L'UPO de KSeF: la prova de lliurament i l'expedient de reclamació de deute

Quan KSeF accepta la factura, retorna un UPO (potwierdzenie przyjęcia). L'UPO és un document que porta una signatura electrònica qualificada, un segell de temps i un hash de la factura enviada. És una prova signada per l'Estat que la factura va arribar al sistema fiscal i va rebre un número KSeF.

L'UPO acaba amb l'excusa de "la factura no va arribar mai". Abans de KSeF, els compradors podien al·legar que mai no van rebre una factura enviada per correu electrònic o postal. Amb KSeF, el lliurament es presumeix quan s'assigna el número KSeF. L'UPO és l'evidència.

Què conté l'UPO

• Número KSeF: L'identificador de factura de 35 caràcters
• Segell de temps: Data i hora d'acceptació
• Hash de la factura: Hash criptogràfic de l'XML FA(3) enviat
• Signatura electrònica qualificada: Signada per l'Estat, jurídicament vinculant sota eIDAS

L'UPO no és només un rebut. És un document electrònic qualificat amb el mateix valor legal que una confirmació de lliurament notarial.

Arxivar l'UPO

Guardeu l'UPO juntament amb el registre de la factura. El programari de facturació hauria de descarregar-lo i arxivar-lo automàticament. Si no ho fa, descarregueu-lo manualment des d'Aplikacja Podatnika després de cada enviament.

Període de conservació: 10 anys, igual que la retenció de l'historial de sessions de KSeF. L'UPO s'ha de guardar en un format que preservi la signatura qualificada (normalment un PDF o XML signat). No el convertiu a un PDF simple, que elimina la signatura.

Muntar un expedient d'evidències per reclamar

Quan un comprador no paga, l'UPO és la base de l'expedient d'evidències. Polònia té el pitjor problema de morositat de la UE: retards mitjans de 53 dies el 2025 (Coface), amb interessos legals del 14 % anual el primer semestre de 2026.

L'expedient d'evidències conté:

1. La factura (XML FA(3) o visualització en PDF)
2. L'UPO (prova de lliurament a KSeF, signada per l'Estat)
3. El número KSeF (vincula la factura al registre fiscal)
4. El wezwanie do zapłaty (requeriment formal de pagament)
5. El càlcul d'interessos legals (14 % anual des de la data de venciment)
6. La compensació per costos de recuperació (40 EUR per a factures de menys de 50 EUR, 70 EUR per a 50-5.000 EUR, 100 EUR per a més de 5.000 EUR, segons l'art. 10)

El wezwanie do zapłaty

El requeriment formal de pagament hauria de referenciar:

• El número de factura i el número KSeF
• La data de l'UPO (prova de lliurament)
• La data de venciment original
• Els interessos legals meritats
• L'import de la compensació per costos de recuperació
• Un nou termini de pagament (normalment 7 dies)

L'UPO fa el requeriment creïble. El comprador no pot discutir el lliurament. L'única qüestió és si pagarà, no si va rebre la factura.

Recepció presumida segons l'art. 106na

Segons l'art. 106na de la llei de l'IVA, una factura enviada a través de KSeF es presumeix rebuda pel comprador quan apareix a la seva safata de KSeF. El comprador no necessita descarregar-la ni acusar recepció activament. Visibilitat equival a lliurament.

Això vol dir que l'obligació d'IVA del comprador (la deducció de l'IVA suportat) comença quan la factura apareix a la seva safata de KSeF, l'hagi llegida o no. Per al venedor, el segell de temps de l'UPO és la prova de lliurament.

Interessos legals: automàtics però desaprofitats

La posició legal del creditor és sòlida, però la majoria de pimes no cobren mai els interessos legals perquè el càlcul i la documentació són manuals. Un comptador d'interessos legals en temps real i un generador de wezwanie do zapłaty d'un clic converteixen la llei en efectiu.

El tipus d'interès és el tipus de referència del NBP més 10 punts percentuals (14 % anual el primer semestre de 2026). Es merita automàticament des del dia següent al venciment. La compensació per costos de recuperació (40/70/100 EUR) també es merita automàticament per factura impagada.

Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.