KSeF caigut o amb retard: modes offline24 i d'emergència pas a pas

Els modes offline a KSeF són norma permanent, no una concessió temporal. Quan el sistema no està disponible, podeu emetre factures localment i enviar-les després. La data d'emissió P_1 de la factura és la data en què la vau redactar, no la data en què la vau enviar. Això preserva la data legal i el tipus de canvi del NBP aplicable.

Existeixen tres modes offline, cadascun amb disparadors i terminis de reenviament distints.

Mode offline24

Quan fer-lo servir: KSeF no està disponible temporalment (temps d'espera esgotat, errors 500/503, finestra de manteniment).

Procediment:

1. Emeteu la factura al programari de facturació amb la data d'avui com a P_1.
2. El programari genera l'XML FA(3) localment i l'emmagatzema.
3. Envieu l'XML a KSeF abans del dia laborable següent.
4. KSeF assigna el número KSeF i emet l'UPO.

Detall clau: La factura porta un codi QR Kod II "CERTYFIKAT" a més del codi QR estàndard Kod I. El QR Kod II autentica l'emissor mitjançant un certificat de tipus 2 i indica al comprador que aquesta factura es va emetre en mode offline. El programari de facturació ha de suportar la generació de certificats de tipus 2 perquè el mode offline24 funcioni.

Mode d'indisponibilitat anunciada

Quan fer-lo servir: El Ministeri d'Hisenda anuncia un manteniment planificat o un període de caiguda conegut.

Procediment: Igual que offline24. Emeteu localment, envieu abans del dia laborable següent després del final del període anunciat. El Ministeri publica els calendaris de manteniment a ksef.podatki.gov.pl.

Mode d'emergència (Tryb Awaryjny)

Quan fer-lo servir: KSeF està completament indisponible durant un període prolongat. El Ministeri declara el mode d'emergència.

Procediment:

1. Emeteu la factura localment amb la data d'avui com a P_1.
2. Guardeu l'XML FA(3) i el codi QR Kod II.
3. Envieu dins dels 7 dies laborables següents que KSeF torni a estar disponible.

Detall clau: La finestra de 7 dies laborables és més llarga que el termini del dia laborable següent d'offline24. El mode d'emergència és per a fallades sistèmiques, no per a talls puntuals.

El risc de sanció des de gener de 2027

Incomplir el termini de reenviament no és un problema el 2026. El període educatiu vol dir que no hi ha sancions per enviaments offline tardans. A partir de l'1 de gener de 2027, una factura emesa en mode offline que no s'envia dins del termini esdevé una factura emesa fora de KSeF. La sanció és de fins al 100 % de l'IVA declarat (art. 106ni).

Això converteix el seguiment de terminis en una funció de compliment. El programari de facturació hauria de:

• Controlar el termini d'enviament de cada factura offline
• Avisar-vos quan el termini s'acosta
• Enviar automàticament quan KSeF torna a estar disponible
• Registrar la marca de temps de l'enviament com a evidència

Què fer ara mateix

1. Configureu l'eina de facturació per a offline24. Proveu-ho emetent una factura de prova en mode offline i enviant-la.
2. Verifiqueu el suport de certificats de tipus 2. L'eina necessita un certificat de tipus 2 vàlid per generar el codi QR Kod II. Sense ell, les factures offline no són legalment vàlides.
3. Vigileu els anuncis de manteniment a ksef.podatki.gov.pl. Planifiqueu al voltant de les finestres d'indisponibilitat anunciades.
4. Configureu alertes de termini. Des de gener de 2027, tota factura offline té un termini d'enviament estricte amb risc de sanció.

Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.