Facturar en EUR o USD: tipus NBP, IVA i KSeF pas a pas

La regla per facturar en divisa a Polònia és estable des de Slim VAT el 2021: fer servir el tipus mitjà del NBP de l'últim dia laborable anterior a la data de meritació. KSeF no va canviar aquesta regla. El que KSeF va afegir és una capa de trampes que els continguts existents cobreixen poc, i un conjunt de camps FA(3) que fan el tipus estructuralment obligatori a l'XML encara que el sistema no en validi mai el valor.

La regla en una frase

Feu servir el tipus mitjà del NBP de l'últim dia laborable anterior a la data de meritació (art. 31a ap. 1-2 de la llei de l'IVA). Si la factura s'emet abans de la data de meritació, feu servir l'últim dia laborable anterior a la data d'emissió. La regla del cap de setmana remeteix a la taula del divendres.

L'IVA s'ha d'expressar sempre en PLN (art. 106e ap. 11). Els imports net i brut es poden quedar a la divisa. El camp KursWaluty de FA(3) porta el tipus utilitzat, amb 6 decimals.

La trampa de la data de transmissió

En mode online, KSeF considera la factura emesa el dia que es transmet al sistema. No el dia que la vàreu redactar. No el dia que vàreu prémer "crear". El dia de la transmissió.

Això importa perquè la data de meritació de la majoria dels serveis B2B és la data d'emissió. Si redacte u una factura el divendres però la transmeteu a KSeF el dilluns, la data d'emissió considerada és el dilluns. El tipus NBP aplicable és el de l'últim dia laborable anterior al dilluns, és a dir, el divendres. Però si vàreu calcular el tipus amb la taula del dijous (últim dia laborable anterior a la data de redacció del divendres), el vostre tipus és incorrecte.

La factura superarà la validació de KSeF igualment. El sistema no comprova si KursWaluty coincideix amb cap taula del NBP. Comprova que el camp hi sigui i formatat com a nombre amb 6 decimals. Un tipus incorrecte produeix una factura formalment vàlida però materialment errònia. L'error surt a la llum a la conciliació, en una inspecció o quan el comptable del comprador nota que la línia d'IVA en PLN no coincideix amb el seu càlcul.

El mode offline24 conserva la data d'emissió P_1 (la data que vós escriviu a la factura), de manera que el càlcul del tipus es basa en la data escrita, no en la data en què KSeF la va rebre. És un dels pocs casos en què el mode offline és més segur que l'online per a factures en divisa.

Què ha d'anar en PLN

Només l'import de l'IVA. La línia d'IVA de la factura mostra l'equivalent en PLN de l'IVA en divisa. El net i el brut es poden quedar en EUR, USD o la divisa en què factureu.

El càlcul: import net en divisa per tipus NBP igual a equivalent net en PLN. Net PLN per tipus d'IVA igual a IVA en PLN. La factura mostra tots dos: net i brut en divisa, IVA en PLN.

Arrodoniment: l'import de l'IVA en PLN s'arrodoneix al grosz més proper (0,01 PLN). La diferència d'arrodoniment entre l'IVA en PLN calculat i l'arrodonit es comptabilitza en un compte d'arrodoniments.

Camps de divisa de FA(3)

KSeF accepta qualsevol valor numèric a KursWaluty. Un tipus de 1,000000 o de 999,999999 supera la validació d'esquema. El sistema comprova presència i format, no correcció. Per això la validació contra la taula del NBP abans de l'enviament és una funció de producte, no un exercici de documentació.

Bestretes en divisa

Cada bestreta crea la pròpia data de meritació i fa servir el tipus NBP de l'últim dia laborable anterior a aquesta bestreta. La factura final no revalora les porcions de bestreta. Conserva cada bestreta al tipus històric i aplica el tipus vigent només al saldo restant.

Exemple: una constructora factura una bestreta de 10.000 EUR al març (tipus 4,32 PLN/EUR) i els 5.000 EUR finals al maig (tipus 4,28 PLN/EUR). La factura final mostra:

• Porció de bestreta: 10.000 EUR a 4,32 PLN/EUR (tipus de març)
• Saldo restant: 5.000 EUR a 4,28 PLN/EUR (tipus de maig)
• IVA en PLN calculat sobre cada porció al tipus respectiu

És el cas mecànicament més difícil de la facturació en divisa. Fer-ho malament produeix una factura KSeF formalment vàlida amb l'IVA en PLN incorrecte, que surt a la llum com a correcció setmanes després.

Correccions i tipus de canvi

Les correccions fan servir el tipus de la factura original quan es refereixen a la causa original (quantitat incorrecta, preu incorrecte). Si la correcció respon a un motiu que crea una nova data de meritació, el tipus és el de la nova data.

L'única àrea d'interpretació disputada: correccions que canvien la data de meritació. La trajectòria interpretativa de la KIS no està del tot tancada sobre si una correcció que desplaça la data de la prestació ha de fer servir el tipus original o el nou. Si sou en aquesta situació, consulteu un assessor fiscal. Senyaleu el risc interpretatiu a la documentació de la correcció.

Situacions especials

Factura en dilluns: Si la data de meritació cau en dilluns, l'últim dia laborable anterior és el divendres. Feu servir la taula del divendres.

Tipus del BCE: Per a algunes operacions (en particular serveis intracomunitaris) es pot fer servir el tipus de referència del BCE en lloc del tipus NBP. L'elecció depèn del tipus d'operació i de la política comptable del contribuent. Documenteu quin tipus vàreu fer servir i per què.

Regla dels 12 mesos: Si la factura s'emet dins dels 12 mesos següents a la data de meritació, el tipus és el de l'últim dia laborable anterior a aquesta data. Si s'emet més tard, el tipus és el de l'últim dia laborable anterior a la data d'emissió. Rarament s'aplica a la pràctica perquè KSeF fa emissió i transmissió gairebé simultànies.

Exemple: un freelance de TI factura en EUR

Un freelance de TI factura a un client polonès 8.000 EUR per una fita de projecte. La data de meritació és el divendres 24 de juliol de 2026. El freelance redacta la factura el divendres però la transmet a KSeF el dilluns 27 de juliol de 2026.

Enfocament incorrecte: El freelance calcula el tipus amb la taula del dijous (últim dia laborable anterior a la data de redacció del divendres). Tipus: 4,3052 PLN/EUR. IVA en PLN: 8.000 × 4,3052 × 23 % = 7.921,57 PLN.

Enfocament correcte: La data d'emissió considerada és el dilluns (data de transmissió). L'últim dia laborable anterior al dilluns és el divendres. Fer servir la taula del divendres. Tipus: 4,3118 PLN/EUR. IVA en PLN: 8.000 × 4,3118 × 23 % = 7.933,71 PLN.

La diferència són 12,14 PLN d'IVA. Prou petita per passar desapercebuda. Prou gran per provocar una correcció a la conciliació.

Camps FA(3) de la factura:

• KodWaluty: EUR
• KursWaluty: 4,311800
• Net: 8.000,00 EUR
• IVA (PLN): 7.933,71 PLN
• Brut: 8.000,00 EUR

Deu comprovacions abans d'enviar una factura en divisa

1. Data de meritació: Confirmeu la data real, no la de redacció.
2. Data de transmissió: Si transmeteu online, la data d'emissió considerada és el dia de transmissió. Calculeu el tipus en conseqüència.
3. Taula del NBP: Preneu el tipus de l'últim dia laborable anterior a la data de meritació (o d'emissió si és anterior). Registreu el número i la data de la taula.
4. Regla del cap de setmana: Si l'últim dia laborable és divendres, feu servir la taula del divendres. No salteu al dilluns.
5. IVA en PLN: Calculeu l'IVA en PLN. Net i brut es queden en divisa.
6. Format de KursWaluty: 6 decimals. Sense comes. Punt com a separador decimal.
7. KodWaluty: Codi ISO 4217 vàlid (EUR, USD, GBP, CHF).
8. Porcions de bestreta: Si la factura inclou porcions de bestreta, cadascuna conserva el tipus històric.
9. Arrodoniment: Arrodoniu l'IVA en PLN a 0,01. Comptabilitzeu la diferència d'arrodoniment.
10. Procedència del NBP: Deseu el número i la data de la taula del NBP amb el registre de la factura. Els necessitareu en una inspecció.

El motor de divises de Plandesk fa les deu comprovacions. Pren el tipus NBP de la taula correcta, avisa si la data de transmissió desplaça el tipus aplicable, separa les porcions de bestreta als tipus històrics i desa la procedència de la taula NBP amb cada factura. Aquestes comprovacions existeixen perquè KSeF no les fa, i el cost d'equivocar-se és una correcció en un règim on les correccions són més difícils que mai.

Aquest material té caràcter informatiu general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a un cas concret, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.