XRechnung o ZUGFeRD: com triar el format correcte (i els perfils que fallen)
L'obligació alemanya accepta XRechnung i ZUGFeRD, però no tot ZUGFeRD. Els perfils Minimum i Basic-WL no compleixen EN 16931. Com triar i com validar abans d'enviar.
XRechnung o ZUGFeRD: com triar el format correcte (i els perfils que fallen)
L'obligació alemanya de factura electrònica no prescriu un únic format. Prescriu un estàndard: EN 16931. Dos formats dominen l'espai conforme. Triar entre ells és una decisió de flux de treball, no de compliment. Triar el perfil de ZUGFeRD equivocat és un incompliment.
Els dos formats
XRechnung
L'estàndard oficial alemany: un fitxer XML purament estructurat, definit com l'especificació d'ús nucli (CIUS) alemanya d'EN 16931. Disponible en dues sintaxis, totes dues igual de vàlides:
- UBL (Universal Business Language)
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
XRechnung és màquina primer. No hi ha capa llegible per a persones; la visualització la genera el programari del receptor. És obligatori per a facturació B2G a l'administració federal des de 2020, cosa que el converteix en el format per defecte en sectors que treballen amb el sector públic.
ZUGFeRD
Un format híbrid: un PDF/A-3 llegible amb l'XML estructurat incrustat a dins. El destinatari veu una factura normal; el programari n'extreu l'XML.
Per complir l'obligació, ZUGFeRD ha de ser versió 2.0.1 o posterior amb un perfil conforme a EN 16931:
- Perfil EN 16931 (Comfort): totalment conforme
- Perfil Extended: conforme, amb dades addicionals sobre l'estàndard
- Perfil XRechnung: el model de dades de XRechnung dins del contenidor híbrid
La trampa dels perfils
ZUGFeRD es distribueix en perfils amb contingut de dades diferent. Dos d'ells no compleixen l'obligació:
| Perfil | Conforme? | Motiu |
|---|---|---|
| Minimum | No | Contingut de dades insuficient per a EN 16931 |
| Basic-WL | No | Contingut de dades insuficient per a EN 16931 |
| Basic | No | Per sota dels requisits d'EN 16931 |
| EN 16931 (Comfort) | Sí | Conformitat plena amb l'estàndard |
| Extended | Sí | EN 16931 més extensions |
Una factura emesa com a ZUGFeRD Minimum o Basic-WL és una "sonstige Rechnung": legalment no és una factura electrònica. Passats els períodes transitoris, no dona dret a deducció de l'IVA suportat al comprador. La trampa: el fitxer continua semblant una factura PDF normal. Ningú no se n'adona fins a una validació o una auditoria.
El marc de decisió
| La vostra situació | Format adequat |
|---|---|
| Màxima automatització; clients grans o sector públic | XRechnung |
| Destinataris també petits negocis que llegeixen factures a mà | ZUGFeRD (perfil EN 16931) |
| Factura a administracions públiques | XRechnung (ja obligatori en B2G) |
| Interoperabilitat amb molts socis i països | XRechnung UBL o Peppol BIS 3.0 |
| Relacions EDI existents amb volum | Mapatge EDI alineat amb EN 16931 (transitori) |
La naturalesa híbrida de ZUGFeRD és el seu veritable avantatge: un fitxer serveix a l'ull del comptable i al programari. L'XML pur de XRechnung és el seu avantatge: sense ambigüitat sobre quina capa és l'autoritativa. Tingueu en compte que, segons la GoBD, la part estructurada és el registre autoritatiu en tots dos casos.
Validar abans d'enviar
La taxonomia d'errors del mandat distingeix dos tipus de fallada:
- Errors de format: el fitxer viola la sintaxi o les especificacions tècniques. Una factura electrònica formalment defectuosa no és una factura electrònica segons l'article 14 (1) frase 6 UStG; la deducció de l'IVA sobreviu només durant els períodes transitoris.
- Errors de regles de negoci: l'XML està ben format però viola regles lògiques. El cas clàssic: el camp obligatori BT-10 (referència del comprador) buit en una XRechnung. Un altre: l'import d'impost declarat no coincideix amb el calculat. Els validadors els detecten com a errors crítics.
El validador KoSIT és l'eina de referència. El flux:
- Genereu una factura de mostra des del sistema de producció, no des d'una plantilla de prova.
- Passeu-la pel validador KoSIT.
- Corregiu a la font de dades (dades mestres, lògica del formulari), mai editant l'XML a mà.
- Revalideu i envieu.
La BStBK recomana als receptors validar igualment cada factura electrònica entrant: sintaxi, semàntica i conformitat amb les extensions nacionals. Una factura invàlida rebuda és un assumpte per plantejar a l'emissor de seguida, no per comptabilitzar i descobrir després.
Errors habituals
Assumir que "ZUGFeRD" vol dir conforme. El perfil decideix. Comproveu quin perfil genera de veritat el programari.
Editar a mà la capa PDF d'un ZUGFeRD. La capa visual i l'XML han de coincidir. Editar-ne una desincronitza el fitxer; la part estructurada és la legalment rellevant.
Tractar la validació com a problema del receptor. Un error de format en una factura que emeteu després de la data d'obligació és el vostre incompliment i el problema d'IVA del client.
Oblidar el BT-10. Les grans empreses i el sector públic encaminen les factures per la referència del comprador. Si falta, hi ha rebuigs encara que l'XML sigui tècnicament vàlid.
Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.