Diverses empreses, un sol sistema: facturar amb una JDG i una spółka sense caos
La llei polonesa permet una sola JDG per persona, així que els empresaris combinen una JDG amb una spółka. KSeF autoritza per NIP, cosa que obliga a un compte per empresa. Cap eina per a pimes ofereix una vista consolidada. Aquesta és la bretxa estructural i com tancar-la.
Diverses empreses, un sol sistema: facturar amb una JDG i una spółka sense caos
La llei polonesa permet una sola empresa unipersonal (jednoosobowa działalność gospodarcza, JDG) per persona. Les societats limitades (spółki z o.o.) no tenen aquest límit. Els empresaris en sèrie combinen les formes: una JDG per als ingressos de consultoria, una spółka per a una botiga en línia, potser una altra spółka per a un projecte paral·lel. Cada entitat té el seu NIP, els seus comptes bancaris, la seva numeració de factures i la seva autorització a KSeF.
KSeF ho ha posat més difícil. L'autorització és estructuralment per NIP. Un token, un NIP. Una sessió, una entitat. Cap eina comercial per a pimes ofereix un tauler consolidat multiempresa, una base de clients compartida entre NIP, facturació intercompany o rols entre entitats. Existeix el canvi de compte. La consolidació no.
Per què el mercat falla aquest usuari
Els quatre líders del SaaS per a pimes a Polònia (Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt) ja incorporen suport per a KSeF 2.0. Tots ofereixen comptes vinculats o plans multiempresa. El que cap no ofereix és un espai de treball que tracti el propietari com a unitat principal, no l'empresa.
La limitació és arquitectònica. El model d'autorització de KSeF és per NIP, així que el model d'autenticació de l'eina ha de ser per NIP. Cada entitat necessita el seu token, la seva sessió, els seus permisos. Incorporar un espai de treball centrat en l'entitat sobre un producte de compte per empresa no és una funcionalitat, és una reescriptura. Per això cap producte establert no l'ha llançat.
El resultat per a l'usuari: entrar a l'entitat A, emetre factures, sortir. Entrar a l'entitat B, emetre factures, sortir. Comprovar la posició de tresoreria consolidada obrint un full de càlcul i copiant números de dues pestanyes del navegador. Donar accés a la gestoria dues vegades, una per entitat, amb permisos separats. Emetre una factura intercompany entre la JDG i la spółka amb dos comptes separats, sense cap vincle a nivell de sistema entre elles.
El model de permisos de KSeF 2.0 com a referència de disseny
El sistema públic té un model de permisos més granular que els frontals comercials construïts a sobre. KSeF 2.0 separa els drets irrevocables del propietari dels permisos delegables:
| Permís | Descripció | Delegable? |
|---|---|---|
| Propietari | Irrevocable, assignat al titular del NIP | No |
| Emissió | Emetre factures a través de KSeF | Sí |
| Accés | Veure factures i historial de sessions | Sí |
| Gestió de permisos | Concedir permisos a tercers | Sí (però no s'hauria de concedir a la gestoria) |
| Historial de sessions | Veure el registre de sessions de 10 anys | Sí |
KSeF permet concedir permisos a una entitat per NIP, que és el patró recomanat per a les gestories. La gestoria rep drets d'emissió i accés sobre el NIP del client, amb la marca "dalsze przekazywanie" per poder delegar internament en el seu personal. La gestoria no hauria de rebre mai el dret de gestió de permisos. L'historial de sessions es conserva 10 anys.
Les eines comercials per a pimes van per darrere d'aquest model. El rol PRZEDSIĘBIORCA de wFirma no admet limitació de permisos. Fakturownia ofereix quatre rols de sistema amb restricció per departament, però sense delegació entre entitats. El model de permisos de KSeF és la referència de disseny del que un espai multiempresa ben fet hauria d'oferir.
L'arquitectura correcta: espai de treball centrat en l'entitat
El propietari és la identitat principal. Les entitats són objectes dins del seu espai de treball. Cada entitat té la seva autorització a KSeF (token o certificat) gestionada internament. El propietari veu una vista consolidada de totes les entitats.
Com es veu a la pràctica
Un inici de sessió, N entitats. El propietari entra un cop. Veu un tauler amb totes les seves entitats: la JDG, la spółka, qualsevol societat addicional. Pot canviar de context d'entitat amb un clic, però també pot veure vistes consolidades.
Vista de tresoreria consolidada. Cobraments pendents totals de totes les entitats. Pagaments pendents totals. Factures vençudes, independentment de quina entitat les va emetre. Un únic informe d'antiguitat que abasta tot el negoci del propietari.
Base de clients compartida. Un client que compra tant a la JDG com a la spółka apareix un sol cop a la base de contactes, amb historials de facturació separats per entitat. Sense fitxes duplicades. Sense risc d'usar el NIP de l'entitat equivocada en facturar a un client compartit.
Facturació intercompany. El propietari emet una factura des de la JDG a la spółka. El sistema sap que ambdues entitats pertanyen al mateix propietari. Aplica preus de mercat (regles de preus de transferència de l'art. 11), gestiona la qüestió de la representació (l'art. 210 del KSH exigeix un apoderat per a operacions intercompany a les spółki) i genera l'expedient d'evidències: la factura, els números KSeF d'ambdues parts i el contracte intercompany.
Delegació de la gestoria com a entitat. La gestoria rep accés per entitat mitjançant el seu NIP, amb la marca "dalsze przekazywanie". La gestoria veu totes les entitats del client en un sol espai de treball, pot emetre factures per a qualsevol i pot delegar en el seu personal. El propietari pot revocar l'accés per entitat en qualsevol moment.
El que cap eina per a pimes no fa avui
Cap eina polonesa de facturació per a pimes no ofereix:
- Un tauler consolidat multiempresa amb cobraments, pagaments i posició de tresoreria de totes les entitats d'una mateixa persona
- Una base de clients compartida amb historials de facturació per entitat
- Facturació intercompany amb controls de compliment integrats (preus de mercat, representació, expedient d'evidències)
- Rols entre entitats (per exemple, un empleat que pot emetre per a l'entitat A però només consultar l'entitat B)
- Un registre d'auditoria visible per al propietari que abasti totes les entitats
Són funcionalitats de classe ERP. Cap eina per a pimes no les inclou perquè l'arquitectura no les suporta. L'espai de treball centrat en l'entitat és l'única bretxa estructural que els productes establerts no poden tancar ràpid, perquè adaptar-ho exigeix repensar el model de dades des de zero.
Donar accés a la gestoria: com fer-ho bé
La gestoria no té accés per defecte al vostre KSeF, encara que porti anys fent la comptabilitat. Cal concedir els permisos de forma explícita.
El procediment correcte:
- Concediu per entitat, no per persona. A KSeF, autoritzeu el NIP de la gestoria com a entitat autoritzada, no el PESEL d'un empleat concret. Així la gestoria pot delegar internament.
- Feu servir la marca "dalsze przekazywanie". Permet que la gestoria doni accés al seu personal sense tornar a vós per cada empleat nou.
- Concediu drets d'emissió i accés. No concediu el dret de gestió de permisos. La gestoria no hauria de poder donar accés al vostre KSeF a tercers.
- Repetiu per entitat. Si teniu una JDG i una spółka, concediu a la gestoria accés a tots dos NIP per separat.
- Programeu una revisió trimestral. Comproveu qui té accés al vostre KSeF. Retireu qui ja no n'ha de tenir. L'historial de sessions de 10 anys vol dir que cada acció queda registrada i és auditable.
Higiene de seguretat per a propietaris multiempresa
Cada entitat és una superfície d'atac separada. Un token compromès d'una entitat no hauria de donar accés a les altres.
- Comptes nominals, no accessos compartits. Cada persona que accedeix a les entitats té el seu compte. Sense contrasenyes compartides.
- Autenticació de dos factors. Activeu el 2FA a tot compte que pugui emetre factures o veure dades financeres.
- Revocació immediata. Quan un empleat o col·laborador marxa, revoqueu-li l'accés de seguida a totes les entitats. No espereu a final de mes.
- Tokens separats per entitat. No reutilitzeu un token entre NIP. Si un token es compromet, el radi del dany és una entitat, no totes.
- Revisió del registre d'auditoria. Reviseu l'historial de sessions de cada entitat trimestralment. Busqueu accessos des d'ubicacions desconegudes, factures emeses fora de l'horari laboral o canvis de permisos que vós no vau autoritzar.
L'espai de treball multiempresa de Plandesk implementa tots aquests controls. El propietari és la identitat principal. Les entitats es gestionen dins de l'espai de treball, cadascuna amb la seva autorització a KSeF. La gestoria rep accés per entitat amb la marca "dalsze przekazywanie". La facturació intercompany inclou controls de compliment. El registre d'auditoria abasta totes les entitats i és visible per al propietari. L'arquitectura existeix perquè la limitació per NIP és real, però el model mental de l'usuari és "els meus negocis", no "el compte de l'empresa A, el compte de l'empresa B".
Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.