Donar accés a KSeF a la gestoria: permisos a nivell d'entitat pas a pas
Els permisos de KSeF no són automàtics. La gestoria necessita concessions explícites per entitat. Concediu per NIP, activeu la delegació i no lliureu mai la gestió completa de permisos. El pas a pas.
Donar accés a KSeF a la gestoria: permisos a nivell d'entitat pas a pas
La gestoria no té accés per defecte al vostre KSeF. Encara que portin vint anys fent la comptabilitat, KSeF exigeix concessions de permisos explícites. La gestoria no pot emetre factures, veure les vostres factures ni consultar l'historial de sessions fins que vós concedeu l'accés.
El procediment correcte de concessió
Pas 1: Concediu per NIP de l'entitat
A KSeF, concediu els permisos al NIP de la gestoria, no al PESEL d'un empleat concret. Així la gestoria queda com a entitat autoritzada i pot delegar internament en el seu personal.
Pas 2: Activeu dalsze przekazywanie
Marqueu la casella "dalsze przekazywanie" (delegació posterior) en concedir. Això permet a la gestoria donar accés als seus empleats sense tornar a vós per cada alta nova. Sense aquesta marca, cada canvi de personal a la gestoria exigeix una concessió nova per la vostra part.
Pas 3: Concediu drets d'emissió i accés
Concediu els drets que la gestoria necessita:
- Emissió: Perquè la gestoria pugui emetre factures en nom vostre
- Accés: Perquè la gestoria pugui veure les vostres factures i l'historial de sessions
Pas 4: NO concediu el dret de gestió de permisos
La gestoria no hauria de poder donar accés al vostre KSeF a tercers. El dret de gestió de permisos és irrevocable per al propietari i només s'hauria de concedir a administradors interns de confiança. El podręcznik oficial de KSeF és explícit: una gestoria no hauria de rebre mai el dret de gestió de permisos.
Pas 5: Repetiu per entitat
Si teniu una JDG i una spółka, concediu a la gestoria accés a tots dos NIP per separat. Cada entitat és una concessió de permisos distinta a KSeF.
Pas 6: Programeu un recordatori de revisió trimestral
Reviseu qui té accés al vostre KSeF cada trimestre. Retireu qui ja no n'ha de tenir. L'historial de sessions de 10 anys vol dir que cada acció queda registrada i és auditable.
Què pot i què no pot fer la gestoria
| Acció | Amb emissió + accés | Amb gestió de permisos |
|---|---|---|
| Emetre factures en nom vostre | Sí | Sí |
| Veure les vostres factures | Sí | Sí |
| Veure l'historial de sessions (10 anys) | Sí | Sí |
| Donar accés a tercers | No | Sí |
| Revocar accessos | No | Sí |
| Canviar el propietari | No | No (irrevocable) |
Revocar l'accés
Quan canvieu de gestoria o un empleat marxa:
- Revoqueu a KSeF de seguida. Entreu a e-Urząd Skarbowy, aneu als permisos de KSeF i revoqueu l'accés de la gestoria o de la persona.
- Regenereu el token. Si la gestoria feia servir un token, revoqueu-lo i genereu-ne un de nou. Els tokens antics continuen vàlids fins que caduquen o es revoquen explícitament.
- Comproveu l'historial de sessions. Reviseu el registre de 10 anys per activitat inusual en el període previ a la revocació.
- Notifiqueu la gestoria. Informeu-los per escrit que l'accés ha estat revocat, perquè no intentin fer servir credencials obsoletes.
Errors habituals
Concedir la gestió de permisos a la gestoria. Això dóna a la gestoria la capacitat de donar accés a qualsevol, inclosos tercers que vós no coneixeu. El podręcznik oficial ho desaconsella.
Concedir al PESEL d'una persona en lloc del NIP de la gestoria. Si aquella persona deixa la gestoria, heu de revocar i tornar a concedir a la nova. Concedir al NIP de la gestoria amb dalsze przekazywanie ho evita.
No revocar en canviar de gestoria. Les gestories antigues conserven l'accés fins que vós el revoqueu explícitament. No hi ha caducitat automàtica.
Fer servir Profil Zaufany per a l'accés de la gestoria. Profil Zaufany és un inici de sessió personal. L'autenticació per token és més fiable i no depèn de la infraestructura de Profil Zaufany, que va col·lapsar sota la càrrega durant el llançament de KSeF.
Aquest material és informació de caràcter general i no constitueix assessorament legal ni fiscal. Per a una situació concreta, verifiqueu la normativa vigent o consulteu un assessor qualificat.