Factures de proveïdor: rebre la factura electrònica ja és la feina
Els comptes a pagar d'una botiga no són un producte de targeta. Són factures electròniques d'entrada, mercaderia rebuda i un pagament que encaixa. El deure de recepció, el rellotge de quatre dies i la regla de l'IBAN.
Factures de proveïdor: rebre la factura electrònica ja és la feina
Les plataformes de finances posen el pagament de factures i els comptes a pagar al costat de les targetes d'empresa. Per a una botiga europea la feina legal comença abans: podeu rebre la factura de debò, i podeu provar que n'heu fet alguna cosa.
Rebre no és opcional
| Mercat | Factura d'entrada avui | Què vol dir "processada" |
|---|---|---|
| Alemanya | Deure de recepció vigent des de l'1 de gener de 2025. EN 16931 (XRechnung o ZUGFeRD EN 16931 / Extended). N'hi ha prou amb una bústia per al BMF. No n'hi ha prou per a la GoBD si aplaneu l'XML. | Acceptar el fitxer estructurat, arxivar-lo sense alterar, comptabilitzar-lo, pagar l'IBAN de dades mestres del proveïdor |
| Espanya | Crea y Crece: un cop sou a l'àmbit, reporteu acceptació, rebuig amb motius o data de pagament en 4 dies naturals. TicketBAI / Verifactu continuen aplicant al que emeteu vós. | Triage en quatre dies. El silenci és un problema d'estat, no un calaix |
| Polònia | La factura KSeF del proveïdor es considera rebuda quan entra a la vostra bústia (art. 106na). No podeu al·legar que "el PDF no va arribar". | Descarregar, casar, pagar. Des de l'1 de gener de 2027 el número KSeF va al concepte de la transferència |
El model estatunidenc de "reenvieu les factures a bills@ i en farem l'OCR del PDF" és el contrari d'això. El PDF d'un altre format alemany és un risc de Vorsteuer (IVA suportat) un cop passades les dates d'obligació d'emissió. El PDF espanyol no és la factura electrònica sota el RD 238/2026.
Caseu-ho amb el que va arribar, i després pagueu
Tres registres han de coincidir:
- La factura del proveïdor (estructurada).
- El bé o el servei (albarà, recepció, rebut de cuina, "sí, vam agafar la cervesa").
- El pagament (SEPA, pagament fraccionat a Polònia (MPP), targeta només si aquell era el pacte).
Els desquadres són la feina:
- Factura de 40 caixes, albarà de 38. Parcial. No pagueu automàticament el total de l'XML.
- Nota de crèdit després d'una devolució. Encaix combinat, igual que a comptes a cobrar.
- Números de factura electrònica duplicats. KSeF i Verifactu fan més difícils els duplicats silenciosos. El ZUGFeRD per correu encara en fa.
- Un IBAN a la factura que no és l'IBAN del registre del proveïdor. Pagueu el registre. Tracteu el camp de la factura com una proposta. És el control de frau de la nota sobre el canal de correu alemany.
Les aprovacions són curtes
A un restaurant no li cal una plataforma de compres de sis passos. Li cal:
- Proveïdor nou: una segona persona, un segon canal, abans del primer pagament
- Import per sobre d'un llindar: el propietari, no el cuiner que va fer la trucada
- Recurrent, IBAN inalterat, albarà coincident: es pot comptabilitzar
Els controls de política de targeta sobre la despesa dels empleats són un altre producte. El personal que compra julivert amb una targeta personal és una despesa. Un engròs que envia una XRechnung és comptes a pagar. No barregeu totes dues en el mateix gest de passar la targeta.
Qui reporta què a Espanya
Com a receptor accepteu o rebutgeu amb motius dins de quatre dies un cop l'obligació us aplica. El rebuig habitual per endarrerir el pagament és visible. Com a pagador, després reporteu la data efectiva de pagament del banc, no d'un clic al correu.
Alemanya no té cap flux estatal de dates de pagament. L'antiguitat de comptes a pagar és el vostre report. Polònia té el número KSeF com a clau d'encaix futura a la sortida.
Plandesk posa les factures electròniques de proveïdor al mateix proveïdor que les recepcions d'estoc. Rebre, casar, pagar des de les dades mestres. L'exportació de la gestoria inclou el fitxer d'entrada, no una línia teclejada de nou.
Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.