 stycznia 2027 powyżej 800 000 EUR Gesamtumsatz, 1 stycznia 2028 dla reszty | Verifactu: 1 stycznia / 1 lipca 2027. Crea y Crece B2B: październik 2027 / październik 2028 od zarządzenia ministerialnego |
| Dźwignia na zatory | Domniemanie doręczenia + UPO jako dowód windykacyjny | Format plus cywilny Verzug. Brak państwowego strumienia dat zapłaty. | Status obejmuje efektywną datę zapłaty |
Hiszpania to dwie ustawy. Verifactu (RD 1007/2023) rządzi oprogramowaniem do fakturowania: łańcuch hash, QR, SIF. Crea y Crece (ustawa 18/2022 i RD 238/2026) rządzi komercyjną fakturą B2B i jej wymianą. Traktowanie ich jako jednego projektu to sposób, w jaki hiszpańskie wdrożenia gubią termin.
Co każdy model wymusza w oprogramowaniu
Clearance (KSeF). Ścieżka wysyłki to transakcja ze zdalnym organem. Potrzebujesz obsługi sesji, ustrukturyzowanych kodów błędów, archiwum UPO, kolejek offline i numeru KSeF, który później wchodzi w tytuł przelewu (art. 108g od 1 stycznia 2027). „Mailuj klientowi kopię" to wizualizacja, nie wystawienie. Jeśli KSeF leży, a nie jesteś w legalnym trybie offline, nie wystawiłeś faktury.
Mandat formatu (Niemcy). Ścieżka wysyłki to kanał, który wskazał nabywca. Potrzebujesz walidacji EN 16931 (schemat i reguły biznesowe, w tym BT-10), dwóch składni, ZUGFeRD PDF/A-3 bez spłaszczania, archiwum GoBD zapisu ustrukturyzowanego i przełącznika kanału (email / Peppol / EDI) dla każdego nabywcy. UPO nie ma. Pakiet dowodów to plik plus log transmisji. Email jest legalny i słabym kanałem autentyczności.
Pięć narożników (Hiszpania). Ścieżka wysyłki to platforma, która musi łączyć się z platformą kontrahenta i z AEAT. Potrzebujesz akredytacji albo połączenia z akredytowaną platformą, podpisu elektronicznego, Facturae i UBL oraz maszyny statusu z SLA 4 dni kalendarzowe. Faktura nie jest skończona, gdy wychodzi od ciebie. Jest skończona, gdy zaraportowano akceptację, odrzucenie albo zapłatę.
ViDA nie wybiera zwycięzcy za ciebie
Cyfrowe raportowanie ViDA i ustrukturyzowana e-faktura (roboczy horyzont 2030 dla wewnątrzunijnych, przy krajowych reżimach CTC już z przodu) nagradza stacki, które już emitują EN 16931 i potrafią raportować, nie stacki, które trzymają PDF. Nie wymaga od każdego państwa budowy KSeF. Lipcowy plan działań BMF z 2026 przeciw przestępczości podatkowej już wskazuje na raportowanie VAT w czasie rzeczywistym na wierzchu mandatu formatu. Hiszpania już raportuje daty zapłaty. Polska już robi clearance.
Operator wielu rynków nie czeka więc na jedno API UE. Wdrażasz trzy adaptery za jednym dokumentem faktury:
- Kanoniczna faktura (strony, pozycje, podatek, środki płatności, referencje).
- Walidator według rynku (FA(3), KoSIT / XRechnung, Facturae / Verifactu).
- Transport według rynku (sesja KSeF, Peppol albo email, platforma hiszpańska).
Błąd produktu to start od amerykańskiego przepływu, który wiele narzędzi należności nadal sprzedaje: PDF z logo, śledzenie otwarć, przycisk przypomnienia, linia kredytowa. Śledzenie otwarć to nie UPO. Przycisk przypomnienia to nie requerimiento. Linia kredytowa to bank. Żadna z trzech maszyn UE nie jest bankiem.
Plandesk trzyma jeden rekord faktury i trzy transporty. Polska idzie do KSeF. Niemcy emitują XRechnung albo ZUGFeRD i wysyłają kanałem nabywcy. Hiszpania podpisuje, wymienia i raportuje status. Aging i windykacja czytają artefakt prawny tego rynku, nie piksel w mailu.
Niniejszy materiał ma charakter informacji ogólnej i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z doradcą.