Conciliació de cobraments: casar pagaments SEPA amb factures
El programari de comptes a cobrar promet casar pagaments entrants amb factures. A la UE això vol dir concepte SEPA, pagaments partits i (a Polònia) un número KSeF de 35 caràcters. El que encaixa de debò, i el que no encaixarà mai.
Conciliació de cobraments: casar pagaments SEPA amb factures
L'aplicació de cobraments és la feina de convertir un abonament bancari en una factura tancada. Les eines estatunidenques ho descriuen com "reconeixem els pagaments dels clients i suggerim un encaix". La versió europea d'aquesta frase té una especificació.
El que aterra a l'extracte
Una transferència SEPA Credit Transfer porta un import, un nom de deutor, un IBAN de deutor, un IBAN de creditor i informació de concepte. El camp de concepte sovint és no estructurat, truncat i escrit per una persona que va teclejar la comanda interna del comprador, un número de factura tallat, o res.
Els pagaments per lots ho empitjoren: un ingrés, cinc factures, el net d'una nota de crèdit, i una resta que el comprador anomena "el nostre arrodoniment". El pagament fraccionat a Polònia (MPP) parteix l'IVA al compte d'IVA. Els llibres han de tancar igualment la factura comercial sencera.
Els cobraments amb targeta i l'efectiu de la caixa no han d'entrar mai en aquest motor d'encaix. Mai no van ser comptes a cobrar.
Claus d'encaix que funcionen
| Clau | Quan és fiable | Mode de fallada |
|---|---|---|
| Import exacte + IBAN conegut del client | Una factura, un pagament, compte pagador estable | Dues factures obertes amb el mateix total; pagament des del compte d'un factor |
| Número de factura al concepte | El comprador enganxa el número sencer | Truncament, prefixos, "INV" contra "FV" |
| Referència end-to-end o estructurada | Heu imprès una referència de creditor RF o un missatge nacional estructurat | El comprador paga des d'un portal que l'elimina |
| Número KSeF polonès al concepte (art. 108g, des de l'1 de gener de 2027) | Transferències entre contribuents d'IVA actius, inclòs MPP, amb l'id de 35 caràcters o l'id col·lectiu del lot | BLIK, targetes, efectiu: fora d'àmbit. Les dates errònies que circulen en línia (abril de 2026, agost de 2026) són falses. |
| Data de pagament reportada a Espanya | Un cop l'estat de Crea y Crece és viu per a aquella part | L'estat diu pagada; l'abonament bancari és un import diferent (parcial, canvi, agrupació) |
Construïu un motor d'encaix ordenat per rang: referència estructurada, després número KSeF un cop viu, després (client + import exacte), després (client + import dins d'una tolerància que registreu), després cua. No tanqueu mai automàticament només pel nom del deutor. Els noms a SEPA no són identitat legal.
Parcials, abonaments, canvi
Una factura de 10.000 EUR i una nota de crèdit de 9.400 EUR no és un encaix fallit. És un residual de 600 EUR. El motor d'encaix ha de proposar una combinació, no deixar totes dues partides obertes fins que un administratiu inventi un assentament.
Canvi: una factura en EUR pagada des de PLN són dos tipus (NBP per a la factura, banc per al pagament) i una różnica kursowa (diferència de canvi). Casar el pagament amb la factura continua sent possible sobre l'import en moneda estrangera. Comptabilitzar la diferència és una línia a part. No canvieu el total de la factura perquè la fila del banc "encaixi".
El que no és aplicació de cobraments
- Una obertura de correu o un clic de "marcar com a pagada" en un client de correu
- Un retorn d'enllaç de pagament sense un abonament bancari al vostre compte
- Un recordatori al qual el comprador va respondre "vam pagar la setmana passada" i sense import
- Importar un CSV de "pagades" d'un mercat mentre el pagament continua sent una transferència agrupada
Si no podeu assenyalar una transacció bancària (o una captura de targeta, per a la caixa), la factura és oberta. Espanya acabarà exigint-vos reportar la data efectiva de pagament. Reportar "pagada" des d'un clic, i descobrir després que l'abonament no va arribar, és un estat fals en un sistema que també veu l'AEAT.
Preparació per a l'1 de gener de 2027 a Polònia
L'art. 108g posa el número KSeF al concepte de la transferència entre contribuents d'IVA actius. És el primer cop que els pagaments B2B polonesos de massa porten per llei un id únic de factura. Les assessories que encara enganxen números de factura a mà haurien de construir el camí d'extreure i casar el segon semestre de 2026: feed bancari d'entrada, expressió regular o anàlisi estructurada de l'id de 35 caràcters, consulta, comptabilització, cua d'excepcions per als lots que fan servir l'identificador col·lectiu.
Els compradors necessiten plantilles que inserixin el número. Els venedors necessiten el número a cada visualització i a cada petició de pagament, no només dins de l'XML.
Controls
Comptabilitzeu automàticament només quan la clau és única i l'import coincideix. Tota la resta és un suggeriment amb confirmació humana. Els canvis d'IBAN continuen seguint la regla de dades mestres de proveïdor de la nota de frau: la factura no pot reorientar el pagament.
Plandesk encaixa sobre referències estructurades i, per a transferències d'IVA poloneses, sobre el número KSeF un cop aplica la regla de 2027. Els ingressos no casats seuen al client, no en un compte transitori genèric que oblideu. L'antiguitat llegeix les factures obertes després dels encaixos, no abans.
Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.