Factures duplicades a KSeF: d'on surten i com evitar-les

La causa més comuna de factures duplicades a KSeF no és un error del sistema. És l'emissor reenviant durant el processament. La segona més comuna és el lliurament en paral·lel: la factura va per KSeF i una visualització en PDF va per correu electrònic. El comptable del comprador rep totes dues i comptabilitza totes dues.

L'enquesta de Grant Thornton de l'abril de 2026 va revelar que el 74 % de les empreses va patir errors de facturació electrònica el primer mes. Les factures duplicades no sempre es compten com a errors, perquè totes dues còpies són documents KSeF tècnicament vàlids, cadascuna amb el seu número KSeF. L'error surt a la llum a la comptabilitat: doble comptabilització, doble pagament, IVA declarat de més.

Com es produeixen els duplicats

Reenviament durant el processament

L'usuari envia una factura. KSeF retorna l'estat 100 (acceptada, en processament) o la petició esgota el temps d'espera. L'usuari es posa nerviós i reenvia. El primer enviament es completa. El segon xoca amb el codi 440 (número de factura duplicat). Però si el número de factura s'ha autoincrementat entre enviaments, tots dos passen amb números distints. Ara hi ha dues factures per a la mateixa operació, cadascuna amb el seu número KSeF.

Aplicació pròpia i Aplikacja Podatnika en paral·lel

Un usuari emet una factura des de l'aplicació de facturació i, sense estar segur que va funcionar, l'emet també manualment a través d'Aplikacja Podatnika. Dos enviaments, dos números KSeF, una operació.

PDF més KSeF

L'emissor envia per KSeF i a més envia una visualització en PDF al comprador per correu. El comptable del comprador rep el PDF per email i veu la factura KSeF a la safata de KSeF. Si el comptable no s'adona que són la mateixa factura, comptabilitza les dues. A més, les dades bancàries del PDF poden diferir del que mostra KSeF, cosa que afegeix una discrepància de pagament sobre el duplicat comptable.

Com detectar duplicats

KSeF no detecta duplicats entre números de factura distints. Només detecta duplicats exactes de número de factura (codi 440). Si dues factures tenen números diferents però el mateix comprador, import i data, KSeF accepta totes dues.

La detecció és una funció del producte, no de la plataforma. La validació prèvia a l'enviament hauria de comprovar:

• El mateix NIP del comprador, el mateix import net, la mateixa data, número de factura distint
• El mateix NIP del comprador, el mateix import, dins de les 24 hores d'un enviament anterior
• Patrons de numeració que suggereixin autoincrement en reenviar

Llista de prevenció

1. No reenvieu mai a cegues. Abans de reenviar, consulteu KSeF pel vostre número de factura. Si el primer enviament va tenir èxit, quedeu-vos-hi.
2. Comproveu l'estat de la sessió. Els estats 100 o 150 volen dir processament. Espereu i consulteu. No reenvieu.
3. Un sol canal d'enviament. Feu servir l'aplicació de facturació o Aplikacja Podatnika. No totes dues per a la mateixa factura.
4. Deixeu d'enviar PDF per correu. El lliurament per KSeF és el lliurament legal. Una visualització en PDF és una cortesia que crea risc de duplicat. Si heu d'enviar un PDF, marqueu-lo clarament com a visualització de la factura KSeF número [X].
5. Protecció contra l'autoincrement. Configureu l'eina de facturació perquè no autoincrementi el número de factura en reenviar. El mateix número s'hauria de reutilitzar fins que l'enviament tingui èxit.
6. Comunicació amb el comprador. Aviseu els compradors que les factures arriben per KSeF i que els PDF enviats per correu són visualitzacions, no factures separades.

Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.