Primera factura KSeF abans de l'1 de gener de 2027: llista de verificació per al petit venedor

Si les vendes facturades mensuals es mantenen en 10.000 PLN bruts o menys, encara podeu emetre factures en paper o PDF fora de KSeF. Aquesta excepció acaba el 31 de desembre de 2026. A partir de l'1 de gener de 2027, tot contribuent d'IVA, sigui quina sigui la mida, ha d'emetre a través de KSeF.

L'excepció és irreversible. En el moment en què emeteu una sola factura que eleva les vendes mensuals per sobre de 10.000 PLN bruts, l'obligació de KSeF s'aplica des d'aquesta factura i no es reverteix mai. No recupereu l'excepció si les vendes baixen el mes següent.

Un segon alleujament també acaba el 31 de desembre de 2026: els rebuts amb NIP del comprador de fins a 450 PLN compten com a factures simplificades fora de KSeF. A partir de gener de 2027, deixen de valer.

Qui s'ha de preparar

Si sou un petit venedor, un negoci B2C que emet factures B2B de tant en tant, o un autònom la facturació mensual del qual ronda els 10.000 PLN, cal preparar-se per a KSeF abans de gener de 2027. Les quatre obligacions que convergien en aquesta data són:

1. Emissió per KSeF obligatòria per a tothom. S'ha acabat el paper. S'ha acabat el PDF. Tota factura B2B va per KSeF.
2. Les sancions s'activen. Fins al 100 % de l'IVA d'una factura emesa fora de KSeF (art. 106ni). Acaba el període educatiu de 2026, durant el qual no s'apliquen sancions.
3. Número KSeF als conceptes de pagament. L'art. 108g exigeix el número KSeF al concepte de les transferències entre contribuents d'IVA actius.
4. Els rebuts amb NIP deixen de comptar com a factures. Acaba l'alleujament de la factura simplificada de 450 PLN.

Llista de preparació

Abans d'octubre de 2026

• Trieu el mètode d'autenticació a KSeF. Token o certificat qualificat. No depengueu del Profil Zaufany com a mètode principal. La fallada del llançament del 2-3 de febrer de 2026 va ser el Profil Zaufany amb 8 vegades el trànsit normal. L'autenticació per token és més fiable.
• Seleccioneu un programari de facturació. Si encara no feu servir un programari que suporti KSeF 2.0, trieu-ne un. Els quatre líders polonesos per a pimes (Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt) ja inclouen suport KSeF. O feu servir Plandesk, que afegeix validació prèvia a l'enviament.
• Configureu el compte KSeF. Registreu-vos a ksef.podatki.gov.pl. Autentiqueu-vos amb el NIP. Genereu un token.
• Proveu amb una factura de prova. Emeteu una factura de test amb el programari triat per verificar el flux complet: redactar, validar, enviar, rebre el número KSeF, descarregar l'UPO.

D'octubre a desembre de 2026

• Controleu les vendes facturades mensuals. Si us acosteu a 10.000 PLN bruts en qualsevol mes, l'obligació es pot activar abans de gener. Porteu el total acumulat.
• Migreu els clients actius al lliurament per KSeF. Deixeu d'enviar PDF per correu. Informeu els clients B2B que les factures arribaran per KSeF des de gener (o abans si superen el llindar).
• Formeu el personal. Qualsevol que emeti factures ha de conèixer el flux de KSeF: redactar, validar, enviar, comprovar l'estat, arxivar l'UPO.
• Configureu el mode offline. Ajusteu l'eina de facturació per al mode offline24. Proveu-lo. Si KSeF no està disponible quan cal emetre una factura, offline24 us permet emetre localment i enviar el dia laborable següent. La data d'emissió P_1 es conserva.
• Reviseu la numeració de factures. KSeF no imposa un esquema de numeració, però el vostre ha de ser únic per entitat i any. Si teniu diverses entitats, cadascuna necessita la seva sèrie.

Gener de 2027

• Emeteu tota factura B2B per KSeF. Sense excepcions. Sense paper. Sense PDF com a únic canal.
• Incloeu el número KSeF als conceptes de pagament. Per a transferències entre contribuents d'IVA actius.
• Arxiveu cada UPO. L'UPO és la prova de lliurament. Guardeu-lo amb el registre de la factura.
• Compteu amb el règim sancionador. Una sola factura emesa fora de KSeF pot costar fins al 100 % del seu IVA. El període educatiu ha acabat.

El llindar de 10.000 PLN: com funciona

El llindar és mensual i acumulatiu dins del mes. Es mesura com a vendes brutes (IVA inclòs). Si les vendes de gener són 8.000 PLN, esteu per sota del llindar. Si les vendes de febrer són 12.000 PLN, l'obligació de KSeF s'activa des de la primera factura que eleva el total de febrer per sobre de 10.000 PLN. Totes les factures des d'aquest moment van per KSeF, encara que març baixi de nou a 5.000 PLN.

El llindar és per entitat, no per persona. Si gestioneu una JDG i una spółka, cadascuna té el seu llindar de 10.000 PLN. Però totes dues perden l'excepció el 31 de desembre de 2026 de totes maneres.

Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.