Matching płatności SEPA: numer KSeF w przelewie, MPP i reszty
Oprogramowanie należności obiecuje dopasować wpłaty do faktur. W UE to komunikat SEPA, split payment i (w Polsce) 35-znakowy numer KSeF. Co naprawdę matchuje, a co nigdy nie zmatchuje.
Matching płatności SEPA: numer KSeF w przelewie, MPP i reszty
Matching płatności to zamiana uznania bankowego w zamkniętą fakturę. Amerykańskie narzędzia mówią: rozpoznajemy wpłaty klienta i proponujemy dopasowanie. Europejska wersja tego zdania ma specyfikację.
Co ląduje na wyciągu
SEPA Credit Transfer niesie kwotę, nazwę dłużnika, IBAN dłużnika, IBAN wierzyciela i informację o przelewie. Pole komunikatu bywa nieustrukturyzowane, ucięte i napisane przez człowieka, który wpisał wewnętrzne PO nabywcy, ucięty numer faktury albo nic.
Płatności zbiorcze robią gorzej: jedno uznanie, pięć faktur, netto z noty kredytowej i reszta, którą nabywca nazywa „naszym zaokrągleniem". Split payment w Polsce (MPP) zdejmuje VAT na rachunek VAT. Księgi i tak muszą zamknąć fakturę handlową w całości.
Utarg kartowy i gotówka w kasie nie powinny wchodzić do tego silnika. Nigdy nie były należnościami.
Klucze, które działają
| Klucz | Kiedy jest wiarygodny | Tryb porażki |
|---|---|---|
| Dokładna kwota + znany IBAN klienta | Jedna faktura, jedna płatność, stabilne konto płatnika | Dwie otwarte faktury z tą samą sumą; płatność z konta faktora |
| Numer faktury w komunikacie | Nabywca wkleja pełny numer | Ucięcie, prefiksy, „INV" kontra „FV" |
| Referencja end-to-end albo ustrukturyzowana | Wydrukowałeś referencję wierzyciela RF albo krajowy komunikat ustrukturyzowany | Nabywca płaci z portalu, który ją obcina |
| Polski numer KSeF w tytule (art. 108g, od 1 stycznia 2027) | Przelewy między aktywnymi płatnikami VAT, w tym MPP, z 35-znakowym identyfikatorem albo identyfikatorem zbiorczym | BLIK, karty, gotówka: poza zakresem. Daty krążące w sieci (kwiecień 2026, sierpień 2026) są fałszywe. |
| Hiszpańska zaraportowana data zapłaty | Gdy status Crea y Crece żyje dla tej strony | Status mówi opłacone; uznanie bankowe to inna kwota (częściowa, FX, grupowanie) |
Zbuduj silnik rankingowy: referencja ustrukturyzowana, potem numer KSeF gdy obowiązek już działa, potem (klient + dokładna kwota), potem (klient + kwota w tolerancji, którą logujesz), potem kolejka. Nigdy nie zamykaj automatycznie po samej nazwie dłużnika. Nazwy na SEPA to nie tożsamość prawna.
Częściowe, noty, FX
Faktura 10 000 EUR i uznanie 9 400 EUR to nie padnięty matching. To reszta 600 EUR. Silnik powinien zaproponować kombinację, nie zostawiać obu pozycji otwartych, aż księgowy wymyśli dekret.
FX: faktura EUR zapłacona z PLN to dwa kursy (NBP dla faktury, bank dla płatności) i różnica kursowa. Dopasowanie płatności do faktury nadal jest możliwe na kwocie walutowej. Księgowanie różnicy to osobna linia. Nie zmieniaj sumy faktury, żeby wiersz bankowy „pasował".
Czym matching nie jest
- Otwarcie maila albo klik „oznacz jako opłacone" w kliencie poczty
- Callback linku płatności bez uznania bankowego na twoim koncie
- Przypomnienie, na które nabywca odparł „zapłaciliśmy w zeszłym tygodniu", bez kwoty
- Import CSV „opłacone" z marketplace, podczas gdy wypłata nadal jest zbiorczym transferem
Jeśli nie możesz wskazać transakcji bankowej (albo przechwycenia karty, przy kasie), faktura jest otwarta. Hiszpania w końcu każe raportować efektywną datę zapłaty. Raport „opłacone" z kliknięcia, potem odkrycie, że uznanie nigdy nie weszło, to fałszywy status w systemie, który widzi też AEAT.
Przygotowanie na 1 stycznia 2027 w Polsce
Art. 108g wkłada numer KSeF w tytuł przelewu między aktywnymi płatnikami VAT. To pierwszy raz, gdy masowe polskie płatności B2B niosą z mocy prawa unikalny identyfikator faktury. Biura rachunkowe, które nadal wklejają numery faktur ręcznie, powinny budować w H2 2026 ścieżkę wyciągnij i dopasuj: wyciąg bankowy na wejściu, regex albo parsowanie 35-znakowego identyfikatora, odszukanie faktury, księgowanie, kolejka wyjątków dla płatności zbiorczych z identyfikatorem zbiorczym.
Nabywcy potrzebują szablonów, które wstawiają numer. Sprzedawcy potrzebują numeru na każdej wizualizacji i w każdej prośbie o płatność, nie tylko wewnątrz XML.
Kontrole
Księguj automatycznie tylko gdy klucz jest unikalny i kwota się zgadza. Wszystko inne to propozycja z potwierdzeniem człowieka. Zmiany IBAN nadal idą regułą kartoteki dostawcy z noty o oszustwach: faktura nie ma prawa przekierować płatności.
Plandesk matchuje po referencjach ustrukturyzowanych, a przy polskich przelewach VAT, po numerze KSeF gdy zasada 2027 zacznie obowiązywać. Niedopasowane uznania siadają na kliencie, nie na ogólnym koncie przejściowym, o którym zapominasz. Aging czyta otwarte faktury po matchingach, nie przed.
Niniejszy materiał ma charakter informacji ogólnej i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sytuacji zweryfikuj aktualne przepisy lub skonsultuj się z doradcą.