Arxiu GoBD de factures electròniques: per què aplanar un ZUGFeRD destrueix el compliment

La GoBD (Principis per a la correcta custòdia i conservació de llibres, registres i documents en forma electrònica i per a l'accés a dades) són les regles administratives del BMF que concreten els articles 146 i 147 del Codi Fiscal (AO) per a processos digitals. No són una llei, però vinculen tot obligat a portar comptabilitat a Alemanya, de l'autònom al grup empresarial. Per a les factures electròniques, una regla ho decideix tot: el registre de dades estructurat és el registre que s'arxiva, i s'ha d'arxivar sense canvis.

La regla central

El FAQ de la BStBK ho afirma directament: per arxivar una factura electrònica de forma conforme a la GoBD, com a mínim el registre de dades estructurat s'ha de conservar sense canvis, present en la forma original i complint els requisits d'immutabilitat. S'ha de garantir l'avaluabilitat automatitzada per l'administració fiscal.

A la pràctica:

• XRechnung: arxiveu el fitxer XML tal com es va rebre o enviar. Aquest és tot el registre.
• ZUGFeRD: arxiveu el PDF/A-3 amb l'XML incrustat intacte. La part estructurada és l'autoritativa; la capa visual també pot contenir contingut fiscalment rellevant (anotacions de comptabilització, segells) i s'ha de conservar igualment.

El falliment de l'aplanat

L'error d'arxiu més comú: arriba una factura electrònica, algú l'imprimeix o la converteix a PDF simple "per a l'arxiu", i el fitxer original s'esborra. Amb un ZUGFeRD, la conversió a PDF ordinari elimina l'XML incrustat. El que queda és una "sonstige Rechnung" a l'arxiu, no la factura electrònica que vau rebre.

Conseqüències en una auditoria:

• El document arxivat ja no sosté la deducció de l'IVA suportat que vau aplicar
• El requisit d'immutabilitat queda trencat: un fitxer regenerat o renderitzat de nou no és el registre original
• La Verfahrensdokumentation (documentació de processos) descriu un procés de factura electrònica que l'arxiu contradiu

La regla pràctica: no deixeu que cap transformació toqui el registre arxivat. Deseu el que va arribar, com va arribar.

Els sis requisits de la GoBD aplicats a les factures electròniques

1. Traçabilitat (Nachvollziehbarkeit). Cada assentament es remunta al registre original, el fitxer de la factura electrònica, sense llacunes.
2. Immutabilitat (Unveränderbarkeit). Un cop registrat, el registre no es pot alterar. Les correccions creen registres nous; els originals romanen.
3. Registre puntual (Zeitgerechte Erfassung). Les operacions es registren dins dels terminis legals.
4. Completesa (Vollständigkeit). Tota factura electrònica entrant i sortint s'arxiva, incloses les que van fallar la validació i les correccions.
5. Ordre (Ordnung). Els registres estan organitzats sistemàticament i són recuperables en un temps raonable.
6. Accés a dades (Datenzugriff). En una auditoria, l'autoritat fiscal obté accés directe a les dades (Z1, Z2 o Z3). L'arxiu ha d'exportar els registres en forma llegible per màquina a petició.

Terminis de conservació

Llei vigent: 10 anys per a factures i registres comptables segons l'article 147 AO. El pla d'acció de 26 punts del BMF del 16 de juliol de 2026 proposa ampliar la conservació de documents comptables a 15 anys (mesura 19). Encara no és llei, però la direcció és clara: dimensioneu l'arxiu per a l'horitzó més llarg i comproveu que els contractes d'emmagatzematge i les estratègies de suport realment el cobreixen.

Dues notes operatives:

• El període de conservació comença generalment al final de l'any natural en què es va crear el registre.
• Els correus que transporten factures electròniques poden ser ells mateixos fiscalment rellevants (correspondència comercial). Una factura electrònica reenviada per correu i arxivada només com a adjunt pot deixar enrere el context de la correspondència.

El deure d'accés en auditoria

La GoBD atorga a l'autoritat fiscal tres modes d'accés:

• Z1: accés directe de lectura als sistemes
• Z2: accés indirecte mitjançant la vostra avaluació
• Z3: lliurament de suport de dades

A la pràctica domina el Z3: exporteu els registres i els lliureu. L'exportació ha de ser llegible per màquina i avaluable. Un arxiu que només pot produir PDF impresos o captures de pantalla incompleix aquest deure. Proveu l'exportació un cop a l'any, abans que un auditor la demani.

Documentació de processos (Verfahrensdokumentation)

La GoBD exigeix una descripció documentada dels sistemes i processos: com es reben, validen, comptabilitzen, arxiven i protegeixen d'alteracions les factures electròniques. Per a la facturació electrònica, la documentació ha de cobrir:

• Canals de recepció (bústia, Peppol, plataforma)
• Passos i eines de validació (per exemple, validador KoSIT)
• El sistema d'arxiu i els controls d'immutabilitat
• Rols i drets d'accés
• El procediment per a factures defectuoses i correccions

L'absència de Verfahrensdokumentation és en si mateixa un defecte formal. En una auditoria pot desplaçar la càrrega de la prova en contra vostra encara que els registres estiguin complets.

Llista de comprovació d'arxiu

1. Arxiveu el fitxer original, sense canvis. Sense conversions, sense renderitzats, sense impressions com a substitut.
2. Per a ZUGFeRD, mantingueu l'híbrid intacte. PDF/A-3 més XML incrustat, junts.
3. Registreu les metadades de recepció. Canal, data, resultat de validació.
4. Feu l'arxiu a prova de manipulació. Hashing o programari d'arxiu certificat; la immutabilitat ha de ser demostrable, no afirmada.
5. Proveu l'exportació anualment. Format de lliurament Z3, llegible per màquina, complet.
6. Mantingueu la Verfahrensdokumentation al dia. Cada canvi de procés actualitza el document.
7. Planifiqueu per a 15 anys. La proposta del pla d'acció assenyala cap a on va la conservació.

Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.