NIP de comprador incorrecte en una factura KSeF: l'únic procediment correcte

Heu emès una factura per KSeF amb el NIP del comprador incorrecte. El sistema l'ha acceptada, ha assignat un número KSeF i ha emès un UPO. La factura és ara en circulació legal, visible per a l'empresa que realment posseeix aquest NIP. No la podeu editar. No la podeu anul·lar. No podeu emetre una nota korygująca, perquè la nota de correcció emesa pel comprador es va abolir l'1 de febrer de 2026.

La solució exigeix tres documents i una conversa amb el vostre comprador. No hi ha dreceres.

Per què KSeF no va detectar l'error

El Ministeri d'Hisenda va confirmar a les FAQ que KSeF només valida el compliment de l'esquema FA(3) i els permisos de l'emissor. No contrasta les dades del comprador amb el registre fiscal. Una factura conforme a l'esquema amb un NIP mal teclejat supera la validació, rep un número KSeF i entra en circulació legal. El sistema no sap si el NIP pertany al vostre client real, a una empresa totalment aliena o a ningú.

Això significa que la factura amb el NIP incorrecte ja s'ha lliurat a l'empresa que posseeix aquest NIP. Si el NIP pertany a un contribuent real i actiu, aquesta empresa pot veure la vostra factura a la safata de KSeF. No ho podeu desfer. La factura roman visible per a ella de forma permanent. No hi ha recuperació, ni esborrament, ni retirada retroactiva.

El procediment dels tres documents

Document 1: Korekta do zera (anul·lació a zero)

Emeteu una faktura korygująca que redueix a zero cada línia de la factura original. Aquesta correcció ha de referenciar el número KSeF de la factura original i fer servir el NIP incorrecte, no el correcte. La correcció anul·la a zero la factura original als ulls de l'administració tributària, però no elimina l'original de la safata de KSeF del comprador equivocat.

La base legal és l'art. 106j ap. 2 núm. 2 lletra a de la llei de l'IVA. La correcció l'ha d'emetre el venedor (vós), no el comprador. La nota korygująca emesa pel comprador es va derogar l'1 de febrer de 2026 amb la supressió de l'art. 106k.

Camps clau:

• Referenciar el número de factura i el número KSeF de l'original
• Fer servir el NIP incorrecte (el mateix que l'original)
• Posar totes les línies a zero
• Indicar el motiu de la correcció (la przyczyna korekty és opcional segons l'art. 106j ap. 2a, encara que les granges de contingut afirmin que és obligatòria)

Document 2: Nova factura original

Emeteu una factura completament nova amb el NIP del comprador correcte. Aquesta factura rep un número de factura nou, una data d'emissió nova i un número KSeF nou. No és una correcció. És una factura original nova.

Punts clau:

• Número de factura nou de la vostra sèrie de numeració
• La data d'emissió és avui (la data en què emeteu la nova factura, no la de l'original)
• NIP del comprador correcte, verificat contra la biała lista abans de l'enviament
• Totes les línies, imports i tipus d'IVA de la factura original
• Transmetre per KSeF com una factura normal

Document 3: Notificació al comprador

Contacteu el vostre comprador directament. Expliqueu-li què ha passat. Ha de saber:

• La factura original amb el NIP incorrecte és visible a la safata de KSeF d'un tercer
• S'ha emès una anul·lació a zero contra l'original
• Una nova factura amb el NIP correcte és de camí
• Ha de comptabilitzar la nova factura, no l'original

Aquesta conversa no és opcional. Si el comptable del comprador comptabilitza la factura original (la qual cosa pot passar si la veu al seu sistema abans de la vostra trucada), deduirà IVA d'una factura que ha estat anul·lada a zero. La discrepància genera feina de conciliació per a totes dues parts.

El que no heu de fer

No intenteu anul·lar la factura. KSeF no té funció de cancel·lació, anul·lació ni esborrament. Un cop assignat el número KSeF, la factura existeix permanentment.

No emeteu una nota korygująca. La nota de correcció emesa pel comprador es va abolir l'1 de febrer de 2026. Encara que el vostre comprador s'ofereixi a emetre'n una, no té efecte legal a KSeF.

No intenteu arreglar el NIP fora de KSeF. Editar la vostra còpia local de la factura, enviar un PDF corregit o emetre una factura nova sense anul·lar l'original crea registres paral·lels que no coincideixen amb el que conté KSeF. Per a l'administració tributària, l'original amb el NIP incorrecte continua actiu.

No ignoreu el problema. L'original amb el NIP incorrecte és visible per a un tercer. Si aquesta empresa el comptabilitza com a compra, els vostres registres fiscals i els d'ella queden contaminats. L'anul·lació a zero és el que indica a l'administració que l'original no ha de comptar.

Exemple: un dígit de diferència

Una consultora sp. z o.o. emet una factura de 12.000 PLN més el 23 per cent d'IVA per KSeF. Tres dies després, el comptable del comprador diu que no veu la factura a la safata de KSeF. El venedor comprova i descobreix que el NIP del comprador difereix en un dígit: 7010001234 en lloc de 7010001235.

El NIP incorrecte pertany a un contribuent real i actiu. Aquesta empresa pot veure ara la factura de la consultora a la safata de KSeF. El venedor no la pot eliminar.

El venedor emet una korekta do zera que referencia el número KSeF de l'original i fa servir el NIP incorrecte (7010001234). Totes les línies es posen a zero. La correcció es transmet a KSeF i rep el propi número KSeF.

A continuació, el venedor emet una nova factura original amb el NIP correcte (7010001235), un número de factura nou, la data d'avui i els mateixos 12.000 PLN més el 23 per cent d'IVA. Aquesta factura es transmet a KSeF i rep el propi número KSeF.

El venedor truca al comprador, li explica la situació i li confirma quin número de factura i quin número KSeF ha de comptabilitzar.

Documents a KSeF en total: tres. L'original (NIP incorrecte, encara visible per al tercer), l'anul·lació a zero i el nou original. L'administració tributària veu l'original i la correcció que es compensen a zero, més el nou original com a factura activa.

Prevenció: verificar abans d'enviar

El procediment del NIP incorrecte és prou feixuc perquè la prevenció valgui la pena. Abans de transmetre cap factura a KSeF:

1. Comproveu el dígit de control del NIP. El NIP de 10 dígits té un dígit de control calculat a partir dels 9 primers. Si falla, el NIP és incorrecte.
2. Consulteu el NIP a la biała lista podatników VAT. Així confirmeu que el NIP pertany a un contribuent d'IVA actiu i coincideix amb la raó social del vostre comprador.
3. Comproveu VIES per a compradors de la UE. Si factureu a un client de la UE, verifiqueu el número d'IVA a la base VIES abans d'emetre.
4. Feu servir la fitxa del client, no text lliure. Deseu els NIP verificats a la base de dades de clients i preneu-los d'allà, en lloc de teclejar el NIP a mà a cada factura.

Plandesk fa les quatre comprovacions automàticament abans de l'enviament. El NIP es valida contra el dígit de control, es consulta a la biała lista i es contrasta amb la fitxa del client. Si el NIP no coincideix, la factura es bloqueja abans d'arribar a KSeF. El procediment del NIP incorrecte existeix per quan la prevenció falla. No hauria de ser la vostra estratègia principal.

Aquest material té caràcter informatiu general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a un cas concret, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.