El proveïdor continua enviant PDF: el risc de deducció de l'IVA després dels períodes transitoris
Segons la llei alemanya, una factura en PDF simple no és una factura electrònica. Durant la transició encara podeu deduir-ne l'IVA suportat. Quan el proveïdor entra a l'obligació, aquesta protecció s'acaba. Aquesta és la llista de comprovació del comprador.
El proveïdor continua enviant PDF: el risc de deducció de l'IVA després dels períodes transitoris
La llei alemanya traça una línia dura entre una factura electrònica i tota la resta. Una factura electrònica és un registre de dades estructurat i conforme a EN 16931. Tota la resta, inclòs l'adjunt PDF que el proveïdor porta deu anys enviant, és una "sonstige Rechnung": una factura en un altre format. La conseqüència legal recau sobre el comprador: la deducció de l'IVA suportat (Vorsteuerabzug) depèn de rebre una factura correcta.
Per què el comprador carrega amb el risc
L'article 15 UStG condiciona la deducció de l'IVA suportat a posseir una factura que compleixi els requisits de l'article 14 UStG. Quan un emissor obligat envia un PDF simple en lloc d'una factura electrònica estructurada, el document incompleix l'article 14 (1) frase 6. L'emissor ha comès l'incompliment, però el problema de deducció aterra a la vostra declaració d'IVA.
Durant els períodes transitoris, la llei tolera factures en altres formats amb el consentiment del receptor:
| Període | Tolerància |
|---|---|
| Fins al 31 de desembre de 2026 | Paper i PDF acceptables de tots els emissors, amb consentiment del receptor |
| Fins al 31 de desembre de 2027 | Paper i PDF acceptables d'emissors per sota del llindar de 800.000 EUR, amb consentiment del receptor |
| Des de l'1 de gener de 2028 | Sense tolerància per a factures B2B nacionals afectades |
La tolerància té una condició silenciosa: el vostre consentiment. El consentiment donat per silenci continua sent consentiment, però també és l'únic pont legal. Quan s'acaba el període transitori aplicable al proveïdor, el pont desapareix.
Les tres comprovacions per a cada factura entrant
Comprovació 1: és una factura electrònica estructurada?
Una factura conforme arriba com a XRechnung (XML en sintaxi UBL o CII) o ZUGFeRD 2.0.1+ amb perfil EN 16931 o Extended. Un PDF sol, un escaneig, un Word o un híbrid ZUGFeRD Minimum/Basic-WL no és conforme. Si no ho podeu saber, passeu el fitxer pel validador KoSIT.
Comprovació 2: quina data d'obligació aplica al proveïdor?
Pregunteu, o estimeu amb dades públiques. Un proveïdor per sobre de 800.000 EUR de facturació total ha d'emetre factures electròniques estructurades des de l'1 de gener de 2027. Per sota del llindar, des de l'1 de gener de 2028. El Gesamtumsatz de 2026 decideix l'estat de 2027, i compta tots els ingressos, no només el que us factura a vosaltres.
Comprovació 3: esteu dins d'un període transitori i heu consentit?
Si totes dues respostes són sí, la deducció sobreviu de moment. Tracteu-ho com a temps prestat, no com a solució. Cada PDF que accepteu avui entrena un procés del proveïdor que després haureu de desentrenar.
Què fer quan arriba un PDF d'un proveïdor obligat
- No el comptabilitzeu en silenci. Marqueu-lo al flux d'entrada.
- Notifiqueu el proveïdor per escrit. Referencieu l'obligació d'emissió i demaneu la reemissió com a factura electrònica conforme. El FAQ de la BStBK ho contempla explícitament: quan una factura rebuda incompleix els requisits de format, el receptor contacta amb l'emissor.
- Deseu les proves. La notificació i la resposta documenten que no vau consentir la factura en un altre format.
- Escaleu als reincidents. Un proveïdor que no pot produir XRechnung o ZUGFeRD conforme després de la data d'obligació té un problema de programari. La vostra deducció no n'hauria de finançar-lo.
El flux d'entrada del comprador
Incorporeu tres barreres a la recepció de factures:
- Barrera 1: canal. Les factures electròniques arriben per un canal definit: bústia dedicada, punt Peppol, plataforma. Els PDF per correu van a una cua de revisió, no directament a comptabilitat.
- Barrera 2: validació. Tota factura estructurada es valida en arribar (sintaxi, regles de negoci). Tota factura en un altre format es comprova contra l'estat d'obligació del proveïdor.
- Barrera 3: gestió d'excepcions. Les factures no conformes de proveïdors obligats generen una sol·licitud de reemissió en dies, no a final de mes.
Malentesos habituals
"El problema del proveïdor és problema del proveïdor." El requisit de deducció el converteix en vostre. Sou vosaltres qui deduïu IVA suportat d'un document que pot no sostenir la deducció.
"Els PDF ja estan prohibits." No ho estan, fins que s'acabi el període transitori corresponent. Rebre un PDF no és il·legal; recolzar-s'hi després de la data d'obligació del proveïdor és on comença el risc de deducció.
"Un fitxer ZUGFeRD sempre és segur." Només els perfils EN 16931 i Extended qualifiquen. Minimum i Basic-WL no.
"Vam consentir, així que estem coberts per sempre." El consentiment només cobreix els períodes transitoris. Quan tanquen, no té efecte.
Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.